данным письмом подтверждаем что
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.
В каких случаях используется письмо-подтверждение
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Непосредственный составитель
В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.
Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.
Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
Письмо-подтверждение – Пример
Письменное подтверждение относится к одной из форм деловой переписки между партнерами. Являясь информационным посланием, такой документ используется в различных обстоятельствах и получило, на сегодняшний день, обширное распространение.
Данный документ является некоммерческим деловым письмом, составляемым для подтверждения получения материалов, документов, достигнутых ранее соглашений и т.д. Послание считается знаком внимания и уважения к адресату.
В каких случаях используется письмо-подтверждение?
Подобное послание может отправляться в различных ситуациях для подтверждения партнеру следующего:
Обязательного составления такого письма нет, так как перечисленные вопросы можно разрешить другими способами коммуникации, например, по телефону, по скайпу или через прочие мессенджеры.
В то же время, письменное подтверждение обеспечивает:
В большинстве своем, такой документ направляется, как правило, солидному контрагенту, а также потенциальному контрагенту, начинающему сотрудничество с фирмой.
Зачем писать письмо?
Учитывая многообразие способов современного сотрудничества, любой вопрос, сегодня можно разрешить с помощью телефона или при использовании различных мессенджеров. Следовательно, возникает вопрос – зачем оформлять письмо?
Тем не менее, составленное письмо-подтверждение является письменным документом, обретающим доказательный статус в случае судебных разбирательств между контрагентами.
Кроме того, благодаря таким письмам, можно наладить деловые коммуникации, обеспечивая формирование взаимоотношений между контрагентами в доверительной обстановке, укрепляя лояльность и подчеркивая уважительное отношение между ними.
Как составить письмо-подтверждение?
Чтобы оформить подтверждение, нужно владеть общепринятыми правилами формирования деловых служебных писем. Единого утвержденного шаблона такого документа не предусмотрено. Поэтому, оформлять его можно в произвольном стиле с применением общепринятых традиций делопроизводства.
При формировании письма нужно обратить внимание на следующее:
1) В письме непременно обязаны быть отображены реквизиты отправителя, с указанием:
2) Также должно быть отображено название фирмы и Ф.И.О. директора адресата, которому направляется подтверждение.
3) В письме нужно отметить регистрационный номер, который записывается в журнале учета исходящей документации, и дата его формирования.
4) Затем заполняется основной текст, начинающийся с уважительного обращения к адресату по имени и отчеству.
5) Далее излагается суть документа, с подтверждением начала сотрудничества и своей заинтересованности во взаимных отношениях.
6) После этого можно отметить, что отправитель письма ожидает от партнера – выполнение обязательств с его стороны.
7) Завершающей точкой формирования данного документа является подпись отправителя с указанием должности и Ф.И.О.
В большинстве своем, объем такого письма должен размещаться на полстраницы А4 или фирменного бланка предприятия.
Письмо можно написать вручную или распечатать, используя офисную технику (ПК и принтер), и как уже было отмечено, его можно написать на простом листе А4 или на фирменном бланке.
При формировании письма нужно обратить внимание на следующие моменты:
Общепринятая структура такого письма представляет собой документ, содержание которого состоит из следующих основных блоков:
Заполнение шапки письма
«Шапка» письма должна содержать следующую информацию:
1) Реквизиты предприятия, отправляющего подтверждение с обозначением:
Примечание. При заполнении письма на фирменном бланке названная информация отображена вверху бланка, поэтому, заполнять ее не нужно.
2) Далее заполняется реквизиты адресата, с обозначением:
3) В левой части письма, напротив реквизитов адресата, нужно прописать номер документа и дату составленного письма.
4) Ниже, по центру строки нужно заполнить заголовок письма: «Письмо подтверждение».
Основная часть письма-подтверждения
Заполнение основной части письма-подтверждения рекомендуется начинать с соответствующего приветствия адресата. Для этого можно воспользоваться формулировками, например, «Уважаемый …» с отображением имени и отчества.
Затем можно перейти к сути подтверждения. Здесь не нужно излагать общие слова или любезности. Поэтому, с первого абзаца необходимо изложить подробности подтверждения того или иного мероприятия или действия. При этом, нужно быть конкретным, с использованием таких фраз, как: «С благодарностью подтверждаем …», «Сообщаем Вам, что мы получили …» или «Подтверждаем согласие …» и т.д.
В следующем абзаце можно озвучить прочие элементы подтверждения. Сюда можно отнести уточнение об оплате, об условиях той иной сделки и прочие дополнительные детали.
Заполняя письмо, всегда нужно выражаться конкретно, не допуская двойной трактовки фраз. Письмо-подтверждение составляется не только для подтверждения намерений, получения заказа, но и является документом, который оба контрагента могут использовать при возникновении разногласий и спорных моментов.
В завершающем абзаце рекомендуется отметить, что адресат может связаться с отправителем послания, при потребности, по обозначенным контактам. Не будет лишним, если уточнить контактный телефон и адрес для этого.
Заключительная часть
В заключительном блоке послания можно заполнить раздел «Приложение», если к письму прикрепляются какие-либо документы, с их перечислением.
После этого документ обязан быть подписан руководителем фирмы, отправившим подтверждение с расшифровкой его фамилии. При этом, можно воспользоваться фразами, «С уважением …», «Искренне Ваш …», «С наилучшими пожеланиями …» и т.д.
Образец письма-подтверждения
Скачать бланк и образец
Кто должен подписать письмо-подтверждение?
Законом РФ № 402-ФЗ предусмотрено, что должностные лица, подписавшие документ или совершившие сделку, несут ответственность за оформление такого действия. Любые деловые документы в первую очередь обязаны подписываться должностным лицом, обладающим такими полномочиями. Это может быть директор предприятия или его заместитель, при отсутствии руководителя.
Подпись обязана сопровождаться расшифровкой фамилии подписанта, необходимая для идентификации должностного лица, подписавшего документ.
Как отправить письмо?
Отправить подтверждающее послание адресату можно любым удобным способом. Таких способов отправки корреспонденции, на сегодняшний день, несколько:
Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры
Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».
Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.
Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо
У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.
Среди популярных тематик:
Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.
Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.
Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.
Структура и правила написания письма-подтверждения
Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.
В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.
Приветственная часть
Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.
Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.
И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.
Основная часть письма-подтверждения
Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.
Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:
Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.
Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.
Заключительная часть
Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.
Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.
Ошибки при написании письма
Образцы подтвердительных писем
Универсальный шаблон письма-подтверждения
Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.
_______ (адрес)
Уважаемый _________,
Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.
Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).
В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.
С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.
Подтверждение бронирования туристических услуг
Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.
Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.
В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.
Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.
Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.
С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.
Пример письма, подтверждающего деловую встречу
Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).
Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.
В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).
С уважением,
ФИО, должность, компания.
ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ (ОБРАЗЕЦ).
Письмо-подтверждение (образец ниже) – это некоммерческое деловое письмо, которое является одной из разновидностей информационных писем. Его составляют, чтобы подтвердить получение информации, материалов, документации, достигнутые ранее договоренности и другое.
Письмо-подтверждение является знаком внимания и уважения к получателю и играет роль поддержания деловых отношений. Так как позволяет разрешить или урегулировать какой-то вопрос или укрепить взаимовыгодные отношения с адресатом письма.
Такое письмо может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Обычно его пишут на письменный или устный запрос КОНТРАГЕНТА, КОТОРОМУ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ.
ПОВОДЫ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.
Существует множество поводов для написания писем подтверждений. Наиболее распространенными причинами составления подтверждений являются:
ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ
Так как письмо подтверждение является деловым письмом, то на нем не ставится название его вида. Нельзя указывать в этом письме его наименование типа «Письмо подтверждение». Это некорректно.
Письмо-подтверждение составляется на фирменном бланке организации в соответствии с действующим законодательством вашей страны.
КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ. ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.
Если вы задаетесь вопросом, как написать письмо подтверждение, то в таком письме важно указать предмет подтверждения. То есть если вы подтверждаете предварительную договоренность, тогда в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если вы подтверждаете получение документов – необходимо назвать их и т.д.
Слова и фразы, встречающиеся в письмах подтверждениях: Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем и т.п.
ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.
Письмо подтверждение юридического адреса
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.
Письмо подтверждение бронирования
Уважаемый Имя Отчество,
Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.
Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подробная информация о деталях бронирования прилагается к данному письму.
с уважением, Отдел бронирования
Письмо подтверждение поставки
Уважаемый Имя Отчество,
АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.
Письмо подтверждение оплаты
Уважаемый Имя Отчество,
АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.
Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.
Запрос на предоставление документов
Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:
Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов
Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:
Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:
Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.
Кто и по какой форме составляет
Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:
Кто обычно готовит обращение:
Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:
| Заголовок | Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации». |
|---|---|
| Обращение | |
| Вводная часть | Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений. |
| Содержание просьбы | Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить. |
| Срок | Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором. |
| Подпись | Документ заверяется ответственным лицом или гражданином. |
Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации 01.06.2019).
Образцы
Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.
Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»
Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002
Генеральному директору ООО «Холод»
Уважаемый Сергей Сергеевич!
ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.
В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:
Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.
Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов
Как оформить и кому отправить
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом: