счет договор счет фактура акт выполненных работ

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

В статье рассмотрим, какими бывают основные документы, необходимые для ведения своего дело, а также то, как с ними работать.

Общая характеристика документов

Среди основных документов ИП и юридическим лицам следует обратить внимание на:

Договоры

В большинстве случаев договор оформляется в письменном виде в двух экземплярах. Каждый из них содержит подписи и печати обеих сторон.

Важно! Для некоторых сделок закон не требует письменного оформления. Так, договор купли-продажи считается заключенным с момента передачи покупателю чека, либо иного документа, подтверждающего факт оплаты.

Счета

Счет на оплату не считается первичным документом, поскольку не составляется в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее, а также не отражается в учете. При этом он все равно играет важную роль при проведении расчетов между партнерами.

Выставляет счет продавец, а оплачивает его покупатель или другое, уполномоченное им лицо. Основная цель документа – уведомление о необходимости перечисления определенной денежной суммы. При отсутствии предварительно подписанного договора счет расценивается как оферта, если в нем содержатся все существенные условия сделки. Перечисление денежных средств в такой ситуации признается принятием оферты, а оплаченный документ служит для подтверждения сделки, заключенной сторонами.

Важно! Если продавец товаров или услуг относится к плательщикам налога на добавленную стоимость, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС. Когда же предприниматель работает на других режимах налогообложения (УСН, ЕНВД, патент), этого делать не надо. В счете просто ставится отметка «‎Без НДС» с указанием причины, например, «‎В соответствии с п.3 ст.346.11 НК РФ» (для ИП на «‎упрощенке»).

Не существует утвержденных форм счета, однако на практике в нем должны содержаться следующие реквизиты:

Счет-фактура

Обязанность выставлять счет-фактуру имеется лишь у юридических лиц и предпринимателей, которые являются в соответствии с требованиями НК РФ плательщиками НДС. Речь идет чаще всего о тех, кто пользуется общей системой налогообложения. Цели выдачи счета-фактуры следующие:

Счет-фактура оформляется в двух экземплярах: первый передается покупателю, а второй остается у продавца. Сроки выставления данного документа составляют 5 дней после отгрузки товара или оказания услуги. Что касается реквизитов счета, то они закреплены налоговым законодательством. Так, в нем обязательно должны быть указаны:

Российское законодательство разрешает обмениваться счетами-фактурами по интернету. Для подтверждения их юридической силы уполномоченные лица ставят электронные подписи.

Справка! При реализации товаров или оказании услуг организации начисляют НДС путем выписки счета-фактуры. После этого они обязаны зарегистрировать документ в специальной книге, а также журнале учета. Суммы НДС, указанные там, затем фиксируются в налоговых декларациях.

Платежные документы

Цель данных документов заключается в подтверждении перечисления оплаты за товары или услуги. К ним относятся:

При получении предпринимателем денег через банковское учреждение, то есть безналичным путем, выдача документа об оплате не производится, поскольку у клиента на руках имеется платежное поручение. Оно используется для подтверждения перечисления средств на конкретный счет с определенными реквизитами.

Оплата наличными, картой или через электронные системы (например, Яндекс.деньги) должна сопровождаться выдачей покупателю кассового или товарного чека, либо БСО. Выбор конкретного документа напрямую зависит от налогового режима, а также вида деятельности предпринимателя.

Важно! Кассовый чек печатается при помощи специальной техники. Ее должны применять все, кроме субъектов, перечисленных в п.2 ст.2 ФЗ №54 «‎О применении контрольно-кассовой техники» от 22 мая 2003 года.

Товарный чек

Что касается товарного чека, то его форма законом не установлена, поэтому можно разработать свою. В нее следует включить такие реквизиты, как:

Статья 2 уже упомянутого ФЗ №54 закрепляет перечень видов деятельности, при занятии которой организации вправе не использовать кассовые аппараты. Однако они все равно должны выдавать товарный чек по требованию покупателя. Именно этот документ будет считаться юридическим фактом для подтверждения оплаты.

Бланк строгой отчетности

Требования к БСО в 2020 году претерпели определенные изменения. К наиболее важным из них относятся:

Важно! Есть компании, которые в своей деятельности применяют особые, унифицированные формы БСО, например, компании-перевозчики (при выдаче железнодорожных, воздушных и иных билетов). Для них продолжает действовать прежний порядок.

Накладная

Накладная является первичным бухгалтерским документом для оформления продажи товаров другому индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу. В работе с обычными гражданами она обычно не используется.

Накладную выписывают в двух экземплярах:

Стандартная накладная имеет форму ТОРГ-12, однако разрешается использовать и свой собственный бланк. В нем фиксируется следующая информация:

Справка! Товарную накладную можно объединить со счетом-фактурой, для этого применяется рекомендуемая ФНС форма универсального передаточного документа.

Данный документ подписывается исполнителем и заказчиком. Его назначение заключается в подтверждении оказания услуг или выполнения работ. Кроме того, он фиксирует отсутствие претензий по поводу качества со стороны заказчика.

На данный момент отсутствует унифицированная форма акта, обязательная к применению всеми организациями. Они (как и ИП) вправе самостоятельно разрабатывать бланк документа. Обычно в него включены следующие реквизиты:

Акт составляется в двух экземплярах. После его подписания предъявить претензии к исполнителю будет затруднительно.

Заключение

Таким образом, многообразие документов поначалу может вызывать у предпринимателей затруднение. Однако все они являются доказательством факта проведения определенных хозяйственных операций. Договор необходим для фиксации прав и обязанностей сторон сделки, чеки подтверждают факт перевода денежных средств для оплаты услуг или товаров, акт закрепляет отсутствие претензий у заказчика.

Взаимоотношения как с клиентами, так и с поставщиками должны быть оформлены должным образом. Это поможет избежать проблем с налоговой при проведении проверок и защитить свои права при наличии конфликтных ситуаций с заказчиками или партнер.

Источник

Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Договор

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Образец счета-договора

Документы об оплате

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:

Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:

Это освобожденные виды деятельности.

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.
В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Товарная накладная

Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12, либо свою разработанную унифицированную форму.

Акт приемки

Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.

Акты приемки являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.

На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.

Использовать новый документ можно для оформления различных операций:

Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).

УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.

Источник

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

— Договор. Заключается с клиентом при сделке. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок, обговорив детали сотрудничества: порядок расчётов, отпуск товаров, выполнение работ и условия оказания услуг.

— Счёт. Необязательный документ. Его часто выставляют, чтобы сообщить партнёру, по каким реквизитам заплатить, и напомнить о себе. Кроме реквизитов содержит список товаров и услуг.

— Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности. Выдаются только при оплате наличными. Если клиент рассчитывается за товар банковским переводом, остаётся платёжный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.

— Накладная и счёт-фактура, если есть. Поставщик выдаёт их клиенту, когда отгружает товар.

— Акт оказания услуг или выполненных работ и счёт-фактура, если есть. Исполнитель выдаёт их клиенту, когда оказывает услугу.

Полезно сопроводить каждую сделку письменным договором. Законодательство разрешает устную форму договора, но письменное оформление условий защищает от неприятных ситуаций. На основании договора намного проще доказать свою правоту перед контрагентом и судом.

Договор оформляют в двух экземплярах. Обе стороны подписывают документ и ставят печати, если они есть.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты.

Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. Особенности продажи товаров можно обговорить в письменной форме договора.

Не является обязательным документом. Это соглашение, в котором поставщик фиксирует цену своего товара или услуги и указывает реквизиты для оплаты. Покупатель принимает эти условия, оплачивает сумму в счёте.

Вы можете разработать собственную форму счёта или включить дополнительную информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате. Тогда счёт ещё и заменит договор с контрагентом, у вас получится счёт-договор.

Платёжным документом могут быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности. Основное предназначение — подтвердить факт оплаты товаров или услуг.

Когда оплата проходит безналичным платежом, клиент получает в банке платёжное поручение. Этим документом он подтверждает, что перечислил деньги по вашим реквизитам.

При оплате наличными или картой через терминал, вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности.

Кассовый чек выдаётся покупателям при использовании кассовой техники.
Кассовый аппарат обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, кроме нескольких исключений:

Бланк строгой отчётности выдаётся вместо кассового чека при оказании услуг населению из справочника ОКУН. Можно разработать любую форму, главное, чтобы присутствовали обязательные реквизиты: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланки нужно заказать в типографии или распечатать с помощью специального сервиса для БСО.

Источник

Как с 1 июля заполнять в счете-фактуре новую строку 5а

С 01.07.2021 составлять счета-фактуры нужно только по новой форме (письмо ФНС от 17.08.2021 № СД-4-3/11571@). Изменения в форму связаны с введением системы прослеживаемости товаров. Причем работать с новой формой нужно всем продавцам, даже если их товары не относятся к прослеживаемым.

Заметим, что по факту выполнять требования о прослеживаемости товаров нужно с 08.07.2021, так как к 01.07.2021 не были утверждены необходимые НПА.

Где посмотреть, является товар прослеживаемым или нет, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.

Одним из нововведений счета-фактуры является строка 5а «Документ об отгрузке»:

Строка 5а состоит из трех полей:

Наименование документа на отгрузку (накладная, акт и пр.) в строке 5а НЕ указывают.

В качестве документов на отгрузку в строке 5а могут указываться:

Важно! Последовательность записей в графе 1 должна соответствовать последовательности документов на отгрузку, которые перечислены в строке 5а.

Например, если в счете-фактуре три позиции, строка 5а будет выглядеть так:

Если счет-фактура составлен к нескольким отгрузочным документам, в строке 5а перечисляют их все:

В счете-фактуре на аванс строка 5а не заполняется, в форме корректировочного счета-фактуры ее нет.

Что указывать в строке 5а счета-фактуры, если он составлен к акту без номера или вообще без документа на отгрузку, см. здесь.

Источник

Оформляем денежные операции правильно: взаимозаменяемы ли счет-фактура и акт выполненных работ?

По правилам бухгалтерского учета к документам первичной отчетности по учету НДС относят счет-фактуру. Такой документ указывает, на выполнение каких работ или на приобретение какого товара (услуг) ушли денежные средства.

Этот документ признается основанием для принятия к учету материальных ценностей или имущественных прав. Применение формы этого документа, утвержденного постановлением Правительства, используют налоговые агенты.

Что это такое?

Счет-фактура – документ, оформленный на специальном бланке с указанием всех данных покупателя и продавца, в котором отображены стоимость товаров, услуг или работ, в том числе строительных, с указанием количества, валюты, в которой оформляется сделка. Уже на основании полученного счета-фактуры, ведется учет с принятием входного НДС к вычету.

Нужен ли документ?

В условиях договора участники сделки могут договориться о правилах выставления актов выполненных работ. К этому первичному документу, который является основанием для отражения работ в учете, а затраты – при расчете налога на прибыль. Иначе говоря, акт выполненных работ и счет-фактура считаются двумя невзаимозаменяемыми документами.

А значит, чтобы провести правильное оформление операции, поставщик должен предоставить счет-фактуру и подписанный акт выполненных работ.

Стоит отметить, что вышеупомянутые два документа можно заменить одним – унифицированным передаточным документом (УПД). Сравнение УПД и счета-фактуры представлено нами здесь.

Кто выставляет?

Счет-фактура выставляется контрагентом, который выполняет те или иные работы по условиям договора, у которого также имеются обязательства по уплате в бюджет государства налога на добавленную стоимость. Этот же документ, для заказчика становится основанием для приемки предоставленных работ с указанием размера НДС для учета его вычета.

Больше информации о том, кто выставляет счет-фактуру, вы найдете тут.

Порядок оформления

Счет-фактура необходим, как заказчику, так и исполнителю, а значит, оформление ее ведется в двух экземплярах с одинаковым содержанием. Как говорилось выше, НК РФ в ст. 168 регламентирует срок выставления этого документа в порядке:

Период в пять дней начинает отсчет со следующего за датой первой отгрузки дня. Счет-фактура на аванс также предоставляется в течение пяти дней со дня поступления денежных средств исполнителю в счет будущего оказания (предоставления) работ.

Правила заполнения

Бланк счета-фактуры содержит строки и графы с нумерацией и буквенными обозначениями.

Строки

Графы

Узнать о том, как заполнить счет-фактуру правильно, вы можете здесь.

Какой документ может быть выписан раньше?

Не стоит сбрасывать со счетов, что при предоставлении работ счет-фактуру нельзя выписать ранее, чем они будут предоставлены. Но это не касается предварительной оплаты (аванса) за выполнение работ.

Аргументами, дающие возможность предприятию-исполнителю выставить счет-фактуру по оказанию работ до факта представления и при отсутствии предоплаты (аванса), считаются те, что у предприятий-поставщиков нет принципиальных значений по срокам предъявления такой документации.

Так как для поставщика предоставление счета-фактуры не играет роли, то этот документ выставляется продавцом во время подписания договора. Досрочное получение заполненного документа не влияет на вычет по НДС.

Наряду с бумажной версией юридическую силу имеет электронный вид счета-фактуры. Этот документ также содержит всю необходимую информацию с соблюдением всех правил, который подписывается уполномоченным лицом (о подписании счета-фактуры читайте тут). Такой документ является основанием для вычета НДС и должен храниться четыре года (о правилах хранения счетов-фактур мы писали в отдельном материале).

Действия после выставления счета

Покупателями ведется журнал регистрации полученных оригиналов счетов-фактур от продавцов. П.8 Правил обязывает регистрировать полученные счета-фактуры в книге покупок по мере возникновения права установленного ст. 172 НК РФ – налогового вычета.

Заключение

Подводя наши итоги, решим, для чего же нужен счет-фактура? В первую очередь, этот документ подтверждает исходящий НДС при реализации товара, а также списания входящего НДС при приобретении товара.

При предоставлении работ операция регистрируется в Книге продаж исходящая счет-фактура, а при получении оказанных работ операция регистрируется входящей счет фактурой. Информация этих книг становится основанием для заполнения декларации по НДС.

Применение счета-фактуры осуществляется только для целей главы 21 НК РФ. Этот документ – основание для заказчика (покупателя) принять предъявленную сумму НДС к вычету в порядке, регламентируемым ст. 171 НК РФ и ст. 172 НК РФ.

Источник