сургучная печать на журнале учета трудовых книжек
Кадровики выбросят сургуч 1 сентября 2021 года: новый порядок для «трудовых»
Наконец-то Минтруд сделал то, что обещано было еще несколько лет назад. Кроме избавления от сургуча, новый порядок предусматривает и ряд других изменений.
Минтруд утвердил новый порядок ведения и хранения трудовых книжек вместе с формой трудовой (которая по сути не изменилась) и формой вкладыша. Кстати, в последнем изменилось соотношение количества листов – теперь на сведения о работе отводится не менее 12 разворотов, а о награждении – не менее 5 (по пока еще действующему порядку 9 и 8 соответственно).
Приказ от 19 мая 2021 года № 320н, которым вводится новый порядок, вступит в силу 1 сентября 2021 года. Помимо давно обещанного избавления кадровиков от сургуча, новый порядок предусматривает и ряд других изменений.
Осовременили
Во-первых, конечно же, учтены такие веяния времени, как наличие «электронных трудовых книжек» и дистанционная работа. В частности, по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку, если работник ее предоставил, в том числе, как вариант, послал по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев оформления «электронной трудовой»).
Разрешено полное или частичное внесение записей посредством штампа или путем распечатки. При этом в раздел об общих принципах вводится требование о том, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). При этом записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Сейчас также есть требование о неиспользовании сокращений, но без конкретики.
Премия: награждение или нет?
Раздел «Ведение трудовых книжек» как таковой упраздняется. Вместо него будут: в разы более короткий раздел «Заполнение сведений о работнике», еще один небольшой «Заполнение сведений о награждении», а также немалый по объему раздел «Заполнение сведений о работе».
Не будет правила о том, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. В разделе «Заполнение сведений о награждении» будет указано, что, помимо собственно награждений в трудовую надо вносить записи «о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине».
В настоящее время все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации, награждении вносятся в трудовую не позднее недельного срока, а по новому приказу на то же самое отводится 5 рабочих дней (что по сути то же самое). При увольнении остается, как и было, в день увольнения.
Сургуч – в утиль
Остается в силе требование о том, что указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью ИП или руководителя организации, печатью организации (при наличии). Печать ИП, получается, не нужна, даже если она есть.
Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек?
Учёт трудовых книжек на предприятии
Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:
Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать. Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя.
Скрепление сургучной печатью
Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:
При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться. Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться. В этом случае контролирующие органы могут усмотреть в разрушенной пломбе несанкционированное ее вскрытие, что повлечет за собой штрафные санкции.
Опломбирование учетных книг
Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.
Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными. На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы. Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги.
Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.
Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.
Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.
Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.
Опломбирование кадровых документов
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2015, N 1
Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.
Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».
Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):
Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) «спотыкаются».
А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.
Примечание. О повышении размера штрафов с 01.01.2015 см. статью «Новые штрафы за нарушение трудового законодательства» на с. 36 журнала N 12, 2014.
Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.
Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).
Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).
Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет.
Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно, дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.
Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.
Скрепление сургучной печатью
К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение «за семью печатями».
Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием «испанский воск». Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.
Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.
В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.
В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.
Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.
В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:
Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:
Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.
Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом. Образец оформления подобного приказа см. в примере 1.
Пример 1. Приказ об утверждении эскиза сургучной печати.
После изготовления печати издается приказ в произвольной форме о введении в действие сургучной печати, в котором целесообразно отразить место ее хранения, должностных лиц, имеющих право пользования сургучной печатью, порядок пользования, а также перечни документов, которые необходимо скреплять такой печатью (пример 2).
Пример 2. Приказ о введении печати в действие.
Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.
Скрепление пломбой (опломбирование)
Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое «пломба» и что можно использовать в качестве пломбы.
В нормативных актах само понятие «пломба» не определено.
Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.
При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:
Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.
Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.
Рассмотрим особенности данного вида пломб:
Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.
Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:
Образец использования пломбы см. в примере 3.
Пример 3. Пример проставления пломбы.
Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.
Пример 4. Журнал учета движения пломб.
Дата выдачи пломбы
Номер выданной пломбы
Место установки пломбы
Фамилия И.О. и подпись выдавшего
Фамилия И.О. и подпись получившего
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.
Нормы закона
Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.
Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:
Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:
Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.
Все, что нужно знать о прошивке журнала
Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.
При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.
Материалы для прошивки
Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.
Порядок прошивания
После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.
Оформления листа для закрепления ниток
Оформление бланка для приклеивания:
Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.
Пломбировка
Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.
Типы пломб
Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.
Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:
Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.
Реквизиты пломбы
Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:
Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях. Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.
Порядок пломбировки
Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.
Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.
Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.
Лица, которые отвечают за журнал
Вывод
Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.
Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение.
Правила ведения книги учета движения трудовых книжек
Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию.
Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета.
Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами.
Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги
Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их.
1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.
2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни.
3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства!
К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.
В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.
Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать
Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г.
Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта.
Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.
Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой.
Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии.
Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.
Вывод
Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.