суточные при расчете налога на прибыль можно учесть

Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Источник

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Источник

Как учесть расходы при командировках

Как не ошибиться бухгалтеру, принимая к налоговому учету расходы командированных работников.

Командировочные расходы в Налоговом кодексе

Как и любые расходы, уменьшающие налог на прибыль, расходы на командировки должны быть документально оформлены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НК РФ относит расходы на командировки к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако в кодексе не приводится полной расшифровки, что именно можно считать командировочными расходами в целях налогового учета. Есть лишь их примерный перечень, причем с ограничениями. К командировочным расходам НК РФ в частности относит:

Такая ситуация привела к необходимости постоянных обращений к Минфину России для разъяснения вопросов о том, можно ли учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль те или иные командировочные расходы.

Поэтому бухгалтеру придется изучать не только положения НК РФ, но и достаточно большое количество писем Минфина России по этой теме. И уточнять, насколько расходы, определенные в локальном нормативном акте о командировках, соответствуют критериям их принятия к налоговому учету.

Стоимость проезда командированных сотрудников для налогового учета

Рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации, связанные со стоимостью проезда командированного сотрудника.

К налоговому учету может быть принята стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Важен ли при этом пункт отправления в командировку? Может он не совпадать с месторасположением постоянного места работы сотрудника (в том числе дистанционного)?

Выезд в командировку не из месторасположения постоянного места работы

В разъяснении этого вопроса контролёры опираются на положения Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а именно на п. 4 Постановления, который связывает начало командировки с местом отправления сотрудника от места постоянной работы, а не от любого иного места его пребывания (Письмо Минфина России от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49840). Следовательно, по мнению контролеров, оплата проезда сотрудника к месту командировки не от места постоянной работы не будет считаться командировочным расходом.

Исключение сделано для проезда сотрудника, направленного в командировку сразу по окончанию отпуска. Учет таких расходов не противоречит положениям п.12 ст. 264 НК РФ.

Сотрудник остается в месте командировки для проведения отпуска

Если сотрудник остается в месте командировки после ее окончания, чтобы провести там отпуск, и уже из отпуска возвращается к месту постоянной работы, признать расходы на обратную дорогу в налоговом учете не получится.

Аналогично этому нельзя признать налоговым расходом стоимость проезда к месту командировки, если сначала сотрудник будет проводить там отпуск, а уже по окончании отпуска приступит к выполнению командировочных обязанностей.

Вместе с тем, если сотрудник выезжает из места отпуска в командировку, то расходы на проезд в этом случае должен возместить работодатель, они также не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина от 09.11.18 № 03-04-06/80946).

Даты отъезда в командировку и возвращения из нее не совпадают со сроком командировки

При этом провести выходные в месте командировки, приехав туда заранее, или оставшись после командировки, можно без ущерба для прибыльных расходов. Однако незначительную задержку (или предварительное прибытие) необходимо согласовать с руководством и экономически обосновать, а еще лучше — внести изменения в приказ о командировке и указать новые даты, чтобы избежать вопросов проверяющих.

В частности в Письме от 23.09.2020 № 03-15-06/83264 Минфин высказался однозначно — если даты в проездных документах и даты командировки не совпадают, то такие затраты нельзя признать компенсацией командировочных расходов и они должны облагаться НДФЛ и взносами.

Включить их в расходы на прибыль не получиться, т. к. получается у них нет экономического обоснования.

В случае, если задержка сотрудника с возвращением из командировки произошла не по его вине (например, из-за задержки рейсов, остановки движения по трассе из-за аварии или ремонтных работ), требуется приказом продлить срок командировки, объяснив причины. Это поможет избежать разногласий с контролерами.

Для рассмотрения ситуаций связанных с командировками дистанционного работника, необходимо помнить, что место его постоянной работы прописано в трудовом договоре, и не обязательно совпадает с местонахождением организации-работодателя.

Компенсация за использование личного транспорта в командировке

Конечно же, под стоимостью проезда понимается как стоимость билетов на общественный транспорт, так и затраты на проезд на личном или арендованном транспортном средстве, если это предусмотрено условиями командировки и должным образом оформлено.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, за использование которого ему выплачивается компенсация, то к расходам по налогу на прибыль можно принять только часть затрат, определенную Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

В сумме компенсации уже учтены затраты на ГСМ, а также другие расходы, в частности по обслуживанию авто. Поэтому дополнительно принять их в расходы по налогу на прибыль нельзя (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198).

Стоимость проживания сотрудников в командировке для налогового учета по налогу на прибыль

Командированные сотрудники могут проживать в гостиницах или арендовать жилье, как у граждан, так и индивидуальных предпринимателей или юрлиц.

В любом случае для включения расходов на оплату жилья необходимы подтверждающие документы как на само проживание, так и на оплату.

Проживание в гостинице

При проживании в гостиничном номере документами, подтверждающими проживание, могут служить:

Документы об оплате:

Обратите внимание! Если подотчетник при оплате картой или наличными сообщил, что он выступает от имени организации или ИП, то в чеке онлайн-кассы должны быть указаны ИНН клиента — организации или ИП, а также наименование компании или ФИО предпринимателя.

Если подотчетное лицо ничего не сообщило, то чек ему выдадут без этих реквизитов. Его также можно будет принять к учету.

Контролёры предупреждают, что выделенные в документах расходы на питание нельзя учесть в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль, а вот если такие расходы в счете не были выделены, то принимается к учету вся сумма, оплаченная по нему (см. пример положительного для компании решения в Постановлении от 31.01.2019 № Ф07-16272/18).

Кроме того, в НК РФ существует прямой запрет на налоговый учет затрат на обслуживание в номере, в барах и ресторанах, оплаты услуг рекреационно-оздоровительных объектов.

Аренда жилья у организации

В случае, если арендодателем является юрлицо — для подтверждения расходов понадобится приходный кассовый ордер, чек онлайн-ККТ (при оплате наличными или картой), а также договор и акт оказания услуги. К договору аренды также обычно составляются акты приемки-передачи квартиры (в них в частности указывается состояние квартиры, наличие техники, мебели и т. п.).

Если арендодатель — ИП

Документы на аренду тут будут «стандартные» — договор, акт об оказании услуги или другой аналогичный документ. А вот документ об оплате, если она производится наличными или картой зависит от системы налогообложения ИП.

ИП-самозанятые выдают чек из приложения «Мой налог».

Остальные предприниматели обязаны применять кассу и предоставлять арендодателю чек онлайн-кассы по тем же правилам и с теми же реквизитами, что и организации (см. выше).

Арендодатель — физическое лицо

Если физлицо-самозанятый, он также выдает чек из приложения «МойНалог». Акт и договор лучше в этом случае также попросить, хотя не все физлица готовы их предоставить.

Если речь об обычном физлице, без особого статуса, то здесь подтверждением оплаты наличными (или переводом с карты на карту, что тоже практикуется) служит расписка (должна содержать паспортные данные физлица), а также договор аренды и акты приемки-передачи помещения.

Но в этом случае у организации или предпринимателя, направивших сотрудника в командировку, может возникнуть одна проблема — ФНС зачастую считает, что в данном случае физлицо получило доход от организации (ИП)-налогового агента (даже если оплату вносил подотчетник лично, действовал то он от имени организации).

Налоговики считают, что в данном случае необходимо сообщить о факте получения дохода и невозможности удержания НДФЛ в ИФНС.

Если организация заранее заключила договор с физлицом и производит оплату ему за аренду квартиры с расчетного счета, то должна при выплате удержать налог и перечислить его в ИФНС.

Суточные для целей налогообложения прибыли

Размеры суточных выплат командированным сотрудникам определяются в локальном нормативном акте организации. Причем суточные могут быть дифференцированы в зависимости от должности сотрудников.

В расходах по налогу на прибыль суточные принимаются в полной сумме, определенной в ЛНА, за каждый день в командировке, включая праздничные и выходные дни, а также дни нахождения в пути. Исключение составляют суточные при однодневных командировках.

В связи с тем, что законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных за нахождение в однодневной командировке по России, даже при наличии такой возможности в ЛНА организации, учесть такой расход в уменьшение базы по налогу на прибыль не получится.

Однако для однодневных командировок за границу п. 20 Постановления № 749 предусматривает суточные в размере 50% от установленных нормативным актом организации, поэтому такие затраты могут быть приняты в качестве расхода по налогу на прибыль.

Затраты на оформление виз, паспортов, приглашений и аналогичных документов для налога на прибыль

Такого рода затраты, предусмотренные НК РФ, могут быть приняты в качестве внереализационных расходов по налогу на прибыль, даже если командировка не состоялась (Письма Минфина РФ от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766).

Исключение составляют случаи, когда командировка была отменена по вине сотрудника (Письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@).

Напомним основные бухгалтерские проводки, отражающие командировочные расходы:

Дт 71 Кт 51, 50 — выплачены подотчетные средства сотруднику.

Дт 20, 23, 25, 26, 44, 91 Кт 71 — учтены командировочные расходы на проезд и проживание (без НДС) и суточные сотрудника.

Дт 19 Кт 71 — отражен «входной» НДС по командировочным расходам.

Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

Дт 76 (60) Кт 51 — оплачены расходы по командировке с расчетного счета.(оплата гостиницы, билетов и т.п.)

Дт 71 Кт 52 — перечислены подотчетному лицу средства в валюте для зарубежной командировки.

Итак, чтобы учесть расходы на командировки в уменьшение базы по налогу на прибыль, бухгалтеру необходимо проверить их четкое соответствие локальному нормативному акту организации и критериям, изложенным в НК РФ, а также учесть мнение контролеров о соответствии расходов перечню, приведенному в пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ.

Источник

Командировки работников с точки зрения НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль

Командировки сотрудников – одна из распространенных производственных необходимостей. Стоимость поездок работников вне места постоянной работы учитывается при налогообложении в зависимости от характера работы, продолжительности поездки и других факторов. Некоторым вопросам налогообложения НДФЛ, страховыми взносами, налогу на прибыль при командировках посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.

Какие затраты могут быть отнесены к командировочным расходам?

Перечень расходов, возмещаемых в связи со служебной командировкой, носит открытый характер (статья 168 Трудового кодекса). К ним могут быть отнесены любые расходы, произведенные работником с разрешения работодателя. Этим же подходом к перечню расходов можно руководствоваться и при налогообложении.

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ, подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, соответствующими нормами глав НК РФ о ЕСХН, УСН, страховых взносах в расходы на командировки включены:
— суточные;
— расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт, на вокзал или иные места отправления, назначения, пересадок и на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— оплата услуг связи;
— расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз;
— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Командировочные расходы могут быть признаны, если они фактически произведены, документально подтверждены, носят целевой характер.

Ограничены ли расходы на командировки для целей налогообложения в абсолютном выражении?

Нормируемыми для целей НДФЛ, то есть содержащими предел, выше которого выплаты включаются в доход физического лица, являются: суточные, возмещение при однодневных командировках, оплата найма жилого помещения (при отсутствии документального подтверждения расходов). В доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день командировки на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день заграничной командировки. В размере 700 рублей и 2500 рублей в день ( при внутрироссийской и заграничной командировках соответственно) освобождаются от НДФЛ суммы в счет оплаты найма жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов. Освобождение от обложения страховыми взносами суточных ограничено размерами, установленными для НДФЛ. Суммы возмещения неподтвержденных командировочных расходов по найму помещения к освобождаемым от обложения страховыми взносами не относятся (пункт 2 статьи 422 НК РФ).

Может ли организация в локальном акте предусмотреть больший или меньший размер суточных?

Может. В расходах по налогу на прибыль учитывается вся сумма суточных, размер которой установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Но сумма свыше 700 рублей для суточных при командировках внутри России и 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. В коллективном договоре или локальном нормативном акте может определяться порядок расчета размера суточных, выплачиваемых сотруднику, в том числе и за день отъезда в командировку и день возвращения из командировки. При определении суммы суточных следует принимать во внимание пункт 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В частности, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. При возвращении обратно на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Полагаются ли суточные при однодневной командировке на территории России?

При командировках, когда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Но при однодневных командировках денежные средства могут выплачиваться в качестве возмещения иных расходов работника.

Допустимо ли суточные по однодневной командировке на территории России учитывать в затратах организации и не учитывать в доходах физического лица?

Такие расходы без их документального подтверждения освобождаются от налогообложения в размерах, установленных статьей 217 НК РФ для суточных.

Данный вывод сделан в постановлении Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12.

Таким же подходом можно руководствоваться применительно к освобождению выплаты при однодневных командировках от страховых взносов.

Расходы по возмещению затрат, произведенных работником в служебной однодневной командировке, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005). Документальным подтверждением расходов являются документы о командировке.

Однако в настоящее время со стороны Минфина есть примеры иного толкования. По мнению Минфина, для освобождения от НДФЛ и страховых взносов необходимо документальное подтверждение расходов работника, в счет возмещения которых выплачиваются денежные средства при однодневных командировках (письмо от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

В свою защиту работодатель может использовать уже упомянутое решение Президиума ВАС, иную судебную практику, в том числе по страховым взносам. Например, согласно определению Верховного Суда от 21.02.2015 № 301-КГ15-2791 денежные средства, выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. В постановлении АС Западно-Сибирского округа от 04.07.2016 № Ф04-2774/2016 указано на отсутствие дохода (экономической выгоды) у работника при получении выплат за однодневную командировку при наличии в качестве доказательств приказов, маршрутных листов, авансовых отчетов.

Если суточные выплачиваются в иностранной валюте, то как определить размер выплаты, освобождаемый от обложения?

Если работник в командировке приобретал валюту, то для налога на прибыль как рассчитывается сумма для выплаты компенсации расходов?

При отсутствии первичных документов на покупку валюты (справки) пересчет суммы осуществленных работником валютных расходов в рубли может быть произведен по курсу, установленному ЦБ на дату выдачи работнику подотчетных сумм (письмо Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059). Расходы, которые понесены работником за свой счет (в части, не покрытой авансом, то есть в сумме перерасхода), пересчитываются по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Если работник поехал в командировку перед выходными, то какой день считается началом командировки? Нет ли сложностей с учетом расходов по оплате стоимости проезда в этом случае?

Отъезд работника в командировку накануне выходных дней, так и выезд из места командировки после выходных дней, не должен создавать каких-либо сложностей: расходы принимаются в общеустановленном порядке (пункт 2 письма ФНС от 20.08.2014 № СА-4-3/16564).

Споры с налоговыми органами может вызвать ситуация, когда работник в месте командировки до ее начала или после ее окончания проводит отпуск. В этом случае оплата проезда может рассматриваться как доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (письмо Минфина от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246).

Для учета в качестве командировочных иных расходов, приходящихся на дни перед началом или после окончания командировки, необходимо изменение ее сроков приказом работодателя.

Предусмотрены ли ограничения на выбор вида транспорта, класса его комфорта при отправлении работника в командировку?

По общему правилу, порядок и размеры возмещения работникам коммерческих организаций расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если специальных норм указанные документы не содержат, то к расходам могут быть отнесены расходы на проезд любым классом, включая пользование залом повышенной комфортности (письмо Минфина от 05.03.2014 № 03-03-10/9545).

Возможно, что ограничения, в частности, на пользование бизнес- классом, установлены организацией для всех или некоторых категорий работников. Однако, при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения освобождается вся сумма возмещенных работнику расходов (письмо Минфина от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364).

Если проезд осуществлялся на служебном или личном транспорте, командированным работником оформляется служебная записка с приложением путевых листов, кассовых чеков о приобретении ГСМ, других оправдательных документов.

Какой документ подтверждает расходы на проезд, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет)?

Оправдательными являются следующие документы:
— для железнодорожного билета − контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
— для авиабилета − сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, где указана стоимость перелета (по сути, это договор перевозки). Подтверждает перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту и посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года появилась возможность не распечатывать посадочный талон, оформленный в электронном виде, при наличии в аэропорту информационной системы, включающей в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующего штриховой код, содержащийся в посадочном талоне, оформленном в электронном виде (приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7). Однако посадочный талон лучше по-прежнему распечатывать, чтобы ставить на нем штамп о досмотре. При отсутствии посадочного талона потребление услуги по перевозке может подтверждаться справкой авиаперевозчика. Если ее нет, то иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими фактическое использование приобретенных билетов (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957). Например, счетами на оплату услуг, полученными работником в месте командирования.

Включаются ли в состав командировочных расходы на такси?

В командировке работник может воспользоваться услугами транспорта, включая услуги такси (письма Минфина от 28.09.2011 № 03-04-06/6-241, от 11.07.2012 № 03-03-07/33). Поскольку транспортные услуги произведены в интересах работодателя, то расходы на их оплату возмещаются наравне с прочими командировочными расходами. Для подтверждения расходов на оплату такси работник должен иметь кассовый чек. Квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающая оплату пользования легковым такси, возможна по услугам, оказанным до 1 июля 2019 г. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112. Электронные кассовый чек или бланк строгой отчетности, сформированные автоматизированной системой для БСО следует распечатать на бумажном носителе.

Могут компенсироваться расходы на питание в командировке?

Какими документами подтверждается продолжительность командировки?

Срок командировки указывается в письменном решении работодателя (приказе, распоряжении руководителя) о направлении работника в командировку. Сведения о направлении работника в командировку отмечаются в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден, в частности: − проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; − путевым илимаршрутным листом при проезде в командировку на служебном или личном транспорте (включая транспортное средство, которым работник управляет по доверенности). В данных листах отражают маршрут следования транспорта. При этом информация о направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте должна содержаться в решении о командировке; − служебной запиской работника. В ней должны быть е обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При определении длительности командировки на основании проездных билетов следует учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. При отсутствии проездных документов срок командировки может подтверждаться документом по найму жилья, подтверждающим период проживания в месте командирования, в том числе счетом гостиницы (письмо Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7).

Как быть, если документы о проезде и найме жилья отсутствуют?

Для установления фактического срока пребывания в месте командирования, а тем самым для расчета суточных, может быть использован документ, на котором имеется отметка принимающей стороны о прибытии и убытии работника. Для получения соответствующей отметки документ может быть отправлен в принимавшую организацию и получен от нее по почте. Такой вариант для случаев подтверждения фактического срока пребывания в командировке при отсутствии проездных билетов предусмотрен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и приказом Минфина от 10.03.2015 № 33н. На практике срок командировки может подтверждаться совокупностью имеющихся документов: проездными документами, документами о найме жилого помещения, письменным подтверждением принимающей стороны о прибытии и убытии командированного работника.

Какие документы требуются для признания в налоговом учете командировочных расходов?

Авансовый отчет выступает первичным документом, на основании которого принимается к учету хозяйственная операция в виде командировочных расходов: начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных расходов или списание подотчетной суммы с работника (письмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169). Датой признания расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ). Для утверждения авансового отчета, в свою очередь, необходимы первичные документы о расходах во время командировки: счета, квитанции, кассовые чеки, путевые листы. Представление чеков, квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина от 11.11.2011 №03-03-06/1/741). Цель командировки должна подтверждать направленность деятельности на извлечение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Количество учетных форм, составляемых при командировках, было сокращено за счет отмены командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку, отчета о его выполнении. Не применяется также порядок ведения журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, может продолжать оформляться при условии, что принимающая сторона будет его заполнять.

А если работником после командировки не представлены оправдательные документы на средства, выданные под отчет?

Если оправдательные документы не представлены в связи с их утерей, то рекомендуется предпринять меры по их восстановлению. В соответствии с трудовым законодательством работодатель может производить удержание из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (статья 137 Трудового кодекса). Следовательно, выданные под отчет суммы становятся задолженностью работника перед работодателем. При возврате работником денежных средств, полученных под отчет, доходов, подлежащих налогообложению, у работника возникать не будет (письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808).

Источник