диджитал офисы что это

Цифровое рабочее место: что же это на самом деле?

Сколько организаций – столько и определений цифрового рабочего места (digital workplace). Однако в свете последних тенденций было бы крайне полезно окончательно избавиться от путаницы в том, чем на самом деле является цифровое рабочее место, а чем – нет.

Определение термина «Цифровое Рабочее Место»

Чаще всего под цифровым рабочим местом понимается виртуальный эквивалент физического рабочего места. Он требует тщательного планирования и управления в связи с его фундаментальной ролью в производительности, вовлеченности и здоровом рабочем климате.

Понимание концепции цифрового рабочего места варьируется между организациями. Тем не менее, по своей сути она включает в себя три основных элемента:

Цифровое рабочее место предоставляет организациям пять возможностей (внешнее кольцо на рис.):

Технологии Цифрового Рабочего Места

Видимые части цифрового рабочего места – это технологии и методы работы, которые позволяют людям объединяться, общаться и взаимодействовать, не обязательно находясь лицом к лицу. Одна из статей Deloitte показывает это следующим образом:

«Цифровое рабочее место включает в себя все технологии, которые люди используют с целью выполнения работы на современном рабочем месте… Эти технологии варьируются от HR-приложений и бизнес-приложений до электронной почты, мгновенных сообщений, а также корпоративных социальных коммуникации и виртуальных встреч».

Электронная почта, интранет и веб-конференции являются типичными элементами цифрового рабочего места. Тем не менее, именно акцент на сотруднике делает цифровое рабочее место чем-то большим, нежели чем просто собирательным термином для всех указанных технологий.

Чем НЕ является Цифровое Рабочее Место

Почему всё это имеет значение

Эффективное цифровое рабочее место отделяет работу от физического местоположения на протяжении большей части времени. Подобное «освобождение» человека имеет ряд важных последствий не только для того, где работают люди, но и для того, как формируются команды и как люди собираются вместе, чтобы решить локальные проблемы. Вице-президент Microsoft в Западной Европе Klaus Holseс формулировал это так:

«В будущем успешными будут те компании, которые сломают барьеры между людьми, их рабочим местом и технологиями, а также дадут возможность сотрудникам быть продуктивными и креативными, где бы они ни находились. Это требует такой корпоративной культуры, которая ставит на первое место именно людей».

Источник

Digital office как ориентир цифрового банкинга

Каждому, кто занимается созданием и развитием цифровых продуктов, ежедневно нужно принимать решение, что и в каком порядке ставить в бэклог. Выбрать из большого количества альтернативных идей, предложений, функций, интерфейсов, технологий и процессов сложно: часто на одних весах оказываются несравнимые вещи, и команда обсуждает, что лучше сделать — продажу страховок или управление лимитами по карте.

Определить, что важнее с точки зрения бизнеса и клиента, и какие функции будут актуальны ближайшие год-два, помогает понимание, в какую сторону необходимо развивать сервис. Размышляя об этом, мы обратили внимание, что развитие цифрового банкинга происходит в нескольких парадигмах, которые наслаиваются друг на друга, так что каждая следующая зависит от предыдущей.

Сейчас российский рынок находится на пересечении двух концепций — daily banking и digital office. Daily banking в России уже находится на очень высоком уровне, и здесь не стоит ждать каких-то прорывов: основным фокусом развития для банков в ближайшие несколько лет будет парадигма digital office. Тем не менее, на любом этапе развития цифрового банкинга daily-задачи никуда не исчезают: нужно соответствовать новым технологиям и пользовательским привычкам, которые формируются Yandex, Facebook и Google.

Что такое цифровой офис и из чего он состоит

Доступность, управление продуктами и их продажа в российских цифровых сервисах развита хорошо, а в легитимности и коммуникации всё плохо: развитие этих компонентов цифрового офиса требует затрат на перестройку процессов внутри банка и не приносит прямого заработка, отражаясь преимущественно на лояльности клиентов.

Принимая решение о развитии, нужно честно ответить для себя, в какой парадигме банк и его цифровые продукты находятся сейчас и все ли там сделано. Потому что, если сервис не может решать базовые задачи клиентов, нет смысла задумываться о маркетплейсах, open api и stories — это все будет бесполезно.

Источник

Digital Workplace меняет привычное понимание рабочего места

Шаг вперед от традиционного интранета к цифровой среде будущего

Digital Workplace – это платформа для коммуникации между сотрудниками, позволяющая работать с документами, выполнять задачи и общаться с коллегами, находясь за пределами офиса.

Концепция цифрового рабочего места предполагает не только возможность продолжать работу вне стен офиса, но и способность рабочей среды адаптироваться под задачи сотрудника. Цифровое рабочее пространство помогает сотруднику собирать требуемые аналитические данные и отслеживать статус текущих проектов, а также предоставляет удобные инструменты для обсуждения и согласования задач с коллегами.

Для сотрудников цифровое рабочее место – это единая платформа для удобной работы, систематизации данных, поиска и персонализацию контента. Основные преимущества для руководителей: автоматизация сбора отчетов о работе сотрудников, удобство в управлении задачами и мониторинге их исполнения, автоматическое добавление данных о сотрудниках из кадровой системы и единое окно доступа к необходимым корпоративным сервисам (CRM, ERP, СЭД и т.д.). В целом для компании Digital Workplace стимулирует развитие инноваций и увеличение продуктивности сотрудников, помогает в привлечении и удержании кадров, а также является важным этапом цифровой трансформации бизнеса и создает конкурентного преимущества компании.

Digital Design имеет опыт создания цифровых рабочих мест для различных групп сотрудников: от мобильного персонала до топ-менеджмента. Среди готовых продуктов можно выделить «Мобильное рабочее место руководителя» (приложение для менеджмента крупных предприятий, предлагающее комфортную и безопасную удаленную работу с корпоративными бизнес-сервисами), ИСКО «Ареопад» (систему для автоматизации коллегиальных органов крупных распределенных организаций, позволяющую принимать решения в удаленном режиме), Автоматизированное рабочее место обходчика (систему, координирующую сотрудников, выполняющих осмотр оборудования, и их руководителей).

Источник

Диджитал офисы что это

О переходе на новые форматы работы говорилось уже давно, однако реальностью они стали только благодаря пандемии. Что такое цифровой офис и готовы ли сотрудники работать в нем, говорили участники организованной CNews Conferences онлайн-конференции «Цифровой офис будущего».

Из офиса домой

Опыт перехода на удаленную работу показал, что 70% людей готовы и дальше работать из дома. Отношение бизнеса к фрилансу сильно изменилось — около 67% компаний готово привлекать к работе независимых специалистов, из них для 40% речь идет не только о проектной работе, но и об участии в решении операционных задач. По мнению Андрея Сулимко, руководителя направления по работе с партнерами и талантами платформы «Профессионалы 4.0» компании «Газпром нефть», бизнесу необходим доступ к базе талантов для того, чтобы быстро формировать команды.

Решить эту задачу поможет платформа «Профессионалы 4.0», на которой уже зарегистрированы 35 крупных компаний с более чем 400 проектами и более 14 000 специалистов в области экономики и финансов, управления проектами, ИТ, управления и стратегического консалтинга, управления персоналом, маркетинга, аналитики и исследований, юриспруденции, производства. Андрей Сулимко рассказал об опыте реализации проектов с использованием платформы.

Эффективность платформы «Профессионалы 4.0»

Источник: Газпром нефть, 2020

Оценка полученных результатов показала, что компаниям, привлекающим удаленных специалистов, они обходятся в среднем на 38% дешевле, чем если бы проекты реализовывались штатными сотрудниками. А сама платформа помогает на 23% быстрее собрать необходимую команду, чем если бы ее формирование было завязано исключительно на внутренние ресурсы.

Технологии цифрового офиса

Дмитрий Ермоленко, директор департамента КСА, поделился опытом организации документооборота в условиях удаленной работы. Решение многих вопросов затягивается потому, что для подписания документов сотрудникам надо приезжать в офис. В тоже время, компании очень редко применяют для внутреннего обмена документами простую электронную подпись (ПЭП). Ключом простой электронной подписи является пароль от учетной записи пользователя в информационной системе. То есть для ее использования не надо внедрять специализированное ПО или проводить обучение персонала.

По словам Дмитрия Ермоленко, ПЭП можно использовать для подписания служебных записок, распоряжений, приказов, протоколов и т.д. В результате создается pdf-файл со штампом простой электронной подписи. Подобным образом может быть организован документооборот и между компаниями, входящими в холдинг. Но для внешнего документооборота необходимо использовать усиленную электронную подпись, отметил Дмитрий Ермоленко.

Бизнес-процесс обработки внутренних документов с простой электронной подписью

В результате внедрения такого решения в компании КСА 500 внутренних документов в месяц обрабатываются в цифровой форме, экономия составляет 200-300 тыс. рублей в месяц. Пользователи быстро освоили технологию, и число обращений в службу поддержки минимально.

Продолжил тему организации документооборота Денис Котовский, руководитель отдела продаж сервиса электронного документооборота EasyDocs. В фокусе его выступления — кадровый документооборот, который очень неудобен и отнимает много времени, особенно в условиях удаленной работы. Однако возможность цифровизации этого процесса существует. Для этого есть вся необходимая нормативная база. В том числе и для использования облачного сертификата юридически значимой усиленной квалифицированной электронной подписи. Более того, по инициативе Минтруда запущен эксперимент по использованию электронных документов в кадровом делопроизводстве. В нем уже принимают участие 124 крупнейшие компании.

Стоимость кадрового документа

Источник: EasyDocs, 2020

Денис Котовский призвал участников конференции пользоваться сервисом электронного документооборота EasyDocs. В его состав входит личный кабинет сотрудника, облачная квалифицированная электронная подпись, шаблоны кадровых документов, возможность удаленной идентификации пользователей и маршрутизации документов. Сервис легко интегрируется с системами кадрового учета.

«События последних нескольких лет кардинально изменили условия, в которых работают абсолютно все организации, — говорит Евгений Сандомирский, директор по развитию бизнеса EPAM. — На первое место вышли такие свойства, как устойчивость, гибкость и мобильность. При этом, главным активом стали люди, а главным ресурсом – информация». Он рассказал о том, как компании удалось создать настоящий цифровой офис. По его мнению, для этого важно дать сотрудникам возможность эффективно взаимодействовать с инфраструктурой, обеспечить доступность информации и упростить взаимодействие.

Цифровое рабочее пространство

Источник: EPAM, 2020

В EPAM разработали и внедрили платформу Digital Workplace, которая дает единый цифровой доступ ко всем необходимым сотруднику инструментам, процессам, данным. Комбинируя функциональность в зависимости от роли, платформа помогает принимать решения, обмениваться информацией, выполнять нужные действия, предоставлять рекомендации и легко перемещаться между инструментами и системами. Она располагается поверх существующих учетных систем, инфраструктуры и унаследованных баз данных, обеспечивая единую, состоящую из модулей глобальную платформу успеха.

Евгений Сандомирский рассказал об использовании платформы не только в EPAM, но и в других компаниях. Опыт показал, что сразу после ее внедрения сотрудники начали тратить существенно меньше времени на переключение с одной задачи на другую и рутинные операции, поиск экспертизы и информации. Это привело к повышению производительности распределенных команд и снижению времени адаптации новых сотрудников. В списке стратегических преимуществ рост вовлеченности сотрудников на всем их жизненном пути в организации, улучшение кросс-функционального взаимодействия и взаимного обучения, повышение качества принятия организационных решений на основе данных, гибкость и устойчивость организации к изменениям.

Анна Зуева, директор компании «Делайт 2000», считает, что цифровой офис — это офис, который легко трансформируется благодаря современным технологиям коммуникации. 80% идей возникает в процессе живого общения сотрудников между собой. Поэтому в условиях удаленного взаимодействия очень важно иметь перед собой всю информацию, не теряя визуального контакта с коллегами, делиться данными мобильных устройств со всеми, включая удаленных абонентов, и не терять время в ожидании ИТ-специалиста, который придет и настроит оборудование.

Она рассказала об отечественной конференц-платформе Confera. В ней объединены все современные технологии коммуникаций. Управление комплексом осуществляется с помощью сенсорных кнопок по принципу «Включил ─ Работает». Confera представляет собой модульное решение, которое можно внедрить за 2 рабочих дня и быстро демонтировать при переезде. При этом его стоимость примерно в 2 раза ниже, чем аналогичных индивидуально спроектированных AV-систем.

Практический опыт

Опытом перевода сотрудников на удаленную работу поделился Сергей Калегин, ИТ-директор службы доставки Boxberry. Департамент ИТ уже как минимум 2 года работает в таком режиме, привлекая к работе ИТ-специалистов из всех регионов России и из стран СНГ. Все сервера компании переведены в облака.

В марте-апреле этого года сотрудникам, уходящим на удаленную работу, выдавались предварительно настроенные компьютеры. Основная проблема возникла при переводе на удаленку 220 сотрудников колл-центра, но и ее удалось решить. Важным этапом стал контроль и мониторинг работы ИТ-инфраструктуры и выполнения заявок.

«Когда появилась возможность вернуться обратно в офис, 70% сотрудников сказали, что предпочли бы остаться дома», — говорит Сергей Калегин. При этом он отметил, что эффективность работы большинства специалистов повысилась. На сегодняшний день на работу в офис постоянно приходит около 30% сотрудников. Однако отказываться от офисных площадей компания пока не намерена — она пошла по пути их переоборудования и создания более комфортных условий.

Мария Войтик, руководитель проекта «Удаленный офис» Х5 Retail Group, отметила, что сейчас на рабочие места выходят представители поколения Z, для которых главными ценностями являются возможность жить настоящим, быстро получать доступ к информации и вознаграждение за свою работу, а также учиться прямо на рабочем месте. В условиях нехватки технологических кадров становятся все более актуальными гибкие методы работы с персоналом. Пандемия COVID-19 ускорила полномасштабный переход на удаленную работу. В Х5 Retail Group это было сделано за 3 недели: организована замена стационарных ПК на ноутбуки, развернуты технологии безопасного доступа в корпоративную сеть.

Отношение к работе различных поколений

Источник: Х5 Retail Group, 2020

В июле-августе компания провела эксперимент, предоставив работникам офиса самим выбирать, сколько дней им удобнее проводить в офисе, а сколько работать из дома. В результате выяснилось, что такой режим положительно сказывается на производительности труда. Однако для его масштабного внедрения потребуется расширить потребление ИТ-инструментов совместной работы (Microsoft Teams, MIRO, Trello, Zoom) и заняться трансформацией офисных пространств.

Сейчас в компании реализуется еще один проект — X5 Home Office. Его цель — создать единую коммуникационную среду и новые инструменты взаимодействия с сотрудниками при работе в гибридном формате. Для этого надо изменить офисное пространство, увеличив площади для коммуникаций, внедрить ИТ-инструменты для удаленной работы, сервисы бронирования рабочих мест и переговорных комнат, обучить сотрудников, выстроить кампанию по управлению изменениями, внедрить необходимые кадровые документы и наладить электронный кадровый документооборот.

Лилия Мирзина, административный менеджер по стране Coca-Cola HBC Россия, тоже поделилась опытом перевода офисных сотрудников на удаленную работу. Для компании такой режим не был новинкой. Еще в 2018 году в некоторых подразделениях Coca-Cola HBC Россия появилась возможность выбрать и зафиксировать время начала рабочего дня с 8 до 10 утра, а также работать из дома. В 2019 году проект распространили на всю страну с уже более гибкими условиями: приходить можно в любое время с 8 до 10, время начала рабочего дня может меняться день ото дня. Работать можно не только из дома, но и из других мест вне офиса. Результаты были положительные.

Коворкинг в Coca-Cola HBC Россия

Источник: Coca-Cola HBC Россия, 2020

В этом году компания провела опрос сотрудников и выяснила, что большинство из них хотело бы расширить возможности удаленной работы и работать из дома от 2 до 5 дней в неделю. Поэтому в Coca-Cola HBC Россия решили протестировать формат коворкинга. В офисе компании появится существенно больше места для совместной работы, а рабочие места надо будет бронировать заранее.

Сергей Поляков: Внутри компании можно подписывать документы простой электронной подписью

Бумажный документооборот становится все более неудобным, особенно в условиях удаленной работы. Как наладить обмен документами внутри компании, рассказал Сергей Поляков, генеральный директор компании КСА.

CNews: Какие проблемы возникают у компаний в связи с массовым переходом на удаленную работу?

Сергей Поляков: Из-за перевода сотрудников на удаленный режим работы прежними процессами документооборота невозможно пользоваться. Подписание бумажных документов стало проблемой. Сотрудникам приходится ехать в офис, офис может быть закрыт, накапливаются груды необработанной бумажной корреспонденции. Вопросы, обозначенные в этих документах, затягиваются и не решаются.

Источник

Умный и красивый: как устроен фиджитал-офис Альфа-Банка

Альфа-Банк открывает все больше офисов принципиально нового фиджитал-формата, где сочетаются физические и цифровые каналы обслуживания. Мы побывали во флагманском отделении, «отформатированном» в соответствии с необычной концепцией, узнали, как оно устроено и что там ждет клиентов.

Первое, что бросается в глаза, — отсутствие рекламы. Нигде нет лайтбоксов, отсутствуют вывески и постеры. О том, что помещение имеет отношение к банку, говорит лишь большая буква А на двери. В остальном это слегка похоже на клубный офис и немного коворкинг. Большая его часть устроена по принципу опенспейса. Центральный интерьерный объект — высокий и длинный стол-трансформер. Он состоит из нескольких разноуровневых секций, которые можно легко переставлять, убирая или добавляя таким образом рабочие места. За ширмой с надписью 30 years since 1990 находятся отдельные столики. Друг от друга их отделяют массивные вазоны с цветами — вроде бы все еще опенспейс, но уже более приватный. Словом, пообщаться с менеджером клиент может в любом удобном ему месте — кресла с мини-столиками установлены даже в оконных нишах.

Для совсем конфиденциальных разговоров имеются четыре отдельных переговорных. В одной из них есть мобильная стена. Ее убирают, чтобы было больше места для проведения различных клиентских и внутрибанковских мероприятий — от лекций видных экономистов до встреч с акционерами. Похожей штукой после закрытия офиса отгораживают зону с круглосуточными банкоматами, установленными при входе.

Одну из стен занимает большой встроенный шкаф. Его секции напоминают идеально уложенные фигуры «Тетриса». За дверцами — отделения для верхней одежды, кулера, устройство для проверки и пересчета купюр, принтер. В целом в офисе придерживаются безбумажного обслуживания, но если клиенты предпочитают не электронные документы, то распечатать их не проблема.

Новая фиджитал-концепция нацелена на минимизацию количества касс, поэтому в некоторых отделениях их нет. Во флагманском офисе одна такая имеется, но для совсем интровертов есть приватная комната с cash-in-банкоматом — можно самостоятельно внести на счет большую сумму. В этом же помещении находится машина для пересчета денег.

Еще одна интересная точка — декоративная стена-арка. За матовым стеклом внутри видны листья растений. На ее фоне посетители часто фотографируются — очень инстаграмоемкий объект получился.

Отдельного внимания заслуживает ширма, которую мы упоминали ранее. Она не только служит перегородкой. Дело в том, что в ней спрятан кофейный аппарат Starbucks. Клиенты, пока ждут своего менеджера, могут выпить кофе из обширного меню известной сети кофеен с «альфовской» скидкой в 40%. Хотя, признаться, слово «ждут» к процессу обслуживания в фиджитал-офисе применить можно с трудом. Отказ от привычных окон приема, стоек, зон ожидания и внедрение новых стандартов привели к тому, что вероятность возникновения очереди сведена к минимуму. Сейчас в офисе работают 20 человек, в среднем они обслуживают 100—120 клиентов в день.

«В новых офисах гораздо выше пропускная способность, — говорит руководитель дирекции развития и трансформации сети Альфа-Банка Елена Тятенкова. — На одной и той же площади можно обслужить вдвое больше клиентов. В обычном отделении с фиксированным числом приемных окон и стационарными компьютерами люди зачастую вынуждены долго стоять в очереди. Мы же в случае повышенной нагрузки можем просто добавить сотрудников и таким образом существенно уменьшить время ожидания, не провоцируя рост очереди. Даже ставили эксперимент: приглашали в два раза больше клиентов и увеличивали число менеджеров. Все прошло хорошо».

Не последнюю роль в этом деле играют технологии. В частности, в отделениях отказались от стационарных компьютеров, все сотрудники пользуются ноутбуками и планшетами. С ними проще — перенес, куда надо, и никаких тебе проводов с громоздкими системными блоками.

Сильно облегчает ситуацию и система распознавания лиц. Прежде всего клиенту нужно загрузить свое фото в мобильное приложение и дать согласие на обработку данных. А в офисе первым делом подойти к цифровой панели. Система идентифицирует человека с помощью биометрии, поздоровается и спустя пару кликов пришлет на телефон push-уведомление с цифровым талоном. Это значит, что клиент внесен в очередь. Можно обойтись и без мобильного варианта — информация высвечивается на одной из стен офиса. Появляется ваш номер и имя сотрудника, который к вам подойдет. VIP-клиентам достаточно просто войти в дверь — их мгновенно распознает потолочная камера, а цифровой талон придет автоматически.

После этих манипуляций в ноутбуке у менеджера сразу появляется информация о клиенте: имя, фамилия, фотография. Есть даже отдельная колонка, где, в частности, указано, в каких переговорных ему приятнее общаться (открытых, закрытых или, например, у окна) и какой вид кофе он предпочитает. Вообще внутренняя система для сотрудников разработана так, что все операции они могут теперь производить в одном приложении, не переключаясь между несколькими программами, как раньше. Такое решение повысило скорость обслуживания почти в пять раз.

Выходит, несмотря на весь диджитал, многие по-прежнему предпочитают решать вопросы в личном общении с менеджером?

«Большинство клиентов активно пользуются мобильным приложением, но при сложных операциях выбирают все же живой разговор, — рассказывает Елена Тятенкова. — Например, вопросы, связанные с ипотекой, инвестиционными и страховыми продуктами, сделками, кредитами и гарантиями по телефону решить трудно. Мы считаем, что наличие физических офисов оправдано. В следующем году откроются 76 подобных офисов, а через три года их число достигнет 341».

Доработки для фиджитал-офисов расписаны еще на полтора года. Например, в следующем году внедрят единую систему предварительной записи для управления клиентским потоком. Она поможет в случае сильной загрузки одного отделения направить клиента в другое, более свободное в данный момент. Кроме того, появится возможность записываться не просто в офис, а к конкретному сотруднику. В планах также доработка цифровой навигации и отказ от лишних гаджетов вроде пинпадов.

Источник