кассовый аппарат для чего предназначен
Контрольно-кассовая техника
Контрольно-кассовая техника (ККТ) – новое оборудование для произведения расчетов наличными и электронными средствами, оснащенное фискальной памятью. Кассовое оборудование включает полный персональный программно-технический комплекс. ККТ без договора и регистрации в ФНС не будет разрешена к применению.
Что изменилось в применении ККТ?
Кассовая отрасль не подвергалась реформированию более 10 лет, с начала введения ЭКЛЗ в 2004 году. Необходимость проведения модернизации кассовой техники обусловлена требованиями времени, развитием современных технологий и совершенствованием в стране средств передачи данных.
Федеральный Закон №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и расчетов с использованием электронных средств платежа» обязывает все предприятия на территории РФ принять новые требования и приступить к работе с использованием нового контрольно-кассового оборудования, осуществляющего обмен информации через сеть интернет.
К 2019 году все предприятия, проводящие торговые расчеты, или оказывающие услуги населению, должны осуществлять свою деятельность с применением новой ККТ.
При этом каждое предприятие с введением применения новой расчетной техники обязано заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), осуществляющем регулярный процесс передачи данных по кассовым
Применение ККТ
При осуществлении денежных расчетов в наличной форме или с использованием платежных карт, фиксирование денежных операций производится с применением современных электронных видов оборудования. Касса передает информационные данные ОФД, при этом фискальный накопитель зашифровывает и сохраняет информацию.
По областям применения кассовые аппараты подразделяются в использовании в зависимости от видов деятельности:
При этом каждое предприятие с применением новой расчетной техники обязано заключить договор с ОФД.
Переход на новый режим работы – это не только покупка или аренда онлайн кассы. Изменился полностью порядок работы. Для того, чтобы произвести регистрацию кассы, потребуется подключение к ОФД. Являясь важным передающим звеном в системе, ОФД несет ответственность за процесс сохранения и передачи данных.
Процесс этот будет осуществляться своевременно, исключаются задержки и исправления информационных данных. В каждом напечатанном чеке запланирована расширенная номенклатура товаров, и оборудование получает расширенные возможности эксплуатации.
Готовое решение с ККТ
Фискальный накопитель для ККТ
Фискальный накопитель – специальное устройство программных свойств в составе ККТ, обеспечивающее регулярную регистрацию и хранение итоговой расчетной информации.
Технические требования к моделям ФН зафиксированы в ФЗ №54 в редакции от 03. 07. 2017 года в ст. 4.1. срок действия ФН установлен на период не менее 13 месяцев, после истечения срока потребуется замена ФН, исчерпавшего рабочий ресурс, на новое устройство (сохранение фискального накопителя старого образца должно проводиться в течение периода 5 лет).
Новый порядок применения ККТ
Введения необходимы для
Хронология перехода на ККТ нового образца
Контрольно-кассовая техника в 2018 году является необходимой составляющей, обязательной к применению для значительного количества предприятий, но изменения будут проходить в постепенном режиме.
ИП, которые вправе не применять кассовые аппараты при проведении расчетов с наличными средствами и платежными картами, согласно ст.2 ФЗ№54 от 22.05. 03 – определены списком.
Новая схема передачи чеков
Изменения 290-ФЗ для ККТ от 3 июля 2016 года ст.2. Изложение в новой редакции «О внесении изменений в ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»».
Регистрация контрольно-кассовой техники
Для процесса регистрации ККТ необходимо:
С момента прохождения регистрации все операции, произведенные с кассового аппарата (расчеты по реализации товаров или за оказание услуг) будут фиксироваться и регулярно передаваться в ФНС через ОФД.
Перерегистрация и снятие с учета ККТ
При прекращении деятельности данной организации или выбытии из обращения данного кассового устройства, необходимо по правилам снять с учета ККТ. В каких случаях требуется перерегистрация контрольно-кассовой техники подробно описано в статье ОФД.ру
Кассовый аппарат для чего предназначен
В соответствии с российским законодательством:
Контрольно-кассовая техника (ККТ) – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
Такое определение дает нам Федеральный закон №54-ФЗ «О ПРИМЕНЕНИИ КОНТРОЛЬНО-КАССОВОЙ ТЕХНИКИ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ И (ИЛИ) РАСЧЕТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ СРЕДСТВ ПЛАТЕЖА» – главный в стране документ, который предписывает для бизнеса правила по работе с кассами.
Говоря простым языком, ККТ – это техническое устройство, которое регистрирует продажи, отправляет данные о продажах в ФНС России в режиме онлайн и печатает чек. Закон накладывает на такое устройство ряд обязательных требований. Соответствие модели ККТ этим требованиям проверяется уполномоченными организациями и структурами. После проверки модель вносится в специальный реестр ФНС России и начинает выпускаться серийно.
ВАЖНО! Если Вы намереваетесь купить кассу, убедитесь, что выбранная Вами модель находится в реестре контрольно-кассовой техники, допущенной к использованию Федеральной налоговой службой.
О терминах «касса», «ККМ», «онлайн-касса», «кассовый аппарат»
Контрольно-кассовая машина
Словосочетание контрольно-кассовая машина, или ККМ, фигурировало в законе о кассах, который действовал до 2003 года. Поэтому с тех пор аббревиатуру ККМ применяют наряду с терминами касса и кассовый аппарат.
Онлайн-кассы
Понятие онлайн-касса появилось после реформы в сфере применения ККТ в 2016 году. По этой реформе всем предпринимателям было предписано перейти на использование касс нового образца. Одной из главных особенностей новых касс стала функция по передаче чеков в ФНС России через Интернет в режиме онлайн. Так и родилось обиходное название онлайн-касса. Поэтому в широком смысле слова к онлайн-кассам (или, как иногда говорят, онлайн ККТ) относят модели ККТ нового послереформенного образца.
ККТ нового образца (или онлайн-кассы в широком смысле слова) принято разделять на онлайн-кассы (или онлайн-кассы в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Онлайн-кассы (в узком смысле слова) – это ККТ, которые могут работать автономно, без подключения к ПК или другой управляющей системе, и которые оснащены устройствами для ввода-вывода информации (клавиатура, дисплей, тач-скрин и тому подобное). Фискальные регистраторы самостоятельно работать не могут. Их необходимо подключить к рабочему места кассира (например, ПК) или управляющему серверу. Данные (товар, номенклатура, цена, кол-во и т.п.) будут поступать в фискальный регистратор извне. Регистратор проведет обработку данных, направит их в ФНС и распечатает чек.
ККТ – это единственный официальный термин. Касса, ККМ, кассовый аппарат – это синонимы ККТ. Все современные модели касс часто называют онлайн-кассами. Онлайн-кассы принято разделять на непосредственно онлайн-кассы (в узком смысле слова) и фискальные регистраторы. Они отличаются способами управления и ввода-вывода информации.
Что нужно знать владельцу ККТ по 54-ФЗ
54-ФЗ строго регламентирует порядок применения ККТ в России. На сегодняшний день можно сказать, что кассовую технику обязаны использовать все предприниматели, осуществляющие прием платежей за товары и услуги.
Выбор кассового аппарата
Первым шагом предпринимателю необходимо приобрести кассу. Рекомендуем, приобретать ККТ в авторизованных сервисных центрах и у партнеров производителей кассовой техники. Тем самым Вы обезопасите себя от приобретения некачественных изделий и купите кассу по самой низкой цене. В нашем центре Вам помогут подобрать модель кассы, которая будет максимально отвечать условиям ведения Вашего бизнеса и соотношению цена/качество.
Дополнительно приобретается так называемый фискальный накопитель – устройство для защиты и хранения фискальных данных.
Договор с оператором фискальных данных и настройка подключения
Следующее действие – это заключение договора с ОФД. ОФД – это Оператор фискальных данных, новая структура, предусмотренная законом 54-ФЗ и которая оказывает для налоговой службы услуги по сбору и обработке информации, поступающей с онлайн-касс. Сейчас в России зарегистрировано более 10 различных операторов ОФД. Выбор конкретного оператора владелец ККТ делает самостоятельно.
Затем надо установить фискальный накопитель в кассу, настроить ККТ и подключить ее к Интернету. Порядок настройки зависит от конкретной модели ККТ.
Регистрация
Далее необходимо зарегистрировать ККТ в ФНС. Доступна удаленная регистрация ККТ, без поездки в налоговую инспекцию с кассовым аппаратом. Для этого надо обзавестись электронной подписью, которая потребуется для работы в личном кабинете на сайте налоговой. Впрочем, зарегистрировать кассу можно и по старинке, приехав с кассой в отделение налоговой инспекции. По опыту, такой путь отнимет порядочное количество времени.
Периодическая замена ФН
Федеральный закон 54-ФЗ не оставляет выбора предпринимателю и требует проведения ряда действий по установке и использованию ККТ.
Онлайн ККТ – как это работает?
Опишем упрощенно схему работы ККТ. Покупатель осуществляет покупку. Кассир вводит данные о покупке в кассу. Фискальный накопитель, установленный в кассу, шифрует данные о продаже и передает их в ОФД. ОФД регистрирует полученные данные и возвращает в кассу квитанцию с подтверждением. После этого регистрация чека считается завершенной и кассовый аппарат выводит чек на печать.
Дополнительно в ККТ нового образца и ОФД предусмотрена возможность отправке чека в электронной форме на e-mail покупателя или на телефон через sms-сообщение.
В ОФД обеспечена возможность постоянного доступа к собранным данным со стороны ФНС России. Также данные о всех проведенных кассовых операциях хранятся на фискальном накопителе.
Все чеки, распечатанные на ККТ нового образца, снабжены QR-кодом. Данный QR-код позволяет покупателю проверить валидность чека через специальный сервис ФНС России (то есть покупатель может удостовериться, что регистрация покупки проведена через оператора ОФД). Печать «левых» чеков является грубейшим нарушением закона.
Фискальные данные и состав чека
Что требуется от кассира при работе с ККТ?
Все модели ККТ снабжены подробной инструкцией по работе с кассой. Специальных знаний и навыков для обучения работе на кассе не нужно. В зависимости от модели ККТ, научиться работать с кассой можно за период от нескольких минут до двух-трех часов.
Техническое обслуживание ККТ, включая первичную настройку устройства, перепрошивку кассы, замену ФН, лучше доверить специализированной организации. Несмотря на относительно несложные алгоритмы данных операций, они имеют ряд подводных камней и нюансов, не зная которые, можно «запороть» достаточно дорогой фискальный накопитель.
Как правильно выбрать онлайн-кассу для своего бизнеса в 2021 году?
В 2021 году практически не осталось бизнеса, который мог бы не применять онлайн-кассу. Последняя отсрочка заканчивается 1 июля, и теперь даже ИП без сотрудников, которые продают собственные изделия или собственноручно оказывают услуги, должны использовать ККТ. Исключения все равно есть, но их не так много, и об этом мы поговорим далее.
В этой статье предлагаем вам разобраться в предназначении разных типов онлайн-касс и понять, какая подойдет вашему бизнесу.
Что такое онлайн-касса
Россия перешла на онлайн-кассы в 2017 году. Приставка «онлайн» означает, что эти кассы в отличие от касс предыдущего поколения умеют сами передавать фискальные данные и делают это через интернет в момент расчета.
Кассы, которые использовались до 2017 года, записывали фискальные данные на специальный чип, ЭКЛЗ — электронную контрольную ленту защищенную. Эта лента не умела передавать данные дистанционно, поэтому владельцам касс приходилось самостоятельно или с помощью специальных центров технического обслуживания привозить кассу в налоговую и там снимать с ЭКЛЗ данные. Это было неудобно и ненадежно в плане защиты фискальных данных от искажения и обнаружения третьими лицами.
Сейчас в онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ — фискальный накопитель. Это тоже маленький чип, но он умеет больше:
В 2021 году любая касса — это онлайн-касса. Других быть не может.
Зачем нужна онлайн-касса
Согласно 54-ФЗ, любые расчеты между ИП или юрлицом с одной стороны и физлицом с другой стороны должны проходить через онлайн-кассу. Есть несколько исключений, о них ниже. Также касса нужна для расчетов наличными деньгами и банковскими картами между ИП или юрлицами.
Любая касса выполняет две роли:
Можно ли не использовать онлайн-кассу
Есть те, кто официально освобожден от применения онлайн-кассы, но их немного:
Со всеми исключениям можно познакомиться в статье 2 54-ФЗ. Все остальные ИП и юрлица обязаны применять онлайн-кассу. Если этого не сделать, можно получить штраф:
Если налоговая повторно заметит нарушение и сумма расчетов, не прошедшая по кассе, превысит 1 млн рублей, предприятие ждет приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Какие онлайн-кассы бывают
Кассовое оборудование делится на категории:
Рассмотрим каждый тип онлайн-касс подробнее.
Фискальные регистраторы
Фискальный регистратор выглядит как небольшая коробочка без дисплея, внутри которой спрятан печатающий механизм и фискальный накопитель. Своего графического интерфейса фискальный регистратор не имеет и отдельно не функционирует. Чтобы работать с ним, устройство нужно подсоединить к компьютеру: десктопу, ноутбуку, планшету, смартфону или специальному POS-компьютеру.
При этом на компьютере должно быть установлено кассовое ПО, которое и будет посылать фискальному регистратору команды на печать чека, запись данных в фискальный накопитель и их передачу в ОФД.
Принцип работы системы, включающей в себя фискальный регистратор:
Фискальный регистратор подходит для любой стационарной точки, где есть электропитание, нет минусовых температур и где можно расположить компьютер. Система на базе фискального регистратора позволяет гибко настраивать кассовое решение: подсоединять и убирать по мере необходимости периферийные устройства, использовать на компьютере кассовое и товароучетное ПО — поэтому оно особенно подходит тем, кто смотрит в сторону автоматизации бизнеса и хочет иметь задел для ее развития.
Устройства различаются по скорости печати чека, запасу прочности печатающей головки и наличию автоотреза чеков. Крупный и средний бизнес выбирают производительные фискальные регистраторы с автоотрезом, так как у них большой поток покупателей и нужно бороться с очередями на кассах.
Малый бизнес с небольшим потоком покупателей выбирает фискальные регистраторы с менее производительными печатными механизмами, без автоотреза и под узкий чек 44-57 мм (чтобы не переплачивать за чековые ленты в процессе эксплуатации).
Есть фискальные регистраторы с питанием от аккумулятора и беспроводными интерфейсами подключения, которые можно использовать в курьерских службах, такси, при оказании мобильных услуг.
Автономные онлайн-кассы
Автономная онлайн-касса — один из самых простых контрольно-кассовых аппаратов. Внешне он похож на калькулятор, имеет кнопки и небольшой экран. Касса может работать от внутреннего аккумулятора или сети, отправлять данные в ОФД через Wi-Fi или сим-карту. Такие устройства отлично подходят для микробизнеса, где нет товарной номенклатуры или она ограничивается сотней позиций. В большинство автономок можно загрузить номенклатуру и успешно с ней работать, но анализировать продажи и вести товароучет на них трудно: их функциональность в этом плане сильно ограничена.
Автономные кассы как правило не могут полноценно работать с маркировкой: максимум, на них можно продавать маркированный товар, а вот для приемки придется обустраивать отдельное рабочее место с компьютером и 2D-сканером. АТОЛ 91Ф, АТОЛ 91Ф Lite и АТОЛ 92Ф поддерживают работу с маркировкой в части выбытия кода маркировки при продаже.
Смарт-терминалы
Смарт-терминал внешне представляет собой планшет с сенсорным экраном и со встроенным принтером чеков. По размеру как автономная онлайн-касса, а по функциональности ближе к POS-системам на базе фискального регистратора.
Кассовая программа и фискальный накопитель зашиты в корпусе смарт-терминала, а личный кабинет для учета товара и управления бизнесом находится в облаке и доступен с любого устройства по паролю.
Смарт-терминалы могут работать как через проводной интернет, так и через Wi-Fi или сим-карту. К ним легко подключить периферийные устройства, например, банковский терминал, сканер штрихкодов, денежный ящик.
Смарт-терминалы SIGMA от АТОЛ созданы специально для сферы услуг, общественного питания, предприятий торговли малого и микробизнеса. SIGMA позволяет вести аналитику по продажам, доходам и расходам, контролировать эффективность работы сотрудников, вести товароучет, создавать акции, скидки и бонусные программы, собирать отзывы клиентов и даже рассылать СМС.
Мобильные онлайн-кассы
По своей конструкции мобильная онлайн-касса может быть фискальным регистратором, который работает с софтом на телефоне, самостоятельным смарт-терминалом или автономкой.
Такая касса прекрасно подходит для выездной торговли (некоторые аппараты даже выдерживают морозную погоду), курьерских служб и служб доставки (цветов, лекарств, еды).
Онлайн-кассы с интегрированной банковской частью
Это онлайн-касса со встроенным эквайрингом: в ней уже есть все для приема оплаты картами. Она может быть и стационарной, и мобильной. Чаще всего такие кассы используют курьеры, а также предприниматели, осуществляющие торговлю вне помещений.
Выбирая такое решение, необходимо помнить, что в случае выхода из строя банковской части перестает работать все устройство. Этим кассы с интегрированной банковской частью сильно проигрывают системам, где касса и эквайринговый терминал разнесены.
Облачные кассы
Некоторым предпринимателям закон разрешает использовать облачные кассы. Это когда у вас одна касса обслуживает сразу несколько мест расчетов, а сама она при этом находится в ЦОД (центре обработки данных) облачного сервиса. Вы не храните и даже не владеете кассой — вы ее арендуете и пользуетесь как онлайн-сервисом с любого устройства или подключаете ее по API к платежной форме своего сайта.
В каких ситуациях можно применять облачную онлайн-кассу:
Главные преимущества облачной онлайн-кассы:
АТОЛ Онлайн хранит облачные кассы в собственных дата-центрах с уровнем надежности Tier III — 3 уровне из 4 возможных, согласно международному стандарту надежности и отказоустойчивости центров обработки данных TIER Standard of Topology Uptime Institute.
В помещении дата-центра АТОЛ Онлайн поддерживается оптимальная температура, работают резервные источники питания и резервные выходы в интернет, действует строгий пропускной режим. В таких условиях облачные онлайн-кассы крайне редко выходят из строя, но если такое случится, дежурные инженеры восстановят их работоспособность за 20 минут.
Самостоятельно выстроить такой уровень надежности и отказоустойчивости работы онлайн-касс может позволить себе только очень крупный бизнес. Для большинства предпринимателей и компаний, которые ведут свой бизнес в интернете, доставляют товары или дистанционно оказывают услуги, проще и выгоднее передать все издержки по обеспечению работоспособности онлайн-кассы стороннему облачному сервису. У АТОЛ такой сервис называется АТОЛ Онлайн.
Как понять, что онлайн-касса соответствует 54-ФЗ
54-ФЗ обязывает предпринимателей использовать только те онлайн-кассы, которые входят в реестр контрольно-кассовой техники. Этот список ведет Федеральная налоговая служба. Загляните в него перед покупкой онлайн-кассы, чтобы узнать:
Каждая касса включается в реестр на основании отдельного приказа ФНС. Все кассы АТОЛ были включены в этот документ и имеют официальное подтверждение соответствия требованиям 54-ФЗ.
Критерии выбора кассы
Место расчетов. Если место расчетов находится за пределами вашего предприятия — например, ваши клиенты оплачивают товары и услуги на вашем сайте или оплату с них берет ваш курьер, — вы имеете право применять облачную кассу. Если у вас офлайн-торговля, общепит или вы оказываете услуги на территории предприятия, облачная касса вам не подойдет.
Автоматизация бизнес-процессов. Некоторые предприниматели хотят просто продавать: все, что им нужно — соблюдать требования 54-ФЗ. В таком случае достаточно автономной онлайн-кассы. Но если вы из тех предпринимателей, которые постоянно анализируют ассортимент и ведут строгий товароучет, думают над оптимизацией бизнес-процессов и измеряют эффективность сотрудников, вам понадобится смарт-терминал или решение на базе фискального регистратора.
Габариты онлайн-кассы. Если у вас маленький павильон на рынке или торговом центре, вам подойдут автономные онлайн-кассы или смарт-терминалы. Если у вас площадь позволяет установить на прилавке компьютер, можно рассмотреть фискальный регистратор.
Температура эксплуатации. Самые морозостойкие — автономные онлайн-кассы. Если вы торгуете на улице или в неотапливаемом помещении, выбираете автономки: некоторые из них выдерживают до минус 10 градусов.
Маркировка. Если вы торгуете маркированным товаром и хотите его на кассе как принимать, так и продавать, выбирайте решение на базе фискального регистратора или смарт-терминал. Автономная онлайн-касса позволит только продать маркированный товар.
Наличие аккумулятора. Для развозной или рыночной торговли важно, чтобы онлайн-касса работала без подключения к электросети. Все мобильные и автономные онлайн-кассы оснащены встроенным аккумулятором. На смарт-терминалах тоже есть аккумуляторы, но они как правило рассчитаны на пару часов работы без электросети: например, чтобы выйти к гостям ресторана и рассчитать их. Фискальные регистраторы, если они не относятся к типу мобильных, не работают от аккумулятора.
Какая нагрузка на торговую точку. Если у вас большой поток покупателей, например, супермаркет, то лучше рассмотреть фискальный регистратор: за счет передачи многих функций кассовой программе, использующей мощности компьютера, он работает быстрее. Если поток покупателей средний или маленький, подойдет смарт-терминал. Для небольшого потока покупателей подойдет автономная онлайн-касса.
Как работает онлайн-касса: инструкция для чайников
Начиная с февраля 2017 года предпринимателей обязали установить кассы, функционирующие онлайн. Поэтому у тех, кто только начинает привыкать к нововведению, возникает масса вопросов. Из чего состоит касса онлайн и в чём её отличия от привычной ККТ?
Что представляет собой новое оборудование
Онлайн-касса — небольшой по размеру аппарат, оборудованный фискальным накопителем, который посредством интернета передаёт в налоговую данные о расчётных операциях. Также новое оборудование включает устройство для печати чеков и сетевую карту для подключения к интернету. На корпусе аппарата имеются кнопки управления и разъёмы для подключения к кабельному интернету или беспроводному.
Основным пользователем такого аппарата на любой торговой точке является кассир. Он и принимает все решения касательно применения техники при проведении расчётов с покупателями. К приему платежей допускаются только сотрудники, изучившие правила эксплуатации онлайн-кассы. Они же отвечают за сохранность и исправность техники.
Онлайн-касса — принципы работы
Работу с такой кассой продавец начинает с получения чековой ленты и других необходимых аксессуаров для работы кассы. Утром кассир открывает смену, выгоняя соответствующий отчёт. Этот отчёт, как и прочие документы, в электронном формате передаётся оператору фискальных данных. В нём отражены данные о самом устройстве и о работнике, открывшем смену.
Рассчитывая покупателя, кассир вводит на клавиатуре сумму и нажимает кнопку для выхода чека. Берет от покупателя деньги и готовит сдачу. Затем отдаёт сдачу покупателю вместе с распечатанным чеком. Указанная в нём сумма также отправляется ОФД. Оператор проверяет поступившие данные и подтверждает их получение. Он же посылает сведения в налоговую службу, где они хранятся в течение нескольких лет. Весь этот процесс занимает по времени всего 3—5 секунд, поскольку система передачи данных и схема работы кассы онлайн — процедуры автоматизированные.
Требования к онлайн-кассам
При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:
Печать бумажных чеков не требуется только для интернет-торговли, поскольку она подразумевает отправку чеков в электронном формате.
Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов
Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.
Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.
Подключение и модернизация
Как работает касса онлайн, мы рассмотрели. Теперь уделим внимание вопросу о том, как подключить новое оборудование. Чтобы не нарушать закон, первым делом нужно зарегистрировать кассу в реестре ФНС и обеспечить её бесперебойное соединение с сетью интернет. Также потребуется подключение к оператору фискальных данных.
Предприниматели имеют возможность не покупать новое устройство, а модернизировать уже имеющуюся кассовую технику, за исключением совсем «древних» аппаратов. Многие современные модели позволяют подключить их к сети интернет и имеют вход для фискального накопителя. Модернизация обходится дешевле по сравнению с приобретением новых устройств.
Принцип работы онлайн-кассы (пошагово)
Чтобы получить от кассира электронный чек, покупатель должен предоставить информацию: номер своего личного телефона или e-mail. Данные в отправленной покупателю ссылке можно расшифровать, просканировав QR-штрихкод, содержащийся в чеке. Чтобы это сделать, в смартфоне нужно установить специальное мобильное приложение.
При взаимодействии с онлайн-кассой нужно быть очень внимательным. Деятельность индивидуальных предпринимателей и торговых организаций строго контролируется налоговой службой, поэтому нельзя допускать ошибки. Это может вызвать нежелательные вопросы со стороны инспекторов или спровоцировать выездную проверку. Если чек сформирован с ошибками, данные уйдут в контролирующие органы и изменить их будет нельзя. В этом случае поможет процедура оформления возврата товара, которая также будет передана в ФНС. Ошибочные чеки рекомендуется некоторое время сохранять, поскольку их может потребовать налоговая служба при проверке.
В начале рабочего дня, когда кассир открывает смену, в отчёте указываются дата, время и Ф. И. О. сотрудника. По окончании рабочего дня также необходимо провести процедуру закрытия смены. В этот момент в ОФД поступает информация о количестве чеков, сумме проведённых за день операций и их видах (безналично осуществлялся расчёт или наличными деньгами). Если у нового сотрудника возникли вопросы касательно онлайн-кассы, он может найти большинство ответов на них в прилагаемой к аппарату инструкции. Чтобы процесс использования стал ещё более понятным, можно посмотреть в интернете видео по работе с такой кассой или обратиться за помощью к специалистам. Например, в компанию «ККТ Астрал», реализующую доступную по цене контрольно-кассовую технику и предлагающую грамотное техническое обслуживание.
Памятка для кассира
При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны специально обучаться работе с новой кассой и получать на руки должностную инструкцию. Чтобы избежать проверок и штрафов, необходимы правильный расчет покупателей, обязательная выдача чеков и внимательная работа с деньгами. Кроме того, нужно знать, как грамотно урегулировать споры с покупателями и уметь оформлять возврат товара и денег. Нельзя допускать присутствия у кассового аппарата посторонних лиц, не имеющих допуска к работе с ним, и оставлять своё рабочее место без присмотра. Следует своевременно заменять чековую ленту. Открытие и закрытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.
Кассир несёт ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники. В случае поломки или нестабильности в работе устройства он обязан немедленно сообщить об этом руководству. При допущении ошибок в работе с онлайн-кассой руководство может налагать штрафы на сотрудника в соответствии с внутренним регламентом компании.
Нет повода для беспокойства: научиться работать с новым оборудованием достаточно легко и просто. Для продавцов и покупателей при применении онлайн-касс процесс торговли не сильно изменится. Процесс обмена информацией с контролирующими органами проходит незаметно, поэтому внешне продажа товаров выглядит как обычно.