счет 208 в бюджетном учете для чего используется
Счет 208 в бюджетном учете для чего используется
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Подотчетному лицу (сотруднику) автономного медицинского учреждения необходимо возместить денежные средства за материальные ценности, купленные за собственные наличные средства.
Как правильно в бухгалтерском учете отразить данную хозяйственную ситуацию? Какие документы необходимо оформить?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В ситуациях, когда сотрудник автономного учреждения приобретает материальные ценности путем наличного расчета за счет собственных средств необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет. В бухгалтерском учете учреждения расчеты с сотрудником в подобных случаях можно отражать как с применением счета 208 00, так и с использованием счета 302 00, в зависимости от того, какой вариант учета будет закреплен в учетной политике.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Отчет по полученному авансу (для бюджетной сферы).
*(2) Если в 22, 23 разрядах номера счета учета здесь и далее указано «ХХ» или «Х», а также в 24-26 разрядах указано «ХХХ», то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, а также коды КОСГУ, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Энциклопедия решений. Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для бюджетной сферы)
Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для госсектора)
ГАРАНТ:
Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора
Внимание
Поэтому в учетной политике госучреждения желательно урегулировать вопрос о том, кто будет считаться подотчетным лицом в целях организации бухгалтерского учета. Например, может быть принято решение, что на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» подлежат отражению только расчеты по авансам, выданным сотрудникам (работникам) госучреждения, а если физическое лицо состоит с госучреждением в гражданско-правовых отношениях, то расчеты по предоставленным ему авансам учитываются на счете 206 00 «Расчеты по выданным авансам».
Денежные средства (документы) выдаются под отчет на основании решения (распоряжения) руководителя организации госсектора, принимаемого на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, цель и срок, на который он выдается, а также подпись руководителя и дату (п. 213 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У).
В целях оптимизации документооборота и упорядочения выдачи денежных средств под отчет в рамках формирования учетной политики руководителем госучреждения отдельным приказом (распоряжением) могут быть, в частности, определены:
1) перечень должностных лиц, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов;
2) сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет;
3) сроки выдачи подотчетных сумм на основании оформленных в установленном порядке заявлений;
4) порядок определения размеров подотчетных сумм, предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление отдельных видов расходов;
5) сроки предоставления авансовых отчетов и окончательных расчетов по таким отчетам;
6) возможность (порядок) расчетов с подотчетными лицами с применением различных банковских карт;
7) порядок выдачи подотчетных сумм в конце финансового года, а также порядок предоставления авансовых отчетов по данным суммам.
Желательно, чтобы с положениями подобного документа все сотрудники госучреждения были ознакомлены в установленном в организации порядке.
Внимание
Выдача наличных денег под отчет сотруднику может осуществляться только после полного погашения им задолженности по ранее полученным под отчет суммам наличных денег (п. 6.3 Указания N 3210-У). Пункт 214 Инструкции N 157н допускает увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета, а Авансовый отчет (ф. 0504505) содержит строку для отражения остатка по ранее выданному авансу. Однако Инструкция N 157н и Приказ N 52н регулируют единый порядок ведения бухгалтерского учета в организациях госсектора, но не порядок ведения кассовых операций.
При этом не может рассматриваться в качестве нарушения требований действующего законодательства выдача подотчетной суммы сотруднику, который еще не предоставил отчет по ранее полученным денежным документам.
Выдача из кассы денежных средств под отчет производится по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) (п. 167 Инструкции N 157н, п.п. 6, 6.3 Указания N 3210-У).
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам может применяться Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), к которой оформляется один (общий) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
— на заработную плату;
Выдача под отчет денежных документов также оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с отметкой «Фондовый» (п. 170 Инструкции N 157н).
Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (службу), обязано представить Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У).
Проверенные бухгалтерией Авансовые отчеты (ф. 0504505) утверждаются руководителем учреждения.
Сумма утвержденного по авансовому отчету перерасхода отражается на соответствующих аналитических счетах счета 208 00 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. Выплата перерасхода осуществляется по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002). Прием остатка аванса (возврат аванса) от подотчетного лица кассиром оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и Квитанцией (ф. 0504510) (п. 167 Инструкции N 157н, п. 5 Указания N 3210-У).
Внимание
Положения п. 6.3 Указания N 3210-У не содержат прямого запрета на передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. До 2012 года в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещалась. Запрет на передачу выданных под отчет средств одним лицом другому во избежание возможных злоупотреблений, а также претензий со стороны контролирующих органов может быть установлен локальным актом организации госсектора (в частности, учетной политикой).
Сотрудникам госучреждений могут предоставляться авансы в иностранных валютах (телеграмма Минфина России от 10.12.2013 N 02-06-007/54200). Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет. Переоценка задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранной валюте производится на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат. При этом переоценка обязательства перед подотчетным лицом по утвержденному перерасходу осуществляется на дату совершения операций по его оплате и на отчетную дату (п. 215 Инструкции N 157н).
Пример
Сотрудник казенного учреждения направлен в командировку и получил в кассе аванс на осуществление дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, в сумме 1 000 руб., а также для найма жилого помещения в сумме 5 500 руб.
По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, согласно которому причитаются к выплате суточные в сумме 1 200 руб., а расходы на оплату проживания составили 4 400 руб. Отчет утвержден в установленном порядке. Произведен окончательный расчет с сотрудником.
Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм
Автор: Алексеева М., эксперт журнала
В статье рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся порядка выдачи и расходования подотчетных сумм. Кто вправе получать деньги под отчет? Как оформить их выдачу? Как отчитаться по полученным под отчет суммам? Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами? Как вести учет расчетов с ними? Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте? Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Кто вправе получать деньги под отчет?
Получать денежные средства под отчет вправе:
физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий, участия в различного рода мероприятиях, например учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица (Письмо Минфина РФ от 13.12.2019 № 02-06-10/97995).
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
Как оформить выдачу денег под отчет?
Выдача денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н[1]).
Оформлять распорядительный документ учреждения допускается на несколько выдач наличных денег одному или нескольким
подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У[2]).
Выдавать денежные средства подотчетному лицу в случае, если оно не отчиталось за полученную ранее подотчетную сумму, запрещено (п. 214 Инструкции № 157н).
Как отчитаться по полученным под отчет суммам?
Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Проверку авансового отчета, его утверждение руководителем учреждения и окончательный расчет по авансовому отчету следует осуществлять в срок, установленный руководителем.
Отметим, что если денежные средства выдаются под отчет на командировочные расходы, окончательный расчет по выданному авансу подотчетное лицо должно произвести после возвращения из командировки в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения № 749[3]).
Порядок заполнения авансового отчета установлен Приказом Минфина РФ № 52н[4]. В нем говорится, что авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.
Подотчетное лицо отражает на лицевой стороне отчета информацию о себе, на оборотной – фактически израсходованные суммы и оправдательные документы:
в графе 1 – номера документов (расходов) по порядку;
в графах 2 – 4 – даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.) либо наименование расхода (например, суточные);
в графах 5 – 6 – суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Оправдательные документы нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (ф. 0504505).
При получении авансового отчета (ф. 0504505) от подотчетного лица бухгалтер выдает ему расписку (отрезная часть формы). Он заполняет документ в своей части: графы 1 – 3 лицевой стороны отчета и графы 7 – 10 оборотной стороны, содержащие сведения о принимаемых к учету расходах и бухгалтерские записи.
Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н).
Приказом Минфина РФ № 52н также установлено применение формы отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) в виде электронного документа в случае, если:
ведение бюджетного учета (начисление работникам зарплаты и иных выплат) по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа власти или местной администрации передано в рамках централизации полномочий;
такие требования установлены в учетной политике учреждения.
Какой счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется казенными учреждениями на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н, п. 83 Инструкции № 162н[5]).
Группировка расчетов на указанном счете осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных бюджетной сметой, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
50 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям бюджетам»;
60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
В 1 – 17-м разрядах счета 0 208 00 000 указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).
Согласно п. 13.6.7, 14.6.7 Порядка № 209н расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением подстатей КОСГУ:
567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета (п. 217 Инструкции № 157н).
Если работники учреждения осуществили расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000, так и на сче-
те 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина РФ от 30.09.2011 № 02-06-05/4406).
Как вести учет расчетов с подотчетными лицами?
Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке (с применением зарплатной карты работника или карты учреждения, выданной ОФК).
В соответствии с положениями Инструкции № 162н для отражения в бюджетном учете таких расчетов применяются следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы наличные денежные средства, денежные документы под отчет из кассы учреждения
Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту работника
Перечислены подотчетные суммы на карту учреждения и получены через банкомат подотчетным лицом
Приняты к учету расходы согласно авансовому отчету
Внесены неиспользованные остатки подотчетных сумм:
– в кассу учреждения
– на лицевой счет с использованием карты учреждения
Выдана (перечислена) сумма перерасхода по авансовому отчету:
– из кассы учреждения
– на зарплатную карту работника
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
** Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
Казенное учреждение направило в командировку на 5 дней 10 работников. Из кассы им были выданы суточные в размере 5 000 руб. и деньги на проживание в гостинице – 20 000 руб. Проезд оплачен учреждением в безналичном порядке по договору, заключенному с перевозчиком. Расходы на проезд составили 30 000 руб. Проездные билеты приняты к учету в качестве денежных документов и перед поездкой выданы работникам.
В бюджетном учете составлены следующие корреспонденции счетов:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Выданы работникам под отчет из кассы учреждения:
– деньги на оплату гостиницы
Перечислена перевозчику плата за проезд
Приняты к учету проездные билеты
Выданы под отчет проездные билеты работникам
Приняты к учету расходы:
– на выплату суточных
– на проживание в гостинице
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Казенное учреждение перечислило на зарплатную карту работника денежные средства в сумме 20 000 руб. на покупку спортивного инвентаря. Средства были израсходованы полностью. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Спортивный инвентарь учтен в составе объектов основных средств.
В бюджетном учете указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены подотчетные суммы на зарплатую карту работника
Отражены на основании авансового отчета вложения в приобретенный объект основных средств – спортивный инвентарь
Принят к учету спортивный инвентарь
На банковскую карту казенного учреждения, выданную работнику, перечислены подотчетные денежные средства в размере 5 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Работник снял с карты всю сумму через банкомат и приобрел канцтовары на сумму 4 950 руб. Неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внесен на карту через банкомат и зачислен на лицевой счет учреждения.
При перечислении денежных средств на карту учреждения должны соблюдаться требования правил, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н.
Расчеты с подотчетным лицом по приобретению канцтоваров с применением этой карты отразятся в бюджетном учете следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены на карту учреждения подотчетные суммы на оплату канцелярских товаров
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованной подотчетной суммы
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту
* Одновременно делается запись по забалансовому счету 17.
* * Одновременно делается запись по забалансовому счету 18.
Какие особенности учесть при выдаче аванса в иностранной валюте?
При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет (п. 215 Инструкции № 157н, п. 6 СГС «Влияние изменений курсов иностранных валют»[6]).
Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса в случае его возврата подлежит переоценке по курсу на дату возврата (п. 215 Инструкции № 157н).
Курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, признаются в бюджетном учете в составе финансового результата текущего финансового года с отнесением:
положительной курсовой разницы – на увеличение расчетов в иностранной валюте;
отрицательной курсовой разницы – на уменьшение расчетов в иностранной валюте.
Согласно п. 84 Инструкции № 162н положительная (отрицательная) переоценка выданных под отчет средств в иностранной валюте отражается по дебету (кредиту) соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту (дебету) счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств».
Как отразить операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо?
Исходя из положений п. 84, 124 Инструкции № 162н и разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304, расходы на приобретение полиса ОСАГО через подотчетное лицо отразятся в бюджетном учете следующими проводками:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приобретен полис ОСАГО через подотчетное лицо*
Отнесена на расходы будущих периодов сумма расчетов по приобретению полиса ОСАГО*
Отражено отнесение расходов будущих периодов:
– на себестоимость готовой продукции, выполнение работ, услуг
– в состав расходов текущего финансового года
* Согласно Письму Минфина РФ № 02-07-05/4304 операции по приобретению полиса ОСАГО через подотчетное лицо и отнесению данных расчетов на расходы будущих периодов отражаются одновременно.
В статье рассмотрены основные правила оформления взаимоотношений с подотчетными лицами и отражения расчетов с ними на счетах бюджетного учета. Выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание.
Подотчетные суммы могут выдаваться работникам учреждения, а также иным физическим лицам, привлекаемым к выполнению определенной работы, отдельных полномочий, участию в различных мероприятиях, в том числе по договорам гражданско-правового характера.
Выдача денежных средств под отчет осуществляется по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам. При организации в учреждении электронного документооборота применяется форма отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Представить авансовый отчет (ф. 0504505) в бухгалтерию и произвести окончательный расчет с работником необходимо в срок, установленный руководителем. Если деньги выдавались на командировочные расходы, то отчитаться об израсходованных суммах следует в течение трех рабочих дней.
Учет расходов с подотчетными лицами необходимо вести на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000.
При выдаче аванса в иностранной валюте учет задолженности подотчетного лица должен одновременно вестись в этой валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[4] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
[5] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
[6] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. Приказом Минфина РФ от 30.05.2018 № 122н.