суточные в командировке проводки по бухгалтерскому учету
Учет командировочных расходов в учреждении
Автор: Сергей Сверчков, методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, декабрь 2020.
Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.
Виды командировочных расходов
Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов
Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:
в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
Суточные
Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:
за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
за дни больничного, если работник заболел во время командировки.
Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.
Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.
Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.
Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.
Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.
Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.
Проезд
Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:
передвижения к месту командирования и обратно;
передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.
Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.
Найм жилого помещения
Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.
Отчитываемся за командировочные расходы
По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.
Также сотрудник должен предоставить следующие документы:
по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.
Отражение в бухгалтерском учете
Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):
суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
КОСГУ
Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)
567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:
212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.
В части кодов вида расхода применяются следующие:
КВР 112 — бюджетные учреждения;
КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
КВР 142 — внебюджетных фондов.
Проводки
В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.
Таблица 1. Проводки при учете командировочных
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
За использование личного транспорта
На проезд и найм жилого помещения
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
За использование личного транспорта
На проезд и найм жилого помещения
Расходы на основании авансового отчета:
За использование личного транспорта
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета
В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).
В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:
казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Какие делать проводки с суточными при командировках
Суточные при российской командировке
Рассмотрим, как отразить начисление и выплату суточных при направлении сотрудника в командировку по территории РФ, а также проводки при суточных сверх нормы.
Например, согласно Положению о командировках, утвержденному в компании, суточные при российской командировке ограничены 1000,00 руб. за каждый день служебной поездки.
Работника направляют в командировку в Саратов на 3 дня. По окончании поездки он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы. Железнодорожные билеты для всех сотрудников компания приобретает по договору с АО «РЖД».
Проводки с суточными будут такие:
Дт 71 Кт 51 – 3000,00 руб. – выплачены суточные до начала командировки (на банковскую карту сотрудника) (1000,00 руб. × 3 дня).
Дт 60 Кт 51 – 12 000,00 руб. – в АО «РЖД» перечислены денежные средства на приобретение ж/д билетов.
Дт 50.03 Кт 60 – 12 000,00 руб. – оприходованы ж/д билеты (для упрощения примера допустим, что билеты приобретены без НДС).
Дт 26 Кт 71 – 3000,00 руб. – суточные отнесены на расходы на основании авансового отчета.
Дт 26 Кт 50.03 – 12 000,00 руб. – стоимость ж/д билетов отнесена на расходы.
Дт 70 Кт 68 – 117,00 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных ( (1000,00 руб. – 700,00 руб.) × 3 дня × 13%).
Дт 26 Кт 69 – так должны быть отражены начисления по страховым взносам на ОПС, ОМС и ВНиМ с суммы превышения в 900,00 руб.
Суточные при загранкомандировке
Для примера условимся, что в компании установлен размер суточных для заграничной командировки – 50 евро в день.
Работника направили в командировку в Германию сроком на 4 дня. Авиабилет он приобретал сам. Курс евро на дату выплаты суточных составлял 70,00 руб. Рассмотрим проводки по суточным.
Дт 71 Кт 50.01.02 – 2000,00 евро или 14 000,00 руб. – выплачены суточные до начала командировки из валютной кассы (50,00 евро × 4 дня или по курсу ЦБ на дату выплаты 2000,00 евро × 70,00 руб.).
Дт 50.03 Кт 71 – 40 000,00 руб. – оприходованы авиабилеты (для упрощения примера допустим, что билеты приобретены без НДС).
Дт 26 Кт 71 – 14 000,00 руб. – суточные отнесены на расходы на основании авансового отчета.
Дт 70 Кт 68 – 520,00 руб. – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных ( (50 евро × 70 руб – 2500,00 руб.) × 4 дня × 13%).
Дт 26 Кт 69 – так должны быть отражены начисления по страховым взносам на ОПС, ОМС и ВНиМ с суммы превышения в 4000,00 руб.
Итоги
Проводки по выплате суточных при направлении сотрудника в российскую командировку и за рубеж различаются только пересчетом суточных по загранкомандировке в валюту РФ.
Остальные принципы расчетов и их отражения в учете неизменны: в расходы относят всю принятую в компании сумму выплаченных суточных, а превышение лимита, установленного НК РФ для освобождения суточных от НДФЛ и страховых взносов, проводят с начислением налога и взносов.
Бухгалтерские проводки по учету суточных при командировке
Составление бухгалтерских проводок по суточным выплатам сотрудникам для командировок осуществляется в следующей последовательности:
— расчет суточных на основании установленных на предприятии размеров выплат в рублях и иностранной валюте (основание – приказ руководства на отправку работника в командировку, который может быть составлен на основании унифицированной формы Т-9);
— выплата денежных средств сотруднику наличными или безналичным перечислением;
— расчет НДФЛ и начисление страховых взносов с сумм, превышающих установленный законодательством лимит (независимо от установленного лимита на предприятии);
— перечисление налогов и взносов в контролирующие органы (ИФНС России).
Часто бывают ситуации, когда по распоряжению руководства сотрудника отправляют в рабочие поездки по вопросам фирмы – командировки. Действующим законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций погашать расходы сотрудника на:
Примечание от автора! Выплата суточных осуществляется авансовым платежом за день до командировки на основании приказа руководителя.
На каком счете отображаются суточные при командировках?
Размер суточных определяется организацией самостоятельно и отображается в коллективном трудовом договоре или закрепляется локальными нормативными актами.
Бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками в части выплаты им денежных средств на возмещение затрат по командировкам осуществляется на 71 счете:
К счету предусмотрено открытие отдельного субсчета для фиксирования выплат в российских рублях, а также для учета платежей в иностранной валюте. Аналитический мониторинг счета осуществляется обособленно по каждому сотруднику.
Суточные выплаты рассчитываются за каждый день рабочей поездки, включая праздничные и выходные дни, а также дни временной нетрудоспособности сотрудника во время командировки.
Следует иметь в виду! Компанией должен быть утвержден фиксированный размер суточных. Работнику не требуется подтверждение направлений расходования данных средств от поставщиков, в отличие от иных сумм, выданных на командировку, т.е. сотрудник может тратить суточные выплаты по собственному усмотрению без согласования.
Законодательно установленные лимиты суточных выплат
Законодательством установлены фиксированные суммы суточных, не подлежащих налогообложению:
Суммы сверх установленных государством лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами (за исключением взносов на травматизм), так как признаются доходом сотрудника. Начисление налогов и взносов осуществляется после предъявления авансового отчета.
Дополнение! При осуществлении рабочей поездки за территорию РФ: пересечение российской границы с иностранным государством оплачивается в иностранной валюте, а при поездке по России – в рублях. Даты прохождения границ определяются на основании штампов в заграничном паспорте сотрудника.
Признание суточных при налогообложении и их учет
Для принятия выплат к уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль необходимо выполнение следующих условий:
Документы-основания для подтверждения выполнения условий:
Практический пример составления бухгалтерских проводок
Иванов Петр Андреевич был отправлен в служебную командировку в г. Краснодар с 01.06.2018 по 14.06.2018. Локальным актом общества с ограниченной ответственностью «Азимут» предусмотрен размер суточных выплат – 2 000 рублей. Сумма начисленных выплат сотруднику по суточным составила 28 тыс. рублей.
Налогообложению не подлежит сумма в размере 9 800 рублей (700 руб. * 14 дней).
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям по расчету с Ивановым Петром Андреевичем:
Авторское дополнение! Суточные сверх лимитов включаются в базу по начислению страховых взносов в том месяце, в котором предъявлен авансовый отчет контрагента – сотрудника предприятия, и перечисляются в ИФНС России до 15 числа следующего месяца.
Подробнее о правилах составления авансового отчета
Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»
Служебные поездки за рубеж не прекращались даже в условиях ограничений и самоизоляции в связи с коронавирусом. Достаточно, например, вспомнить пожарных, вирусологов и эпидемиологов, направляемых в помощь иностранным государствам. Да и в коммерческих организациях командировки за пределы РФ распространены. При этом порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировки в валюте, а также расчетов с подотчетными лицами по таким командировкам часто вызывает вопросы. Рассмотрим особенности учета расходов на загранкомандировки и их отражение в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.
Порядок возмещения командировочных расходов
Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).
Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;
А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):
расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.
Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:
при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).
Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Рассмотрим особенности учета и отражения в программе каждого из этих вариантов.
Если аванс выдан в иностранной валюте
В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).
Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.
Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:
в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);
во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Если выдана корпоративная банковская карта в валюте
Если работнику выдана корпоративная банковская карта в валюте, то порядок расчетов с работником, а также порядок отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в иностранной валюте.
В этом случае датой выдачи аванса сотруднику является дата оплаты посредством корпоративной банковской карты или дата снятия с нее наличных в валюте.
Рассмотрим на примере, как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 отразить расходы на загранкомандировки, если работник получает аванс в иностранной валюте.
Пример
По условиям Примера сотрудник получил под отчет суммы как в рублях, так и в иностранной валюте (путем использования корпоративной банковской карты). Поэтому для обобщения информации о расчетах с сотрудником в программе автоматически задействуются счета:
71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)» для расчетов в EUR.
Перечисление денежных средств под отчет на карту сотрудника в программе оформляется документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу (раздел Банк и касса – Банковские выписки). Денежные средства перечислены в рублях, поэтому в документе в качестве счета учета указывается счет 51 «Расчетные счета».
При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 71.01 Кредит 51
— на сумму выданного аванса (8 200,00 руб.).
Здесь и далее для целей налогового учета одновременно заполняются специальные поля регистра бухгалтерии (для тех счетов, где поддерживается налоговый учет). По условиям Примера разниц между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает.
Предположим, организация применяет упрощенный способ учета электронных билетов. В этом случае приобретение билета для сотрудника при направлении его в командировку отражается документом Поступление билетов (раздел Покупки). При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета (11 393,00 руб.).
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику и билету.
Предположим, для корпоративной банковской карты организации, номинированной в валюте (EUR), открыт отдельный специальный карточный счет, для пополнения которого денежные средства переводятся с валютного счета. В этом случае снятие наличных по карте в банкомате отражается в валютной выписке банка и регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В качестве счета учета следует указать счет 55.24 «Прочие специальные счета (в валюте)».
При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 71.21 Кредит 55.24
Отчитываться сотруднику придется двумя авансовыми отчетами – рублевым и валютным.
Предоставление сотрудником авансового отчета регистрируется документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса или раздел Покупки). Для отражения расходов по командировке в рублях можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Сформируем упрощенную форму авансового отчета (команда Создать – Авансовый отчет по командировке), рис. 1.
Рис. 1. Простая форма авансового отчета
В форме авансового отчета с видом Командировка при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией. По данной гиперссылке осуществляется переход в форму Билеты, где можно проверить и, при необходимости, скорректировать сведения о приобретенных билетах.
Документы выплаты авансов также подбираются автоматически. По гиперссылке, расположенной рядом с текстом Аванс, можно перейти в форму Выданные авансы для просмотра соответствующих документов.
По гиперссылке, расположенной рядом с текстом Суточные, следует перейти в одноименную форму и заполнить маршрут командировки, даты начала и окончания командировки, в том числе даты пересечения границы (рис. 2).
Рис. 2. Расчет суточных
Расчет суточных выполняется автоматически исходя из предельных сумм, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Размер суточных можно изменить, если в коллективном договоре или локальном нормативном акте установлены иные нормы. Программа их запомнит и в следующий раз подставит в расчет.
Если сотрудник осуществляет в командировке дополнительные расходы в рублях, то их следует указать в табличной части упрощенной формы авансового отчета. По условиям Примера таких расходов нет, поэтому табличная часть не заполняется (см. рис. 1).
В качестве счета учета командировочных расходов по умолчанию устанавливается основной счет учета затрат, указанный в настройках учетной политики организации (раздел Главное). При необходимости счета учета командировочных расходов можно поменять в формах Суточные и Билеты.
Взаиморасчеты с подотчетным лицом отражаются в наглядной форме контрольных итогов, где понесенные расходы детализируются на суточные и другие расходы сотрудника (при их наличии). По условиям Примера в строке контрольных итогов расходы указаны в сумме 0,00 руб. (см. рис. 1).
Стоимость билетов, приобретенных организацией, учитывается обособленно на счете 76.14, поэтому не включается в возмещаемые расходы сотрудника. Также в строке контрольных итогов справочно указывается рублевый эквивалент аванса, полученного в иностранной валюте.
При проведении документа Авансовый отчет по командировке формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 Кредит 71.01
— на сумму суточных (8 200,00 руб.);
Дебет 26 Кредит 76.14
— на стоимость билета (11 393,00 руб.);
Международная перевозка пассажиров и багажа любым видом транспорта облагается НДС по нулевой ставке (пп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому проводок по НДС не возникает.
Для отражения расходов по командировке в валюте следует использовать «классическую» форму авансового отчета с видом Закупка, расходы (команда Создать – Авансовый отчет), рис. 3.
Начиная с версии 3.0.78 в «1С:Бухгалтерии 8» при проведении документа Авансовый отчет можно автоматически рассчитывать курс иностранной валюты с учетом курса на дату выдачи аванса.
Для этого следует перейти по ссылке, расположенной справа над табличной частью документа (см. рис. 3) и в открывшейся форме Цены в документе выполнить настройки:
Рис. 3. Авансовый отчет, закладка «Авансы»
При указании в шапке документа даты авансового отчета и сотрудника выданные ему авансы в валюте подбираются автоматически и отражаются на закладке Авансы в табличной части (рис. 3).
При вводе в документ сведений о командировочных расходах в валюте (закладка Прочее) сумма зачтенных авансов рассчитывается автоматически по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса. По условиям Примера – это 03.02.2020, то есть дата снятия наличных с корпоративной карты.
Предположим, сотрудник приложил к авансовому отчету следующие документы, подтверждающие понесенные расходы в валюте:
инвойс на проживание в гостинице на сумму 571,20 EUR (в т. ч. НДС 91,20 EUR);
справку, подтверждающую снятие наличных в валюте с выделенной суммой комиссии банка на сумму 15 EUR.
В соответствии с указанными документами на закладке Прочее по кнопке Добавить следует заполнить табличную часть (см. рис. 4).
В строке 1 указаны реквизиты инвойса на проживание в гостинице, наименование услуги, сумма без учета НДС (480 EUR), ставка НДС (Без НДС), наименование поставщика гостиничных услуг (справочно), счет (26) и аналитика затрат для целей бухгалтерского и налогового учета (Командировочные расходы).
В расходах на командировки можно учитывать налоги и сборы, уплаченные на территории иностранного государства, за исключением подлежащих зачету при уплате соответствующего налога в Российской Федерации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17684, от 07.09.2018 № 03-03-06/1/64126). Поэтому в строке 2 введены сведения об уплаченном НДС в сумме 91,20 EUR.
По строке 3 указаны сведения о комиссии банка за снятие наличных в сумме 15 EUR, счет 91.02 «Прочие расходы» и статья затрат с видом расхода «Расходы на услуги банков».
Рис. 4. Авансовый отчет, закладка «Прочее»
При проведении документа формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 Кредит 71.21
— на стоимость проживания в гостинице в сумме 480,00 EUR, рублевая оценка которой составляет 33 409,05 руб.;
Дебет 26 Кредит 71.21
— на сумму НДС 91,20 EUR, уплаченного на территории Германии, рублевая оценка которого составляет 6 347,72 руб.;
Дебет 91.02 Кредит 71.21
— на стоимость услуг банка в сумме 15,00 EUR, рублевая оценка которых составляет 1 044,03 руб.
Проанализируем суммы в рублях, автоматически рассчитанные программой:
общая сумма расходов в рублях составляет 40 800,80 руб. (34 798,80 руб. + 6 002,00 руб.);
расчетный курс (справочно) составляет 69,6022 (40 800,80 руб. / 586,20 EUR);
стоимость проживания в гостинице в рублевом эквиваленте составляет 33 409,05 руб. (480,00 EUR х 69,6022);
сумма иностранного НДС в рублевом эквиваленте составляет 6 347,72 руб. (91,20 EUR х 69,6022);
стоимость услуг банка в рублевом эквиваленте составляет 1 044,03 руб. (15,00 EUR х 69,6022).
Детальный расчет рублевых сумм представлен в справке-расчете Рублевые суммы документа в валюте, которая доступна по кнопке Печать, расположенной в командной строке (см. рис. 3, 4).
Предположим, что по каким-то причинам до конца февраля перерасход подотчетному лицу возмещен не был.
Поэтому при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств за февраль формируется запись регистра бухгалтерии:
Дебет 91.02 Кредит 71.21
Помимо этого переоцениваются валютные остатки на валютных счетах 52 и 55.24.
Детальный расчет курсовых разниц можно проанализировать в Справке-расчете переоценки валютных средств за февраль 2020 года.
Возмещение перерасхода подотчетному лицу можно сформировать на основании авансового отчета. Если перерасход выплачивается в безналичном порядке на валютный счет сотрудника, то следует использовать документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. Денежные средства перечислены в валюте, поэтому в документе в качестве счета учета указывается счет 52.
При проведении документа формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 71.21 Кредит 91.01
Дебет 71.21 Кредит 52
— на сумму возмещения перерасхода в валюте (86,20 EUR) рублевая оценка которого составляет 6 328,61 руб. (86,20 EUR х 73,4178, где 73,4178 – курс ЦБ РФ на дату перечисления денежных средств 03.03.2020).
Помимо этого переоцениваются валютные остатки на счете 52.
Проанализировать состояние расчетов с подотчетным лицом по расчетам в рублях и в валюте можно с помощью стандартных отчетов, например, с помощью Оборотно-сальдовой ведомости по счету для счетов 71.01 и 71.21 (раздел Отчеты).
На 03.03.2020 расчеты с сотрудником в рублях и в валюте завершены.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
При этом курсовые разницы по авансам в рублях не возникают.
Если выдана корпоративная банковская карта в рублях
При выдаче сотруднику корпоративной банковской карты в рублях порядок отражения расходов и расчетов с подотчетным лицом аналогичен порядку, применяемому при выдаче аванса в рублях. Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета по курсу конвертации на дату совершения операции, то есть на дату покупки валюты работником или на дату списания денежных средств с корпоративной банковской карты.
Если работник получил аванс в рублях (из кассы наличными, путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту или путем совершения операции с корпоративной картой организации), то отчитываться ему по валютным расходам в загранкомандировке следует только рублевым авансовым отчетом. В документе Авансовый отчет рублевые суммы придется рассчитывать вручную, руководствуясь разъяснениями Минфина России, приведенными выше.
От редакции. О расчетах с подотчетными лицами в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 эксперты 1С рассказывали 30.07.2020 на лекции в 1С:Лектории. Видеозапись доступна на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .