как создать вычисляемое поле в аксесс

Вычисляемые поля

Как заставить Аксесс хранить результат вычислений?

Например, если у вас есть поля Количество и ЦенаЗаЕдиницу, как заставить Аксесс записать Количество * ЦенаЗаЕдиницу в поле Стоимость?

Лучший ответ: «Не делайте этого!»

Место вычисляемых полей ― в запросах, а не в таблицах.

Вычисляемые столбцы являются неотъемлемой частью электронных таблиц типа Excel и ему подобных, но им не место в таблице базы данных. Никогда не храните значение, которое зависит от других полей: это базовое правило нормализации. Нарушьте это правило ― и сразу появится забота, как поддерживать корректность вычисления во всех возможных ситуациях.

Спросите себя: «Если в этом поле окажется значение, отличное от вычисленного, будет ли это ошибкой?» Если ответ «Да», вам не стоит заводить это поле. Если разница будет нести определенный смысл, тогда вам это поле действительно нужно.

Итак, как же получить вычисленное поле, если его нельзя хранить в таблице? Используйте запрос:

Это создаст поле с именем Стоимость. Любая форма или отчет, основанные на этом запросе, воспримут это вычисленное поле как любое другое, так что вы легко сможете просуммировать результат. Это просто, эффективно и надежно.

Вы все еще хотите хранить вычисляемые поля?

Есть обстоятельства, когда хранение вычисленного результата имеет смысл ― типичный случай, когда нужна возможность иногда хранить отличное от вычисленного значение.

Скажем, плата за монтаж составляет дополнительные 10%, но чтобы выиграть тендер вы хотите отменить эту плату. Вычисляемое поле не сработает. В этом случае вполне разумно иметь запись с платой 0% вместо 10%, так что вам придется хранить это как поле в таблице.

Чтобы получить это, используйте событие AfterUpdate контрола на вашей форме, чтобы автоматически посчитать плату:

Теперь, каждый раз, когда меняется Количество или ЦенаЗаЕдиницу, Аксесс автоматически пересчитает новую плату, но пользователь может перезаписать вычисление и ввести другое число, если потребуется.

Если у вас возник вопрос, как бы помочь пользователю с вычислением с помощью описанного приема, см. Enter text in calculated controls.

А как насчет вычисляемых полей в Аксессе 2010?

Аксесс 2010 позволяет создать вычисляемое поле в таблице вот таким образом:

Просто выберите «Вычисляемый» из типов данных и ниже появится строка «Выражение». Впишите выражение. Аксесс будет пересчитывать его каждый раз, когда вы вводите запись.

Это может показаться простым решением, но оно создает больше проблем, чем решает. Вы быстро столкнетесь с тем, что выражения весьма ограничены. Также это сделает базу данных бесполезной для тех, кто будет использовать ее в Аксессе 2007. Вместо того, чтобы прочитать данные, они увидят вот такое сообщение:

Хуже того, результаты вычислений ненадежны. Если вы поменяете формулу выражения после того, как данные были внесены в таблицу, существующие результаты не будут правильно обновлены (хотя для новых записей редактирование обновит результаты). Так что на результаты вычислений полагаться нельзя. Сжатие/восстановление не производит пересчет, так что нет очевидного пути исправить неверные результаты.

Поскольку нельзя проиндексировать вычисляемые поля, вы не получите выигрыша в производительности, используя их. Вы нарушите фундаментальное правило нормализации, не получив ничего взамен. Мы рекомендуем использовать запросы для вычисляемых полей ― как и в предыдущих версиях.

Источник

Создание вычисляемых полей

Простейшим вычисляемым полем является поле, в котором должна выводиться текущая дата. Чтобы создать такое поле:

Рис. 9.47. Вычисляемое поле

Обычно для создания вычисляемых полей выбирают именно элемент управления Текстовое поле, хотя это и необязательно. Допускается использовать для этого любые элементы управления, имеющие свойство Данные (Control Source).

Именно в свойстве Данные (Control Source) должно быть задано выражение, которое вычисляет значение этого элемента. Ввод выражения допускается прямо в элемент управления, как мы и сделали это в примере. Однако, если выражение достаточно длинное, его неудобно вводить прямо в поле. Можно ввести выражение в ячейку свойства Данные (Control Source) в окне Свойства (Properties), а если выражение не помещается в ячейке свойства, просто нажать комбинацию клавиш + и открыть окно Область ввода (Zoom). Еще можно воспользоваться Построителем выражений.

Вычисляемые поля создаются чаще всего в табличных или ленточных формах для отображения столбца с какими-нибудь вычисленными значениями. Например, стоимость товара рассчитывается как значение выражения Цена * Количество. Для отображения таких расчетных данных используют два способа:

Замечание

При ссылках на поля в выражениях обязательно использование квадратных скобок, если название поля содержит пробелы; в остальных случаях можно обходиться без них.

Первый способ в большинстве случаев предпочтительнее, т. к. такой запрос может быть использован не только в одной форме, но и в отчетах и в других формах. Примером такой организации расчетов может служить форма «Подчиненная форма заказов» (Orders Subform) базы данных «Борей». Она основана на запросе «Сведения о заказах» (Order Details Extended), в котором создано вычисляемое поле «ОтпускнаяЦена» (ExtendedPrice), содержащее формулу:

в примере английской версии Access:

Свойство Данные (Control Source) элемента управления ОтпускнаяЦена

(ExtendedPrice) в форме имеет значение «ОтпускнаяЦена» (ExtendedPrice) — имя вычисляемого поля запроса.

Замечание

В приведенной выше формуле CCur — это функция, которая преобразует значение выражения в тип Денежный (Currency).

Источник

Как в access создать вычисляемое поле?

Как сделать запрос с вычисляемым полем в Access?

Рекомендуемый клип · 120 сек.

Как создать ВЫЧИСЛЯЕМЫЕ запросы в базе Access — YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Что такое вычисляемое поле в запросе?

В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля запроса в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей. В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции.20 мар. 2015 г.

Как ввести запрос?

Просмотр данных из выбранных полей

Что такое построитель выражений?

Выражения используются в Access в множестве различных контекстов и похожи на формулы в Excel. Построитель выражений обеспечивает простой доступ к именам полей и элементов управления в базе данных, а также ко многим встроенным функциям, которые можно включать в выражения.

Как создать вычислительное поле?

Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации. Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить. В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата. В Access откроется построитель выражений.

Что служит источником данных для формы?

Форма в Access — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных. «Связанная» форма напрямую связана с источником данных, например таблицей или запросом, и может использоваться для ввода, редактирования или отображения данных из этого источника.

Как создать вычисляемое поле в запросе?

Создание вычисляемого поля в режиме таблицы

Как создать вычисляемое поле в сводной таблице?

Добавление вычисляемого поля

Как добавить поле в Access?

Добавление связанного текстового поля в форму или отчет путем перетаскивания поля из области «Список полей»

Как сделать простой запрос в Access?

Действие 1. Добавьте источники данных

Что это запрос?

Запрос – это одно или несколько слов, которые вводятся пользователем в поисковой системе с целью получения интересующей информации. Как правило, в запросе может содержаться проблема, название определенного товара, услуги, сервиса, конкретного сайта.

Как создать запрос с условием отбора?

Рекомендуемый клип · 118 сек.

Как задать условия для ТЕКСТОВЫХ полей в запросах MS

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Для чего используется построитель выражений?

Диалоговое окно Построитель выражений используется для создания и редактирования выражения свойства или написания выражения, определяющего значение переменной, с помощью графического интерфейса, содержащего список переменных и встроенные ссылки на функции, приведения типов и операторы, включенные в язык выражений служб 28 февр. 2017 г.

Что такое выражения в MS Access?

Выражения в Access

Как создать группировку в Access?

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

Как в access создать форму?

Рекомендуемый клип · 97 сек.

Как создать форму с помощью КОНСТРУКТОРА в базе данных

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Как создать перекрестный запрос в Access?

Рекомендуемый клип · 112 сек.

Как быстро создать ПЕРЕКРЕСТНЫЙ запрос в базе данных

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Как создать кнопочную форму?

Рекомендуемый клип · 114 сек.

Как создать главную кнопочную форму в Microsoft Access за 9

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Как создать форму для заполнения базы данных?

Рекомендуемый клип · 119 сек.

Как создать формы в Microsoft Access за 10 минут — YouTube

Начало рекомендуемого клипа

Конец рекомендуемого клипа

Для чего используется отчет?

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия.

Источник

Создание выражений

С помощью выражений можно выполнять разнообразные операции с данными. Например, вы можете определить, сколько дней прошло с момента отправки заказа, или объединить содержимое полей FirstName и LastName и поместить результат в поле FullName. Разделы этой статьи содержат пошаговые инструкции по созданию выражений.

Вычисление значений элементов управления в формах и отчетах

При использовании выражения в качестве источника данных элемента управления создается вычисляемый элемент управления. Предположим, например, что имеется отчет, в котором отображаются товары на складе, и необходимо создать в нижнем колонтитуле итог для суммирования данных по всем строкам отчета.

Чтобы вычислить итог, поместите элемент управления «поле» в нижний колонтитул отчета и настройте для свойства ControlSource этого поля следующее выражение:

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму, которую необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

Выделите элемент управления, в который необходимо ввести выражение.

Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

Чтобы создать выражение с помощью построителя выражений, нажмите кнопку Построить в ячейке свойства.

После ввода выражения окно свойств будет выглядеть так:

Использование выражений в условиях запросов

Вы можете использовать условия, чтобы ограничить результаты запроса. Введите условия в виде выражения, и приложение Access вернет только соответствующие ему строки.

Предположим, вы хотите просмотреть все заказы с датой отгрузки в течение первых трех месяцев 2017 г. Чтобы задать условие, введите следующее выражение в ячейку Условия столбца «Дата и время» в запросе. В нашем примере используется столбец «Дата и время» с именем ShippedDate. Чтобы определить диапазон дат, введите следующее условие:

Столбец ДатаИсполнения будет выглядеть подобным образом:

Для каждой записи в таблице заказов, для которой значение в столбце ShippedDate попадает в указанный интервал дат, будет создана запись в выходных данных запроса. Обратите внимание: в выражении даты заключаются в знаки решетки ( # ). Значение между знаками решетки трактуется в Access как значение с типом данных «Дата и время». Это означает, что с такими значениями могут производиться соответствующие вычисления, например вычитание одной даты из другой.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Выберите ячейку Условия в столбце, для которого необходимо создать условие отбора.

Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель .

Если для редактирования выражения вам требуется больше места, установите курсор в ячейку Условие отбора, а затем нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть окно Область ввода:

Совет Чтобы сделать текст более удобным для чтения, выберите Шрифт.

Создание вычисляемого поля в запросе

Предположим, вы создаете запрос и хотите показать результаты расчета, в котором используются другие поля запроса. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле запроса. Допустим, в вашем запросе есть поля Количество и Цена. Их значения требуется перемножить, чтобы получить вычисляемое поле Сумма. Для этого в строке Поле запроса введите следующее выражение:

При выполнении запроса в Access выполняется расчет каждой строки, как показано ниже:

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши запрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Выберите ячейку Поле в столбце, в котором необходимо создать вычисляемое поле.

Чтобы создать выражение вручную, просто введите его.

Чтобы использовать построитель выражений, на вкладке Конструктор в группе Настройка запроса нажмите кнопку Построитель.

Создание вычисляемого поля в таблице

В Access можно создать вычисляемое поле в таблице. Благодаря этому для выполнения расчетов не придется создавать отдельный запрос. Например, если у вас есть таблица, в которой перечислены количество, цена и налоговая ставка для каждой позиции заказа, вы можете добавить вычисляемое поле общей стоимости:

В вычислении нельзя использовать поля из других таблиц или запросов, а результаты вычислений доступны только для чтения.

Откройте таблицу, дважды щелкнув ее в области навигации.

Прокрутите таблицу по горизонтали до крайнего правого столбца и нажмите в заголовке столбца кнопку Щелкните, чтобы добавить.

В появившемся списке выберите пункт Вычисляемое поле и укажите тип данных результата. В Access откроется построитель выражений.

Введите формулу вычисления, которую вы хотите использовать для этого поля, например:

Выражения в вычисляемых полях не начинаются со знака равенства (=).

Приложение Access добавит вычисляемое поле и выделит его заголовок, чтобы можно было ввести имя поля.

Введите имя вычисляемого поля и нажмите клавишу ВВОД.

Задание значений по умолчанию для поля таблицы

С помощью выражения можно задать для поля таблицы значение по умолчанию, которое Access будет использовать для новых записей, если не предоставлено другое значение. Допустим, вы хотите автоматически вставлять дату и время в поле «Дата_заказа» при добавлении новой записи. Для этого можно использовать следующее выражение:

В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

Таблица откроется в режиме таблицы.

Выберите поле, которое требуется изменить.

На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Значение по умолчанию. В Access откроется построитель выражений.

Введите выражение, начинающееся со знака равенства ( =).

Примечание. При связывании элемента управления с полем таблицы действует следующее правило: если для элемента управления и для поля заданы значения по умолчанию, значение по умолчанию элемента управления имеет приоритет.

Задание значений по умолчанию для элементов управления

Другим объектом, где часто применяются выражения, является свойство Значение по умолчанию элемента управления. Свойство Значение по умолчанию элемента управления аналогично свойству Значение по умолчанию поля в таблице. Например, чтобы использовать текущую дату в качестве значения по умолчанию для текстового поля, вы можете указать следующее выражение:

В этом выражении используется функция Date, которая возвращает текущую дату, но не время. Если текстовое поле привязано к полю таблицы, которое имеет значение по умолчанию, то значение по умолчанию элемента управления будет иметь приоритет перед значением по умолчанию поля таблицы. Часто имеет смысл настроить свойство Значение по умолчанию для поля таблицы. Если в этом случае к одному и полю таблицы привязано несколько элементов управления в разных формах, каждый из них будет иметь одно значение по умолчанию, и ввод данных во всех формах будет согласованным.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

Выделите элемент управления, который необходимо изменить.

Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

На вкладке Все окна свойств перейдите к ячейке свойства Значение по умолчанию.

Введите выражение или нажмите кнопку Построить в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

Добавление правила проверки в поле таблицы или запись

Выражения весьма полезны при проверке данных, которые вводятся в базу данных: они позволяют отсеять неподходящие сведения. В таблицах можно создавать правила проверки двух типов: для полей, которые не позволяют вводить в поля недопустимые данные, и для записей, которые не позволяют создавать записи, нарушающие правило. В обоих случаях используются выражения.

Предположим, что в таблице Inventory имеется поле Units On Hand и требуется задать условие, разрешающее пользователям вводить только неотрицательные значения. Иначе говоря, количество товара никогда не может быть отрицательным. Это можно сделать, указав для поля Units On Hand следующее правило проверки:

ПРОЦЕДУРА: ввод правила проверки для поля или записи

В области навигации дважды щелкните нужную таблицу. Таблица откроется в режиме таблицы.

При вводе условия на значение поля выделите поле, которое необходимо изменить.

На вкладке Поля в группе Проверка поля нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Правило проверки поля или Правило проверки. В Access откроется построитель выражений.

Начните вводить необходимые условия. Например, для условия на значение поля, требующего ввода неотрицательных значений, введите следующее выражение:

Не начинайте выражение со знака равенства (=).

ПРОЦЕДУРА: ввод сообщения проверки правильности

Чтобы сделать базу данных более удобной в использовании, можно задать собственные сообщения проверки правильности. Эти сообщения будут использоваться вместо стандартных сообщений, выводимых приложением Access, когда данные не соответствуют условию. В сообщение можно включить сведения, помогающие пользователю ввести правильные данные, например «Значение в поле Units On Hand не может быть отрицательным».

В области навигации дважды щелкните таблицу, которую нужно изменить.

Таблица откроется в режиме таблицы.

При создании сообщения для условия на значение поля выделите соответствующее поле.

На вкладке Поля в группе Проверка полей нажмите кнопку Проверка и выберите пункт Сообщение проверки поля или Сообщение проверки записи.

В диалоговом окне Введите сообщение о проверке введите сообщение, которое будет выводиться, если данные не соответствуют условию на значение, и нажмите кнопку ОК.

Добавление правила проверки в элемент управления

Как и у полей таблицы и записей, у элементов управления есть свойство ValidationRule (Правило проверки), для которого можно создать выражение. Предположим, что используется форма ввода интервала дат для отчета и требуется, чтобы начальная дата была не раньше, чем 01.01.2017. В этом случае можно задать свойства ValidationRule и ValidationText (Сообщение об ошибке) для поля, в которое вводится начальная дата:

Условие на значение

Сообщение об ошибке

Невозможно ввести дату ранее 01.01.2017.

При попытке ввести дату раньше 01.01.2017 будет выведено сообщение с текстом, указанным в свойстве ValidationText. Если поле свойства ValidationText пусто, будет выведено стандартное сообщение. После нажатия кнопки ОК фокус ввода вернется в текстовое поле.

Если условие на значение задается для поля таблицы, оно будет действовать при любом изменении значения этого поля в базе данных. Напротив, если условие на значение задается для элемента управления в форме, оно будет действовать только при использовании этой формы. Чтобы задать разные условия на значение для разных пользователей, иногда имеет смысл создать эти условия отдельно для полей таблицы и элементов управления в форме.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет, которые необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Будет отображено окно свойств элемента управления.

На вкладке Все выберите ячейку свойства Validation Rule (Правило проверки).

Введите выражение или нажмите кнопку Построить в ячейке свойства, чтобы создать выражение с помощью построителя выражений.

Не начинайте выражение с оператора =.

Чтобы настроить сообщение, которое появится при вводе значения, не соответствующего условию, укажите нужный текст в ячейке свойства Сообщение об ошибке.

Группировка и сортировка данных в отчетах

В области Группировка, сортировка и итоги можно определить уровни группировки и порядок сортировки для данных в отчете. Как правило, группировка и сортировка выполняются по полю, выбранному в списке, но если требуется выполнить группировку или сортировку по вычисляемому значению, можно указать выражение.

Группировка — это процедура суммирования столбцов с одинаковыми значениями. Например, пусть в базе данных хранятся сведения о продажах для офисов в разных городах, а один из отчетов этой базы данных называется «Продажи по городам». Запрос, который обеспечивает данные для этого отчета, группирует их по названию города. Такого рода группировка облегчает восприятие и понимание информации.

Напротив, сортировка представляет собой процесс наложения порядка сортировка на строки (записи) в результатах запроса. Например, можно отсортировать записи по значению первичного ключа (или по другому набору значений в другом поле) по возрастанию или по убыванию либо отсортировать записи по одному или нескольким символам в указанном порядке, например по алфавиту.

ПРОЦЕДУРА: добавление группировки и сортировки в отчет

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Группировка и сортировка. Ниже отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.

Чтобы добавить к отчету уровень группировки, нажмите Добавить группировку.

Чтобы добавить к отчету порядок сортировки, нажмите Добавить сортировку.

В области появится новый уровень группировки или порядок сортировки, а также список полей с данными для этого отчета. На приведенном ниже рисунке показан типичный новый уровень группировки (по полю «Категория») и порядок сортировки (по полю «Производитель»), а также список доступных полей для группировки и сортировки.

Ниже списка доступных полей нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

Введите нужное выражение в поле выражения (верхнее поле) построителя выражений. Обязательно начните выражение с оператора равенства ( = ).

ПРОЦЕДУРА: добавление выражения в существующую группировку или сортировку

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор.

Выберите уровень группировки или порядок сортировки, который требуется изменить.

Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Группировка (уровни группировки) или Сортировка (порядок сортировки). Появится список доступных полей

В нижней части этого списка нажмите выражение, чтобы открыть построитель выражений.

Введите выражение в поле выражения (верхнем поле) построителя выражений. Убедитесь, что выражение начинается с оператора равенства ( =).

Управление запуском макрокоманд

В некоторых случаях выполнять макрокоманду или набор макрокоманд в макросе нужно только в том случае, если выполнено определенное условие. Предположим, необходимо, чтобы макрокоманда выполнялась только в том случае, если значение в поле не меньше 10. Для этого в блоке Если макроса можно задать соответствующее условие с помощью выражения.

Например, допустим, что текстовое поле называется «Позиции». Выражение для условия будет выглядеть следующим образом:

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши макрос, который необходимо изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

Перейдите к блоку Если, который требуется изменить, или добавьте блок Если из области «Каталог макрокоманд».

Щелкните верхнюю строку блока Если.

Введите условное выражение в поле или нажмите кнопку Построить рядом с ячейкой выражения, чтобы открыть построитель выражений.

Источник