как формируется 6 ндфл в 1с и откуда что берется
Порядок формирования 6-НДФЛ в программе 1С
Кто сдает форму 6-НДФЛ
Закон «О внесении изменений в НК РФ» от 02.05.2015 № 113-ФЗ установил для налоговых агентов, выплачивающих доходы физическим лицам, обязанность ежеквартально отчитываться в ИФНС о суммах налога, удержанного с таких доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции закона № 113-ФЗ).
Данным нормативным актом был предусмотрен и порядок утверждения форм отчетности, возложенного на ФНС России. В итоге ФНС России был выпущен приказ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, которым для российских налогоплательщиков была введена форма 6-НДФЛ, обязательная к применению с 01.01.2016.
C 2021 года формуляр кардинально обновился приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Если вам нужен образец 6-НДФЛ за 3 квартал/9 месяцев 2021 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Формирование 6-НДФЛ в «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»)
Специалисты — разработчики «1С» оперативно отреагировали на изменения в законодательстве и дополнили релизы новой формой отчетности. Как и все остальные формы налоговых отчетов в «1С», по истечении отчетного периода 6-НДФЛ можно заполнить автоматически, программными средствами. Рассмотрим этот процесс на примере «1С: ЗУП» (3.0).
Для формирования 6-НДФЛ в 1С: ЗУП в главном меню «Отчетность. Справки» следует выбрать «1С — Отчетность», затем пункт «Создать» и в выпадающем меню «6-НДФЛ».
В появившемся окне для заполнения 6-НДФЛ следует выбрать организацию и указать период, за который формируется отчет.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Под заполняемыми полями в окне 6-НДФЛ будет видна информация о редакции формы, которую заполнит программа. В дальнейшем в случае изменений для создания корректного отчета нужно будет отслеживать и правильную редакцию формы.
Нажимаем Enter и попадаем на страницу формы. Проверяем данные (помимо информации об организации и периода, будут видны также тип отчета (первичный или корректирующий), дата подписания и т. п.). Затем нажимаем «Заполнить», и «1С» переносит данные из регистров начисления НДФЛ за отчетный период в форму. Проект отчета готов!
Осталось его проверить. Вручную это можно сделать, сформировав в той же «1С» расчетную ведомость за тот же период. При корректном заполнении отчета показатели строк 110 «Сумма начисленного дохода» и 140 «Сумма исчисленного налога» в 6-НДФЛ должны совпадать с итогами по графам «Всего начислено» и «Всего удержано» в расчетных ведомостях за тот же период.
Исправление ошибок для формирования 6-НДФЛ — это отдельный обширный вопрос. В этой статье мы не будем останавливаться на нем подробно. Отметим только, что если при сверке с расчетной ведомостью обнаружены расхождения, то в проекте 6-НДФЛ доступна функция расшифровки строк. Для этого ставим курсор на нужную строку (например, 110) и либо дважды кликаем на нее левой кнопкой мыши, либо 1 раз нажимаем правую кнопку мыши и в выпадающем меню выбираем «Расшифровать». Получившуюся расшифровку удобно сверять с расчетной ведомостью на предмет выявления отличий.
Об отправке отчета в ФНС по электронным каналам связи читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».
Где найти и как заполнить 6-НДФЛ в «1С 8»
Стандартное место 6-НДФЛ в 1С 8 такое: «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» —«6-НДФЛ». Иногда отчет может вдруг потеряться, тогда искать его следует тоже в «Регламентированных отчетах», но в общем «Справочнике отчетов». В справочнике следует установить галочку напротив 6-НДФЛ и в верхнем меню нажать «Восстановить». Отчет вернется на обычное место.
Алгоритм создания и заполнения нового отчета аналогичен описанному выше для «1С: ЗУП».
Нюансы по 6-НДФЛ в «1С 7»
Изначально вообще не планировалось выпускать обновления к «семерке», чтобы стимулировать пользователей переходить на «восьмерку».
В результате в «семерке» 6-НДФЛ автоматически не формируется. То есть там есть форма отчета и возможность его выгрузки, есть внесенные в общие регистры данные по выплатам и удержаниям, но заполнять и проверять их нужно вручную, соотносясь с разъяснениями ФНС по заполнению 6-НДФЛ, изложенными, в том числе в письмах от 12.02.2016 № БС-3-11/553@ и от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@.
Как вести налоговый регистр для заполнения 6-НДФЛ, узнайте в статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».
Итоги
Форма 6-НДФЛ в 1С формируется автоматически, за исключением устаревающих версий «1С 7». Процесс автоматического формирования несложен. Главное, чтобы в программу перед этим были верно внесены данные о доходах физлиц за отчетный период и суммах удержанного НДФЛ.
Формирование 6-НДФЛ в 1С:ЗУП ред.3 в 2021 году
Расскажем, как сформировать расчет 6-НДФЛ в программе 1С:ЗУП 8 ред. 3.
Создание расчета 6-НДФЛ
При формировании расчета по форме 6-НДФЛ информация вносится в титульный лист, раздел 1, раздел 2 и приложение № 1.
Расчет 6-НДФЛ формируется на основании информации по учету доходов, начисленных и выплаченных налоговым агентом физлицам, а также учету рассчитанного и удержанного НДФЛ, которая имеется в регистрах налогового учета.
Когда налоговым агентом выплачиваются доходы физлицам в течение налогового (отчетного) периода, которые облагаются НДФЛ по разным тарифам, разделы 1 и 2 нужно заполнять отдельно для каждой ставки.
Приложение № 1 к расчету нужно заполнять лишь при формировании расчета за календарный год. В нем указывается информация о доходах физлиц в прошедшем году, а также о рассчитанном, удержанном и перечисленном налоге или о невозможности удержать налог.
Данное приложение заполняется также, как раньше заполнялась справка по форме 2-НДФЛ. Оно автоматически формируется для кодов отчетного периода — 34, 51, 52, 53, 90.
Как сформировать расчет 6-НДФЛ в 1С:ЗУП ред. 3
Заполнение 6-НДФЛ в 1С:ЗУП осуществляется автоматически. Для верного отражения информации нужно, чтобы в программе была корректно отражена информация о:
Перед тем, как составлять 6-НДФЛ, требуется проверять актуальность релиза 1С — необходимо устанавливать последнее обновление.
При формировании расчета пользователь может анализировать информацию через отчеты «Сводная справка 2-НДФЛ», «Регистр налогового учета по НДФЛ», «Контроль сроков уплаты НДФЛ», «Удержанный НДФЛ». Для этого нужно зайти в меню «Налоги и взносы» и перейти в «Отчеты по налогам и взносам».
В 1С для формирования расчета используется регламентированный отчет «6-НДФЛ (с 2021 года)». Для этого нужно зайти в меню «Отчетность, справки» и перейти в раздел «1С-Отчетность».
Чтобы составить расчет в рабочем месте «1С-Отчетность», нужно:
В стартовой форме нужно указать:
Если у компании есть обособленные подразделения, которые не выделены на отдельный баланс, нужно заполнить 6-НДФЛ отдельно по каждому подразделению. Отчеты нужно сдать в ИФНС отдельно по месту нахождения каждого из подразделений. Это нужно делать, если организация не перешла на централизованную уплату налогов и представление отчетных форм.
Чтобы заполнить 6-НДФЛ по всем регистрациям в ИФНС сразу, нужно поставит галочку «Создать для нескольких налоговых агентов». Затем нужно пройти по гиперссылке «Налоговые агенты» и поставить галочку напротив тех ИФНС, в которых головная компания и ее обособленные подразделения зарегистрированы и куда требуется подать отчетные формы.
После этого нужно нажать кнопку «Выбрать», а затем — «Создать». При таком порядке действий 6-НДФЛ формируется и заполняется по отдельности для каждой ИФНС. Сформированные документы нужно открыть и проанализировать на корректность отражения информации.
Когда не применяется автоматическое формирование 6-НДФЛ, нужно каждый отчет для головной компании и ее подразделений заполнять отдельно. При этом в графе «Представляется в налоговый орган (код)» выбирается та ИФНС, в которой была регистрация. Для заполнения расчета нужно нажать кнопку «Заполнить».
Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:
Как составить 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 8
Тем, кто впервые готовит отчет по форме 6-НДФЛ, пригодится подробная инструкция, как сделать это в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.
Заполнение титульного листа 6-НДФЛ
Начнем с титульного раздела этого отчета. Здесь заполняются поля с запретом на редактирование, такие как: «ИНН»,«КПП», «Периодпредставления (код)»,»Налоговый период (год)», иполей с возможностью редактирования, они подсвечены желтым цветом: «Номер корректировки»,«Предоставляется в налоговый орган (код)»,«по месту нахождения (учета) (код)«, «Код по ОКТМО».
Данные для этого раздела берутся программой из справочника«Организации«(раздел «Настройка» — «Предприятие» — «Организации»).
Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (ячейки, невыделенные желтым цветом), это означает, что в базе не введены соответствующие данные. Тогда следует добавить нужные сведения в справочники, а в отчете в правом верхнем углу нажать на кнопку«Еще« — «Обновить».
Отдельно стоит выделить поле «Дата подписи», в котором указываетсядата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).
Если на дату заполнение отчета остался неудержанный налог, то программа подтянет эту сумму в строку 080 раздела 1 6-НДФЛ.
Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ
Если у нас есть выплаты физическим лицам в налоговом периоде, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 программа заполнит для каждой из ставок налога.
В разделе 1 указывается:
Проанализировать суммы по НДФЛ помогут регистры записей. Что это такое? По сути, ведение учета в «1С» — это запись документов. Каждый документ имеет результат, например, записывает суммы по начислениям. Эти результаты можно посмотреть с помощью отчетов, которые могут суммировать результаты по документам и показывать пользователю итог. Однако документов обычно много, поэтому документы записывают свои результаты («движения») в специальные таблицы — регистры «1С», которые сами суммируют результаты, чтобы отчет просто отобразил заранее посчитанные итоги.
Регистр «1С» — это таблица, такая же, как в Excel, каждый документ пишет в регистр «1С» одну или несколько строк своих движений (результатов) с каким-либо знаком — плюс или минус. Это значит, что итого регистра «1С» изменилось на соответствующее число.
Чтобы открыть регистры записей, отвечающих за отражение сумм НДФЛ, нам потребуется:
Первый вариант: зайти в «Начисления зарплаты и взносов» — «Еще» — «Движение документа». В поле «Выводить только»выбираем два регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ«и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
Второй вариант: «Все функции — «Регистры накопления» — выбираем поочередно «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ«и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».
?
Кроме строк 020 — 050 в первом разделе еще есть строки 070 — 090.Они заполняются не по дате получения дохода.
Заполнение раздела 2
Соответственно, здесь работает общая норма ст. 6.1 НК РФ: если выплаты, специально не отмеченные в абз. 2 п. 6. ст. 226 НК, произведены в последний рабочий день перед нерабочими, то крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет должен наступить не позднее первого буднего дня после нерабочих. Что и следует отразить в строке 120 в 6-НДФЛ. Если же этот день перейдет на следующий отчетный период, то и вся группа относящихся к нему строк попадет уже в следующий отчет.
Предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ. В программе при регистрации удержанного налога фиксируется предельный срок перечисления налога.
Согласно контрольным соотношениям (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) для показателей формы расчета строка 120 будет сверяться с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента, которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяться будет не сумма, а дата.
Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то это может указывать на нарушение срока перечисления удержанной суммы НДФЛ. В «1С» для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом «Контроль сроков уплаты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам»). Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.
В программе с помощью отчета «Проверка разд. 2 6-НДФЛ«(раздел «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогам и взносам») можно проверить правильность заполнения раздела 2, сформированного расчета. Отчет проводит проверку по данным учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
С помощью каких отчетов можно найти ошибки в 6-НДФЛ в 1С
Все работодатели ежеквартально обязаны сдавать отчет 6-НДФЛ. Несмотря на то, что в 2021 году ожидается грандиозное обновление формы этого отчета, помощники проверки корректности его заполнения останутся прежними.
Итак, в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 отчет 6-НДФЛ формируется в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность».
Нажмите кнопку «Создать» и в разделе «ФНС» найдите отчет «6-НДФЛ».
С помощью «кнопок-стрелок» задайте период отчета.
Нажмите кнопку «Заполнить».
Отчет имеет два раздела:
Раздел 1 — «Обобщенные показатели», включающий данные о суммах начисленного дохода, налоговых вычетов, суммах исчисленного налога. Пользователь может посмотреть детализацию сумм ячеек отчета. Для того щелкните правой кнопкой мышки на ячейке и выберите команду «Расшифровать».
Получив расшифровку данных формы в разрезе кодов доходов, пользователь может их проанализировать.
Раздел 2 — «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ». Здесь пользователь также может получить детальную информацию расшифровки любой ячейки. Этот способ помогает проанализировать данные и найти ошибки в отчете.
Кроме детализации ячеек отчета, в 1С есть еще «отчеты-помощники», дающие возможность проанализировать данные по НДФЛ. Они помогут пользователю при заполнении и проверке формы «6-НДФЛ»:
Сформировать их можно несколькими способами:
1 вариант — в разделе Налоги и взносы« — «Отчеты по налогам и взносам».
Открыв раздел, вы увидите список отчетов по НДФЛ.
2 вариант — в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».
Перейдите в самый низ списка отчетов и перейдите по гиперссылке «Все отчеты».
Откройте раздел «Налоги и взносы» и в правой стороне отобразится список дополнительный отчетов для анализа НДФЛ.
Рассмотрим коротко эти отчеты. Какую информацию пользователь может получить из них?
«Сводная» справка 2-НДФЛ
Саму форму «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» можно сформировать в разделе «Отчетность, справки».
Документ содержит информацию о доходах и НДФЛ выбранного сотрудника.
Отчет «Сводная» справка 2-НДФЛ, содержит информацию, из которой формируется справка 2-НДФЛ. Плюс отчета в том, что он формирует данные по всем сотрудникам. С его помощью можно проверить все данные по доходам сотрудника, начислениям и удержаниям НДФЛ, примененных вычетах.
При необходимости можно установить отбор в кнопке «Настройка».
При обнаружении ошибки пользователь может вовремя внести исправления в программе.
Например, не предоставлен, не закрыт или неверно указан вычет сотруднику.
Перейдите в карточку сотрудника — в справочнике «Сотрудники» и внесите или исправьте данные о вычетах в разделе «Налог на доходы».
В разделе можно ввести:
А также просмотреть все заявления на вычеты сотрудника, перейдя по одноименной гиперссылке.
Анализ НДФЛ по датам получения доходов
Отчет позволяет получить пользователю информацию о начисленных и выплаченных доходах, об исчисленном и удержанном НДФЛ и т.п. Информация выводится в отчет в разрезе дат и объединена по месяцам. С помощью значков-группировок » » и «-» данные можно сворачивать и разворачивать.
Информацию, представленную в таком виде, проще проверять и анализировать. С ее помощью легко обнаружить ошибки.
Используя кнопку «Настройки», можно устанавливать дополнительные параметры формирования отчета.
Установите вид настройки — «Расширенный» и на закладке «Отбор» добавьте дополнительный отбор. Нажмите кнопку «Добавить отбор» и добавьте поле «Сотрудник».
Установите «Сотрудник», условие «Равно» и в поле «Значение» выберите сотрудника из справочника. В нашем примере — Акопян М.С.
Нажмите «Закрыть и сформировать». Данные в отчете отобразятся в соответствии с условием отбора.
Если вы часто пользуетесь отчетом для удобства можно вынести отбор по сотруднику в его шапку. Тогда для выбора сотрудника не надо каждый раз заходить в настройку. Для этого в строке отбора щелкните мышкой на условное обозначение «-» и выберите «В шапке отчета».
В результате настройки, в шапке отчета появилось поле отбора по сотруднику.
Такая настройка применима к любому отчету в 1С.
Как и в любом другом отчете пользователь может проанализировать данные, посмотрев их расшифровку. Щелкните мышкой дважды на значении ячейки и выберите значение поля «Регистратор».
В результате отобразится расшифровка, в разрезе документов, которые сделали запись в регистр. Двойной щелчок мышкой на названии документа-основания откроет сам документ.
Анализ НДФЛ по документам-основаниям
Информацию по налогу в разрезе регистратора можно получить также из отчета «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».
Форма отчета позволяет сразу увидеть пользователю, каким документами были произведены записи.
Анализ НДФЛ по месяцам
Группа отчетов «Анализ НДФЛ по месяцам» позволяет получить сопоставить исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ, проанализировать налогооблагаемую базу и примененные вычеты. Отчет представлен в полном и упрощенном варианте, а также с детализацией месяцев налогового периода и месяцев взаиморасчетов с сотрудниками.
Упрощенный вариант содержит сводную информацию по показателям.
Для детализации записей в разрезе сотрудников установите галочку «Подробно по сотрудникам». В отчете добавится одноименный раздел.
Второй вариант отчета «Анализ по месяцам» отображает такую же информацию, но немного в другом интерфейсе.
В отчете «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» добавлены дополнительные настройки и отборы. Пользователь может указать:
Суммы в этом отчете, как и во всех других отчетах, можно детализировать, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав вариант для детализации. Например, по полю «Регистратор», т.е. по документу.
Контроль сроков уплаты НДФЛ
Отчет позволяет получить информацию о суммах НДФЛ к уплате и сопоставить с уплаченным НДФЛ. Положительный остаток на конец периода говорит о просрочке уплаты налога.
Начисленные доходы в отчетности НДФЛ
Данная форма отчета позволяет пользователю выбрать информацию о доходах сотрудника за определенный период. Дополнительные настройки отчета регулируют видимость соответствующих колонок в таблице с данными:
Установите галочки и в таблице появятся дополнительные столбцы с информацией.
Начисленные и полученные доходы в отчетности по НДФЛ
Отчет «Начисленные и полученные доходы в отчетности по НДФЛ» дает информацию пользователю о доходах, детализированную в разрезе документов и обобщенную по периодам.
Используя расширенные настройки отчета по кнопке «Настройка», пользователь может задавать дополнительные параметры для отчета, как и во всех отчетах 1С.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику
Отчет позволяет просмотреть всю информацию по выбранному сотруднику:
Отчет формируется с указанием первичных документов, в разрезе месяцев начисления.
Проверка разд. 2 6-НДФЛ
В помощь для проверки раздела 2 отчета «6-НДФЛ» послужит одноименная форма отчета. Она содержит информацию о суммах удержанного НДФЛ и полученного дохода, с указанием документа, срока перечисления и даты удержания.
Регистр налогового учета по НДФЛ
Статья 230 НК РФ предусматривает ведение учета доходов, полученных от работодателя физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета. Данный отчет формирует регистр в соответствии с требованием законодательства.
Регистр налогового учета можно сформировать также из карточки сотрудника или из справочника «Сотрудники», выбрав его в списке печатных форм.
Удержанный НДФЛ
Отчет формирует информацию по НДФЛ удержанному с указанием документа, в котором произведено удержание — выплата зарплаты и указанием сроков уплаты налога.
Как видите, вся информация в отчетах дублируется. Отчеты отличаются вариантами представления информации, разрезами отчетов. Сложность отчета 6-НДФЛ в том, что он содержит всю информацию о начислениях, выплатах, исчисленном и удержанном налоге в одной форме по всем сотрудникам. С помощью рассмотренных «отчетов-помощников» пользователь без труда разберется в данных программы по НДФЛ.
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу