суммарная книга библиотеки образец заполнения
Как правильно заполнять книгу суммарного учета библиотечного фонда: образец заполнения
Для того чтобы получить точные сведения о величине, составе и изменениях книжного фонда, осуществляется регистрация в учетной форме всех видов документов партиями. Такой учет называется суммарным.
Одним из важных документов, который используется для фиксирования движения носителей информации, является Книга суммарного учета библиотечного фонда. Образец ее заполнения представлен в статье.
Все документы, регистрирующиеся в Книге, предоставляются на материальных носителях различного характера.
Особенности ведения
Книга суммарного учета библиотечного фонда может быть представлена в различных модификациях. Но, как правило, практически все они разрабатываются на основе двух принципов: обязательности и разрешительности.
Принцип обязательности заключается в том, что все показатели должны соответствовать требованиям Росстата РФ, Минобрнауки РФ, Министерства культуры.
Если говорить о принципе разрешительности, то его суть заключается детализации показателей, которые устанавливаются в зависимости от организационно-технологической целесообразности.
Вся информация, касающаяся движения, фиксируется в трех взаимосвязанных частях КСУ. В первой из них отмечаются поступления, во вторую вносятся выбывающие документы и в последней фиксируются итоги движения на конец отчетного периода.
Книга суммарного учета библиотечного фонда образец в Системе Культура
Методика заполнения первой части КСУ
Документы, которые поступают в библиотеку из любых источников комплектования, сопровождаются товарной накладной или актом. Первичная документация является основой для осуществления регистрации каждой поступившей партии в данной части Книги СУ.
Сведения о поступлениях выражаются в различных показателях
Некоторые из них можно увидеть в представленном образце КСУ библиотеки для слабовидящих:
Учет других показателей осуществляется исходя из структуры библиотечного фонда и специфики самого учреждения культуры.
В книге суммарного учета может быть представлен раздел «Документы, принятые на баланс».
В графах данного раздела указывают количество поступающих по первичному учету документов, которые принимаются бухгалтерией к учету как основные средства.
При этом не учитывается ни источник поступления, ни сроки полезного использования. Исключение составляют только периодические издания. Также в данном разделе обозначается и стоимость поступивших документов.
В соответствии с нормативными документами в Книгу может включаться раздел «Документы, принятые на забалансовый учет», в котором учитываются периодические издания, входящие в состав библиотеки, вне зависимости от стоимости.
Графы раздела включают:
Стоит заметить, что и первый, и второй разделы не включают учет документов в названиях. Главная причина заключается в том, что денежное измерение касается экземпляров изданий, которые являются материальными объектами бухучета.
Раздел «По видам документов» может состоять из нескольких подразделов, а именно:
Книга суммарного учета библиотечного фонда раздел «По целевому назначению» показатели, касающиеся видов документов, которые используются для отчетности:
Если в состав библиотеки входят редкие книги и рукописи, то учреждение вправе вести отдельный регистр суммарного учета.
Выбытие документов
Все данные, касающиеся выбытия документов из библиотеки, отражаются во второй части Книги, образец которой можно найти на сайте. При этом в обязательном порядке должна указываться причина исключения.
Если учет и контроль касается списанных изданий, то для этого используются такие показатели, как «Сдано в макулатуру», «Продано» или «Передано». После списания документов составляется акт, который утверждается руководителем учреждения и фиксируется в Книге СУ.
Все графы второй части аналогичны графам первой части и заполняются по той же методике.
К примеру, в разделе «Документы, принятые на сбалансированный учет» фиксируется выбытие раннее принятых документов. При этом отражается их стоимость, по которой они были приняты к забалансированному учету.
Раздел «Причины исключения» включает в себя дифференцированные сведения, касающиеся причин выбытия из библиотеки.
Итоговые данные движения
Последняя часть КСУ включает в себя итоговые данные на конец отчетного периода по объему, составу и движению библиотечного фонда. Методика ее заполнения соответствует методике ведения двух первых частей.
Итоги поступления и выбытия подводятся ежеквартально и фиксируются в этой части Книги. На их основании подводятся результаты движения за год.
Образец листа инвентарной книги:
Материал проверен экспертами Актион Культура
Ведение «Книги суммарного учета библиотечного фонда»
Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет).
Записи в книгу производятся от руки, производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.
Книга суммарного учета состоит из трех частей:
Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером.
Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера.
В графе 2 указывается номер и дата сопроводительного документа.
В графе 3 кратко указывается источник поступления изданий: книжный магазин, областная библиотека, отдел комплектования и т. д.
В графе 4 указывается номер или дата сопроводительного документа.
В графе 5 указывается общее количество поступления( т. е. книг и брошюр вместе).
В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в журнал регистрации.
В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в журнал регистрации
В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости.
Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию
В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио- и видеокассеты).
В графе 11 учитываются издания общественно-политических наук отделы: 60, 63, 65, 66, 67, 68, 70/79 (кроме 75) 86, 87, 88, 9
В графе 12 учитываются издания естественных наук отделов:22, 24, 5,
В графе 13 учитываются издания по техническим наукам отделы:3
В графе 14 ведется учет изданий сельскому хозяйству отделы: 4
В графе 15 ведётся учёт изданий по искусству и спорту отделы: 75, 85
В графе 16 учитывается художественная литература: 84
В графе 17 литература для детей: Д
В графе 18 учёт литературы по языкознанию и литературоведению отделы: 80/83
Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18- сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5
Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц), листовки (объем до 4 стр.).
Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.
В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине (устарелости, ветхости, утери читателями).
По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.
Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.
Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.
По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в журнал регистрации, должны соответствовать данным бухгалтерии.
Книга суммарного учета библиотечного фонда
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Каждая библиотека образовательного учреждения должна вести точный учет своего книжного фонда.
Разделы Книги суммарного учета библиотечного фонда :
Часть 1. Поступление в библиотечный фонд
Часть 2. Выбытие избиблиотечного фонда
Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Каталожная карточка
3 руб.
Инвентарная книга (библиотечная)
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Документация в школьной библиотеке (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 |
Регистрировать утерянные учебники и принятые взамен от читателей учебные книги можно в единой «Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных», а можно вести отдельную «Тетрадь учета замены учебников» по схеме:
Фамилия и инициалы ученика
Автор, название утерянного учебника
Автор, название учебника, принятого взамен
Еще один важный документ, не связанный с финансами, но упрощающий библиотекарю ведение отчетности обслуживания читателей. Это «Дневник работы библиотеки» (см. электронную версию Дневника).
В библиотеке целесообразно вести еще несколько документов, чтобы содержать отчетность в порядке:
1. Тетрадь или реестр сдачи документов в бухгалтерию.
2. Папка с актами выбытия литературы.
3. Папка с копиями накладных и счетов, сданных в бухгалтерию.
4. План работы библиотеки.
5. Положение о библиотеке.
6. Правила пользования библиотекой.
Вот основные документы, которые должны быть в каждой библиотеке. Если у вас еще что-то не налажено, не откладывайте эти проблемы на потом. Лучше сразу потратить несколько дней на приведение документации в порядок, чтобы затем вести учетную и другую документацию согласно принятым нормативам.
Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда
В целях сохранности библиотечного фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений 24 августа 2000 г. Министерство образования РФ издало приказ № 000 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства культуры России от 01.01.2001 г. № 000.
«Инструкция…» определяет общие правила учета документов. Однако библиотеки образовательных учреждений вообще, и библиотеки образовательных учреждений Зеленоградского округа в частности, имеют ряд особенностей учета, связанных с учетом учебной, многоэкземплярной литературы и др. изданий, а также с учетом результатов деятельности библиотекаря (Дневник работы, журнал учета библиотечно-библиографических справок)
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
1. Книга суммарного учета учебного фонда
2. Картотека учебников
3. Журнал выдачи учебников
4. Книга суммарного учета библиотечного фонда
5. Инвентарная книга
6. Журнал безинвентарного учета
7. Журнал учета нетрадиционных носителей информации
8. Папка актов движения фондов
9. Папка актов о проведении инвентаризации
10. Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
11. Тетрадь учета подарочных изданий
12. Дневник работы школьной библиотеки
13. Журнал учета библиотечно-библиографических справок
14. Журнал учета ведения библиотечных уроков
15. Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Порядок учета движения фондов
При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.
Фонд учебной литературы включает в себя:
3. Сборники задач и упражнений
6. Дидактические материалы
7. Атласы и контурные карты
Библиотечный фонд включает в себя:
1. Литература по различным отраслям знаний
2. Художественная литература
3. Литература энциклопедического и справочного характера
4. Методическая литература
Учет поступлений учебной литературы:
· Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
· Журнал учета учебников
· Журнал выдачи учебников
1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.
Примечания
Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».
Пример записи в «Журнале учета учебников»
18.02.2005 г., накл. № 000, ЭКСМУиК
№ 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)
Примечания
Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования.
Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников»
3 шаг — Картотека учебников
Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.
Образец учетной карточки для картотеки учета учебников
№ записи в книге суммарного учета
№ акта и дата выбытия
Примечания
При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.
Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)
В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т. д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.)
При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т. д.
Учет поступлений библиотечного фонда
· Книга суммарного учета библиотечного фонда
· Журнал безынвентарного учета
· Журнал учета нетрадиционных носителей информации
· Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
· Тетрадь учета подарочных изданий
1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, кол-ве экз., сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.
Примечания
В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.
В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок из ЭКСМУиК, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из ОМЦ, по актам замены или дарения и пр.) В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа.
В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий.
В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу».
В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Книгу безынвентарного учета», в картотеку периодики.
В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики. В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации.
В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации».
Пример изменений, сделанных в Части 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда
Поступило
Номер или дата сопроводительного документа
Документы, принятые на баланс, занесенные в инвентарную книгу
Документы, не принятые на баланс
Издания безынвентарного учета
На правой стороне Части №1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать кол-во поступивших изданий с разбивкой по содержанию.
На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Инвентарная книга
Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.
Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.
Примечания
Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.
3 шаг — Журнал безинвентарного учета
Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.
Структура «Журнала безинвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги». Следует добавить графы «Количество» и «Сумма».
Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в кол-ве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безинвентарного учета» (например №3-1 б, №3-2 б, №3-3 б и т. д. или № 3/1 б, № 3/2 б, №4/3 б и т. д.)
4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.
Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены». В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием кол-ва и суммы утерянных изданий.
Тетрадь учета подарочных изданий
Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска.
Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета).
Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет, а записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар)
Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУ
Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения
Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.
Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения.
После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда. Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).
Спасание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.
Списание учебной литературы проводится по истечении 5 лет использования, при наличии замены.
Акты на списание документов хранятся в библиотеке в течение 10 лет.
Ведение учета деятельности библиотеки ОУ
· Дневник работы школьной библиотеки
· Журнал учета библиотечно-библиографических справок
· Журнал учета ведения библиотечных уроков
· Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Дневник работы школьной библиотеки
Сведения, отражающие читательскую активность учащихся образовательного учреждения: кол-во читателей, кол-во посещений, книговыдача, позволяют вычислить основные числовые показатели результативности деятельности школьной библиотеки: посещаемость и читаемость, необходимые для проведения грамотного анализа работы библиотекаря. Данные сведения можно получить только при регулярном ведении «Дневника работы библиотеки». Однако имеющаяся форма «Дневника» не позволяет учесть такие важные показатели, как количество читателей и книговыдачу по возрастным группам.
Учитывая потребность библиотеки в анализе читательской активности именно по возрастам (параллелям) предлагаем следующие рекомендации по ведению «Дневника работы библиотеки»:
Часть 1. Учет посещений и количества читателей
В графе «Всего читателей» указывается количество учащихся, пришедших в библиотеку в первый раз с начала нового учебного года. Для удобства ведения учета и анализа динамики состава читательских групп разных возрастов библиотекам средних школ следует разбить графу «Всего читателей» на три части для учета кол-ва читателей по классам (1-4, 5-9, 10-11)
В графах «Учащихся», «Учителей», «Родителей» указывается кол-во посещений библиотеки читателями данных категорий. В графе «Число посещений» указывается общее кол-во посещений всеми группами читателей.