канцелярия в полиции чем занимается
Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства
Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.
Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.
Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.
Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:
1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.
3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.
4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.
5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.
6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства:
— своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление;
— неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами.
В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы.
На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.
В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.
Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:
— Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
— Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
— Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
— Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;
— Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел;
— Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;
— При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.
Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.
При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.
Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.
Канцелярия
Канцелярия – структурное подразделение ФКУЗ «МСЧ МВД России по Удмуртской Республике», предназначенное для организации секретного и несекретного делопроизводства. Целью деятельности канцелярии является обеспечение правильного учета документов, своевременная регистрация и передача входящей корреспонденции исполнителям, правильное оформление исходящей корреспонденции; Организация работы с письмами, заявлениями, жалобами граждан, контроль за их исполнением в структурных подразделениях; Организация работы по хранению дел и их уничтожению.
В своей повседневной деятельности канцелярия руководствуется:
— Конституцией Российской Федерации.
— Законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти.
— Уставом и локальными нормативными актами учреждения;
— Организационно-распорядительными актами территориальных и отраслевых (ведомственных) органов управления, по отношению к которым учреждение занимает подчиненное положение.
— Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации делопроизводства.
Работа работников канцелярии регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
Порядок привлечения работников канцелярии к дисциплинарной ответственности устанавливается положением о дисциплине и Правилами внутреннего трудового распорядка учреждения.
Функции и задачи канцелярии:
— прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) секретных и несекретных документов, письменных обращений граждан в СЭД;
— регистрация исходящих секретных и несекретных документов в СЭД;
— контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись начальнику;
— разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
— осуществление хранения, учета и выдачи загранпаспортов сотрудников;
— консультация сотрудников по вопросам работы с документами;
— контроль исполнения документов и поручений;
— организация работы по рассмотрение обращений граждан.
Делопроизводство в режиме полиции
20 января – день делопроизводственной службы МВД России.
Правила, коими руководствуется канцелярия
В системе МВД России служба делопроизводства и режима – одно из старейших подразделений.
7 января 1803 года (по старому стилю) в России была учреждена Канцелярия, которая получила название Департамента внутренних дел. Первым начальником канцелярии был назначен ставший затем знаменитым государственным деятелем Михаил Сперанский. Впоследствии приказом МВД России с 2003 года днем делопроизводственной службы Министерства внутренних дел Российской Федерации была объявлена дата 20 января.
В истории МВД было немало функций, которые носили «сквозной» характер и прошли через века. Служба документационного обеспечения в структуре министерства всегда была и остается ключевым звеном, которая работает уже более двухсот лет.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Сам термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела – не что иное как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».
«Первые секретари»
С первых дней существования УВД Брянской области секретариат был образован в структуре УВД как самостоятельное подразделение. Первым его начальником был лейтенант госбезопасности Тулыкин Иван Павлович. Затем секретариатом руководили А.И.Нойкин, В.М.Михайлов, И.П.Жуков, Б.Ф.Парфененко, C.И.Акуленко, Е.Б.Голубцов, В.М.Апонасенко, В.А.Иванюшин, В.П.Жевлаков. Сегодня отделом делопроизводства и режима УМВД России по Брянской области руководит полковник внутренней службы Ольга Николаевна Сычева.
Хочется выразить огромную благодарность и признательность ветеранам делопроизводственной службы УВД, которые находятся на заслуженном отдыхе: Анатолию Петровичу Соломатину, Юрию Викторовичу Самошину, Евгении Ивановне Ухиной, Людмиле Николаевне Шестаковой, Елене Ростиславовне Стефановой, Ларисе Тихоновне Фроловой, Сергею Михайловичу Шелупахину и другим, для кого прежняя работа была продолжительной и заметной в судьбе.
В режиме секретности и конспирации
В наше время работа делопроизводителей вышла далеко за рамки обращения только со служебными документами как таковыми. Она включена сегодня в нормотворческую и правоприменительную деятельность, в выполнение определенных специфических контрольных функций. Она обеспечивает защиту государственной тайны, участвует в исполнении принятых управленческих решений.
В ходе последнего реформирования в системе МВД России произошли изменения и в делопроизводственных подразделениях УМВД области, в первую очередь – сокращение аттестованных должностей и введение вольнонаемных. Сегодня делопроизводственные подразделения на 99% состоят из женщин. Именно они выполняют задачи по документационному обеспечению ОВД, контролируют обеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами, обеспечивают контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан, организацией их личного приема.
Следует сказать, что делопроизводственные сотрудники стремятся по возможности бороться с бумажной стихией, они не остаются простыми регистраторами бумаг, а грамотно анализируют их потоки и вносят обоснованные рекомендации по его упорядочению.
На страже деловой репутации ведомства
Любой управленческий документ, приказ или ответ гражданам, подготовленный в органах внутренних дел, является как бы визитной карточкой того или иного подразделения. Задача делопроизводственных сотрудников – не только в том, чтобы направить адресатам документы, но и убедиться в правильности и грамотности их оформления, наличия полноты всех необходимых реквизитов. Разумеется, документы в органах внутренних дел готовят сотрудники различных служб и подразделений. Но основная нагрузка в сфере документационного обслуживания ложится на сотрудников делопроизводственных подразделений.
Доска почета
В последние годы служба значительно помолодела, поэтому сегодня особенно ценен вклад в становление молодых сотрудников работников с большим стажем и опытом работы. К ним можно отнести Одринскую Лидию Викторовну, Горину Валентину Михайловну, Филатову Светлану Анатольевну, Праздникову Валентину Павловну, Солдатенкову Тамару Сергеевну, Ивлеву Раису Михайловну, Мигулину Ирину Евгеньевну, Суровцову Елену Григорьевну, Щербакову Жанну Александровну, Кацук Светлану Васильевну, Талызину Лидию Григорьевну и многих других, для которых делопроизводственная работа стала определяющей в их жизни.
В 2011–2013 годах в отделе делопроизводства и режима практически на 50% произошло изменение личного состава отдела. Старожилами отдела являются сегодня заместитель начальника отдела подполковник внутренней службы Наталья Федунь, начальник отделения майор внутренней службы Галина Филина, референт лейтенант внутренней службы Елена Жигарева. Влились в коллектив и вносят большой вклад в развитие службы заместитель начальника отдела майор внутренней службы Андрей Глушаков, старший референт группы по работе с обращениями граждан капитан внутренней службы Лариса Тимохина, референт старший лейтенант внутренней службы Людмила Яшина, референт лейтенант внутренней службы Оксана Ветохина.
По результатам деятельности делопроизводственных подразделений УМВД России по Брянской области в 2012–2013 годах определялись лучшие сотрудники службы. Ими стали старший инспектор направления делопроизводства ООД УМВД области Елена Григорьевна Суровцова и главный специалист ОДиР УМВД области Людмила Николаевна Шестакова. Их фотографии помещены на Доску почета УМВД.
В зоне боевых действий
Сотрудники делопроизводственной службы работают и в составе временных группировок и отделов внутренних дел, участвующих в обеспечении правопорядка и борьбе с незаконными бандформированиями на территории Чеченской Республики. В качестве руководителя делопроизводственного подразделения дважды командировался в состав временной группировки МВД России и Шатойского временного отдела внутренних дел Сергей Шелупахин, в 2012 году – заместитель начальника ОДиР УМВД России по городу Брянску майор внутренней службы Светлана Замалаева.
Эффективность деятельности всего управленческого аппарата и системы в целом значительно зависят от качества работы секретарской службы, грамотной организации труда ведомственного делопроизводства. А конечной целью работы ведомственных делопроизводителей является обеспечение правопорядка и безопасности в нашем регионе.
Тема 8.Работа канцелярии органов внутренних дел
В ОВД осуществляется группа режимно – секретной деятельности, которая разделена на две части:
1. секретное делопроизводство;
2. несекретное делопроизводство (возложены обязанности на архивное хранение для документов и как дополнительная обязанность ведение журнала и учёта, заявлений граждан, поступивших по почте).
Основными задачами ОРСД являются:
-защита государственных секретов в деятельности УВД, контроль за своевременной организацией и осуществлением мероприятий по обеспечению сохранности государственных секретов в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к государственным секретам;
-организация работы в УВД по рассмотрению обращений граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-организация работы с документами в ОВД, контроль за соблюдением требований к порядку документирования управленческой деятельности в подразделениях УВД и подчиненных органах внутренних дел;
-ОРСД в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством:
-осуществляет планирование деятельности УВД по защите государственных секретов, контролирует своевременность и качество выполнения планируемых мероприятий
-осуществляет сбор, обработку и анализ информации (мониторинг) о развитии ситуации ( обстановки ) в сфере защиты.
Заключение
Технологическая практика, это один из завершающих этапов практического обучения будущего специалиста.
В ходе прохождения практики, я научился пользоваться нормативно правовыми актами, составлять проекты процессуальных документов, владеть приёмами осуществления процессуальных действий.
В соответствии с программой за время прохождения технологической практики я:
— сформировал знания о нормативно правовых актах, регулирующих деятельность органов внутренних дел. Познакомился с правилами внутреннего трудового распорядка организации и проводимыми мероприятиями по охране труда и технике безопасности.
-сформировал знания о задачах, принципах и основных направлениях деятельности и структуре органов внутренних дел.
-сформировал знания об условиях прохождения службы в органах внутренних дел, знания о порядке приёма и сроках службы в органах внутренних дел.
-сформировал понятие уголовно-исполнительной инспекции, о правовой основе её деятельности, задачах и функциях, знания о мерах уголовной ответственности, исполнение которых осуществляется уголовно-исполнительной инспекцией.
-сформировал понятие уголовного инспектора, знания об обязанностях участкового инспектора, об осуществлении контроля и оценки его деятельности.
-сформировал понятие инспекции по делам несовершеннолетних, знания о функциях инспекции по делам несовершеннолетних, о полномочиях инспекторов по делам несовершеннолетних.
-сформировал понятие обращения, заявителя, знания о праве заявителя на обращение, о порядке личного приёма заявителя, о правах, обязанностях заявителей и гарантиях их прав, о сроках подачи обращений.
-сформировал понятие о правовой основе деятельности канцелярии органов внутренних дел, знания о правилах хранения документов в канцелярии.
Прибыв на место практики в срок, установленный графиком учебного процесса, со мной был проведен инструктаж по технике безопасности, после чего я преступил к непосредственному выполнению заданий, предусмотренных программой практики, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка органов внутренних дел. Мною выполнялись указания руководителя практики, строго соблюдались правила охраны труда, техники безопасности. Также я вел дневник о проделанной работе в соответствии с программой практики, ежедневно занося в него кратное содержание учебной программы технологической практики. Помимо дневника, я вел сбор необходимых материалов, на основании которых составлялся отчёт.
В целом, моя технологическая практика прошла успешно и продуктивно: я узнал много нового, а главное – подчеркнул знания о применении белорусского законодательства на практике.
Список литературы
1.Конституция Республики Беларусь от 15.03.1994 (с изм. и доп., принятыми на Республиканских референдумах 24.11.1996 и 17.10.2004).- Минск: Амалфея, 2011.- 48 с.
2.Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 18.07.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
3.Уголовный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
4.Уголовно-прцессуальный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
5.Уголовно-исполнительный кодекс Республики Беларусь: текст Кодекса по состоянию на 13.12.2011 г.// Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2011.
6.Об обращении граждан и юридических лиц: Закон Республики Беларусь, 18.07.2011г., № 300-З: // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электрон. Ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. Центр правовой информации. Респ. Беларусь. – Минск, 2012.
7. Закон Республики Беларусь «Об органах внутренних дел» от 17.07.2007г., по состоянию на 13.12.2011 г.
8. Указ Президента Республики Беларусь «Об утверждении положения о прохождении службы в органах внутренних дел Республики Беларусь» от 13.11.2001г. № 671, по состоянию на 15.02.2010 г.
9. Приказ Министерства внутренних дел Республики Беларусь 24.01.2012 № 20 Инструкция по организации деятельности участкового инспектора милиции.
10.Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь 27.10.2003 N 242 по состоянию на 25.06.2009 г. Инструкция по организации работы инспекций по делам несовершеннолетних органов внутренних дел.
ПРИКАЗ от 23 декабря 2020 г. N 888 Об утверждении Типового положения о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 23 декабря 2020 г. N 888
Об утверждении Типового положения о подразделении делопроизводства
и режима территориального органа МВД России
Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 52, ст. 7614; 2019, N 52, ст. 7933.
1. Утвердить прилагаемое Типовое положение о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России.
2. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденную приказом МВД России от 20 июня 2012 г. N 615:
2.1. Пункт 6 признать утратившим силу.
2.2 Пункт 7 изложить в следующей редакции:
«7. Подразделение делопроизводства и режима выполняет следующие основные функции:».
генерал полиции Российской Федерации
к приказу МВД России
о подразделении делопроизводства и режима территориального органа МВД России
2. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением территориального органа МВД России и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).
3. Подразделение делопроизводства и режима в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России, иными нормативными правовыми актами и настоящим Типовым положением.
5. Организационная структура и штатное расписание ПДиР утверждается в установленном порядке.
6. Положение о ПДиР разрабатывается в соответствии с настоящим Типовым положением и утверждается руководителем (начальником) территориального органа МВД России.
7. Работа ПДиР строится на основе сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, принципов соблюдения прав человека и гражданина, персональной ответственности каждого сотрудника, федерального государственного гражданского служащего и работника системы МВД России за выполнение возложенных на них обязанностей.
8. Подразделение делопроизводства и режима в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами и (или) руководителем (начальником) территориального органа МВД России, осуществляет взаимодействие по вопросам своей деятельности с иными подразделениями системы МВД России, с соответствующими подразделениями правоохранительных органов, государственными и муниципальными органами, общественными объединениями и организациями.
Подразделение делопроизводства и режима для обеспечения своей деятельности использует печать органа внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
II. Основные задачи подразделения делопроизводства и режима
9. Основными задачами подразделения делопроизводства и режима являются:
9.1. Обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности.
9.2. Ведение секретного делопроизводства.
9.3.1. Документационного обеспечения деятельности территориального органа МВД России.
Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454.
9.3.3. Личного приема граждан руководством территориального органа МВД России.
9.4. Координация деятельности территориального органа МВД России и его структурных и подчиненных подразделений по вопросам защиты государственной тайны, документационного обеспечения управления и рассмотрения обращений, контроль за выполнением требований законодательных и иных нормативных правовых актов в указанных сферах деятельности.
III. Основные функции и полномочия подразделения делопроизводства и режима
10. Основными функциями подразделения делопроизводства и режима являются:
10.1. Осуществление мероприятий, направленных на обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, соблюдение режима секретности проводимых работ, ведения секретного делопроизводства в территориальном органе МВД России.
10.2. Реализация в пределах своей компетенции мероприятий по технической защите информации, при ее обработке на средствах вычислительной техники.
10.3. Разработка предложений руководству территориального органа МВД России по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
10.4. Разработка проектов правовых актов и организационно-распорядительных документов территориального органа МВД России по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима, а также подготовка предложений по их совершенствованию.
10.5. Рассмотрение и подготовка предложений руководству территориального органа МВД России по оптимизации организационной структуры и штатной численности подразделения делопроизводства и режима.
10.6. Оказание практической помощи подразделениям делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России в организации и проведении мероприятий по вопросам их деятельности.
10.7. Проведение в пределах компетенции и в установленном порядке занятий (инструктажей) с сотрудниками подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России по вопросам деятельности ПДиР, в том числе подготовка предложений по организации их специального первоначального обучения и повышения квалификации.
10.8. Осуществление в установленном порядке проверок состояния работы по направлениям деятельности подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России.
10.9. Подготовка и направление в подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориальных органов МВД России предложений по распространению положительного опыта по вопросам деятельности ПДиР.
10.10. Оказание содействия правовому подразделению территориального органа МВД России или уполномоченному должностному лицу в представлении в установленном порядке в судах интересов органов внутренних дел Российской Федерации по предметам споров в части компетенции ПДиР.
10.11. Регистрация и обработка законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, служебных документов, обращений, а также другой корреспонденции, поступающей в адрес территориального органа МВД России и его руководства.
10.12. Обеспечение в установленном порядке получения и отправки документов и обращений, в том числе посредством Сервиса электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России, системы межведомственного электронного документооборота и информационных систем общего пользования.
10.13. Подготовка информационных, справочных и иных материалов для руководства территориального органа МВД России по направлению деятельности ПДиР с привлечением, при необходимости, других структурных подразделений территориального органа МВД России.
10.14. Организация своевременного рассмотрения и подготовки документов и обращений на доклад руководству территориального органа МВД России.
10.15. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции и направление поступивших документов, не требующих доклада руководству территориального органа МВД России, на исполнение непосредственно в соответствующие подразделения.
10.16. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству территориального органа МВД России.
10.17. Обеспечение учета исходящих документов, подписанных руководством территориального органа МВД России, отправка их адресатам.
10.18. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений руководства территориального органа МВД России в пределах компетенции подразделения делопроизводства и режима.
10.19. Участие в контроле за выполнением структурными и подчиненными подразделениями территориального органа МВД России требований законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима, а также оказание им методической и практической помощи.
10.20. Анализ информации о ходе и состоянии исполнения поручений руководства территориального органа МВД России, контроль за которыми осуществляет ПДиР, подготовка предложений по обеспечению их своевременного выполнения, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.
10.21. Копирование и оперативное размножение документов.
10.22. Организация в территориальных органах МВД России рассмотрения обращений и личного приема граждан, в том числе в режиме видео-конференц-связи, руководством территориального органа МВД России.
10.23. Анализ и оценка рассмотрения территориальным органом МВД России обращений, с внесением предложений по совершенствованию данной служебной деятельности и подготовкой соответствующих информационно-статистических обзоров.
10.24. Обобщение и анализ информации о состоянии документооборота в территориальном органе МВД России, предоставляемой структурными и подчиненными подразделениями территориального органа МВД России, по вопросам, отнесенным к компетенции подразделения делопроизводства и режима.
10.25. Выработка (реализация, координация) организационно-практических мероприятий по оптимизации состояния документооборота.
10.26. Регистрация, учет, выдача в установленном порядке, сбор и последующее хранение доверенностей, выдаваемых для представления интересов территориального органа МВД России.
10.27. Хранение печати органа внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и в установленном порядке удостоверение (заверение) ею в подлинности соответствующих документов, подписанных уполномоченными должностными лицами органов внутренних дел Российской Федерации.
10.28. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры на согласование в информационный центр территориального органа МВД России.
10.29. Формирование, учет и хранение документального фонда территориального органа МВД России, его подготовка для передачи на архивное хранение, обеспечение его сохранности и использования до передачи этих документов на архивное хранение.
10.30. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их экспертной комиссией территориального органа МВД России.
10.31. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
10.32. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
10.33. Ведение учета сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и режимных помещений, ключей от их замков, множительной аппаратуры и персональных компьютеров, предназначенных для обработки сведений, составляющих государственную тайну, а также средств беспроводной связи и коммуникации, сертифицированных на соответствие требованиям по противодействию иностранным техническим разведкам и по технической защите информации, осуществление учета, хранения и выдачи печатей и штампов территориального органа МВД России.
10.34. Осуществление организационно-технического обеспечения деятельности экспертной комиссии территориального органа МВД России по режиму секретности и контроля за своевременностью представления материалов на ее рассмотрение.
10.35. Взаимодействие с территориальным органом безопасности по вопросам организации и обеспечения системы защиты государственной тайны в территориальном органе МВД России.
10.36. Изучение в пределах компетенции оперативно-служебной, научно-исследовательской, опытно-конструкторской и производственно-технической деятельности территориального органа МВД России, обобщение информации о возможных каналах утечки сведений, составляющих государственную тайну (за исключением защиты информации с использованием технических (криптографических) средств защиты информации), разработка мер по их закрытию.
10.37. Ведение учета фактов разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат носителей, содержащих такие сведения, анализ причин и подготовка предложений руководству территориального органа МВД России о привлечении должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
10.38. Осуществление взаимодействия с органами, уполномоченными на ведение лицензионной деятельности в области защиты государственной тайны, по вопросам лицензирования деятельности по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны.
10.39. Осуществление контроля за обеспечением режима секретности при работе с документацией в местах эвакуации и на неэвакуируемых объектах территориального органа МВД России.
10.40. Разработка, согласование, ведение и хранение в установленном порядке номенклатуры должностей сотрудников территориального органа МВД России, подлежащих оформлению на допуск к сведениям особой важности, совершенно секретным и секретным сведениям, в том числе структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
10.41. Организация в территориальном органе МВД России работы по допуску сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну, разработка соответствующих методических рекомендаций.
10.42. Хранение учетных материалов по допуску к государственной тайне.
10.43. Ведение учета фактической осведомленности сотрудников в сведениях, составляющих государственную тайну.
10.44. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства, в том числе консультирование сотрудников территориального органа МВД России по вопросам работы с документами.
10.45. Обеспечение сотрудников нормативными правовыми актами, необходимыми для исполнения должностных обязанностей.
10.46. Организация работы с документами и делами, находящимися на хранении в территориальном органе МВД России.
10.47. Организация проведения профилактической работы с сотрудниками по соблюдению требований режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну, в том числе образующимися в процессе оперативно-розыскной деятельности.
10.48. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
10.49. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.
10.50. Участие совместно с заинтересованными структурными подразделениями территориального органа МВД России в рассмотрении запросов органов государственной власти Российской Федерации, организаций и граждан о рассекречивании сведений, составляющих государственную тайну, относящихся к компетенции территориального органа МВД России.
10.51. Использование информационных систем, сетей связи, а также современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры.
10.52. Учет обращений, поступивших в адрес территориального органа МВД России и его руководства.
10.53. Принятие организационных решений по обращениям, не требующим доклада руководству территориального органа МВД России, о направлении их для рассмотрения по существу поставленных вопросов в структурные и подчиненные подразделения территориального органа МВД России, иные органы внутренних дел, другие государственные органы и органы местного самоуправления, организации и должностным лицам.
10.54. Рассмотрение в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов обращений по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
10.55. Организация изучения сотрудниками территориального органа МВД России в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства и режима секретности.
10.56. Осуществление в пределах компетенции мероприятий по гражданской обороне, поддержанию мобилизационной готовности.
10.57. Осуществление иных функций, отнесенных в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами к компетенции подразделения делопроизводства и режима.
11. ПДиР территориального органа МВД России для решения возложенных на него задач и осуществления функций имеет право:
11.1. Вносить предложения руководству территориального органа МВД России о создании рабочих групп и комиссий по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
11.2. Подготавливать за подписью руководства территориального органа МВД России запросы и получать в установленном порядке от государственных и муниципальных органов, предприятий, общественных объединений, организаций, подчиненных органов внутренних дел и их должностных лиц необходимые для принятия решений по вопросам деятельности ПДиР сведения, справки, документы (их копии) и иную информацию.
11.3. Привлекать по поручению руководства территориального органа МВД России образовательные, научные организации системы МВД России и иные организации, а также ученых и специалистов, в том числе на договорной основе, для выполнения задач, возложенных на подразделение делопроизводства и режима.
11.4. Участвовать в организации проведения научных исследований по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
11.5. Пользоваться в установленном порядке базами данных органов, организаций и подразделений системы МВД России для решения задач, возложенных на подразделение делопроизводства и режима.
11.6. Проводить проверки деятельности подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России по вопросам, относящимся к компетенции ПДиР, и контролировать ход устранения выявленных недостатков.
11.7. Вносить предложения руководству территориального органа МВД России о постановке на особый контроль подчиненных органов внутренних дел, имеющих низкие результаты деятельности, а также о привлечении к дисциплинарной ответственности их руководителей.
11.8. Проводить по указанию или разрешению руководителя территориального органа МВД России совещания, рабочие встречи, научно-практические конференции и семинары.
11.9. Проводить в установленном порядке инструктаж руководителей подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
11.10. Использовать при выполнении возложенных на подразделение делопроизводства и режима территориального органа МВД России задач возможности государственных и муниципальных органов, общественных объединений и организаций, средств массовой информации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
11.11. Принимать участие в разработке и рассмотрении концепций, программ, инициатив граждан и общественных объединений по наиболее актуальным вопросам, относящимся к компетенции ПДиР.
11.12. Принимать участие в работе комиссий, создаваемых в территориальном органе МВД России в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД России.
11.13. Использовать в своей деятельности достижения науки и техники.
11.14. Осуществлять иные полномочия, предоставленные подразделению делопроизводства и режима территориального органа МВД России законодательными и иными нормативными правовыми актами.
IV. Организация и обеспечение деятельности подразделения делопроизводства и режима
13. Начальник (руководитель) подразделения делопроизводства и режима:
13.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью ПДиР и несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него задач и функций, реализацию предоставленных прав.
13.2. Распределяет обязанности (делегирует часть своих полномочий) между своими заместителями или наиболее подготовленными сотрудниками, осуществляет контроль за исполнением ими возложенных на них обязанностей, а также за своевременным исполнением поступивших в подразделение делопроизводство и режима документов и поручений по ним.
13.3. Утверждает положения о структурных подразделениях делопроизводства и режима.
13.4. Вносит в установленном порядке руководителю территориального органа МВД России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами и служебной необходимостью предложения об установлении внутреннего распорядка и режима работы ПДиР.
13.5. Организует и обеспечивает в пределах предоставленных нормативными правовыми актами МВД России прав подбор, расстановку, перемещение, профессиональную подготовку кадров, переподготовку и повышение квалификации сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников.
13.6. Вносит в установленном порядке руководителю территориального органа МВД России ходатайства и предложения:
13.6.1. По организации защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, конфиденциальной информации, а также по совершенствованию организации деятельности, отнесенной к компетенции подразделения делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
13.6.2. По аттестации сотрудников подразделения делопроизводства и режима.
13.6.3. О приеме на службу и увольнении из территориального органа МВД России, назначении, перемещении, временном отстранении, освобождении от должности сотрудников подразделения делопроизводства и режима.
13.6.4. О поощрении сотрудников подразделения делопроизводства и режима и наложении на них дисциплинарных взысканий, о представлении их к награждению государственными и ведомственными наградами, о присвоении специальных званий.
13.6.5. О направлении сотрудников подразделения делопроизводства и режима в служебные командировки.
13.6.6. О предоставлении отпусков сотрудникам подразделения делопроизводства и режима.
13.6.7. Об установлении сотрудникам подразделения делопроизводства и режима соответствующих надбавок и выплат.
13.6.8. По обеспечению необходимых условий для работы в соответствии с правилами техники безопасности и санитарно-гигиеническими нормами, а также для удовлетворения социально-культурных потребностей сотрудников ПДиР.
13.7. Организует защиту конфиденциальной информации и сведений, составляющих государственную тайну, в подразделении делопроизводства и режима.
13.8. Обеспечивает контроль за соблюдением режима секретности в обращении с документами, содержащими государственную и иную охраняемую законом тайну.
13.9. Осуществляет прием граждан, обеспечивает в пределах компетенции подразделения делопроизводства и режима своевременное и в полном объеме рассмотрение обращений, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.
13.10. Несет персональную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений и приему граждан, а также соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений в территориальном органе МВД России.
13.11. Осуществляет общее руководство морально-психологическим обеспечением ПДиР, участвует в проведении мероприятий морально-психологического обеспечения и несет личную ответственность за морально-психологическое состояние личного состава, состояние социально-психологического климата в служебном коллективе, эффективность профилактической и воспитательной работы с ним, состояние служебной дисциплины и законности в ПДиР.
13.12. Организует и обеспечивает в установленном порядке в подразделении делопроизводства и режима мероприятия по мобилизационной подготовке и мобилизации, а также выполнение мероприятий гражданской обороны.
13.13. Обеспечивает надлежащие условия сохранности материальных ценностей и технических средств, используемых подразделением делопроизводства и режима.
13.14. Вносит в установленном порядке кандидатуры сотрудников подразделения делопроизводства и режима в состав комиссий и рабочих групп.
13.15. Согласовывает в установленном порядке назначение кандидатов на должности руководителей или лиц, исполняющих их обязанности, подразделений делопроизводства и режима структурных и подчиненных подразделений территориального органа МВД России.
13.16. По поручению руководителя территориального органа МВД России организует, принимает участие и проводит служебные проверки и расследования.
13.17. Проводит совещания, рабочие встречи, принимает участие в семинарах и выставках по вопросам деятельности подразделения делопроизводства и режима.
14. Делопроизводство, мероприятия по обеспечению режима секретности, материально-техническое, финансовое, морально-психологическое и иное обеспечение подразделения делопроизводства и режима территориального органа МВД России осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами.
15. Возложение на подразделение делопроизводства и режима полномочий, не относящихся к защите сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, документационному обеспечению управления и работе с обращениями граждан и организаций, не допускается.
1. Предусмотренные настоящим Типовым положением задачи и функции включаются в положения о ПДиР территориального органа МВД России исходя из специфики его деятельности и объемов полномочий.
Зарегистрирован Минюстом России 22 марта 2018 года, регистрационный N 50460.